Coordonnateur de Programme

À titre de Coordonnateur(rice) de programme, vous serez responsable de la gestion administrative et de l’ensemble des tâches liées au suivi quotidien des clients internes et externes. Vous travaillerez en collaboration avec l’équipe de projet intégrée, les équipes fonctionnelles de Davie, et coordonnerez tous les aspects de la phase de conception du contrat pour le programme de traversiers afin d’assurer que les exigences du projet soient respectées et qu’elles soient entièrement répertoriées dans les dossiers de l’entreprise.Plus spécifiquement, vous aurez à:

- Préparer et coordonner la documentation liée au programme, y compris, mais sans s’y limiter, les documents et accords contractuels, les produits livrables, les procédures du programme, les ordres de modification, les instructions du chantier et les procès-verbaux des réunions du programme.
- Développer et tenir à jour les dossiers de correspondance du programme. Numériser et sauvegarder les documents selon le système de classement approprié.
- Développer et tenir à jour les registres de suivi du programme, y compris, mais sans s’y limiter, les engagements du programme et les réponses aux demandes de propositions.
- Soutenir et assister aux réunions afin d’en rédiger les procès-verbaux (réservations, notes, actions, compilations et distributions, nourriture et boissons, etc.).
- Soutenir et assister aux réunions sur l’état d’avancement des travaux. Des comptes rendus et un suivi des actions à prendre seront attendus.
- Soutenir le Directeur, Programme des traversiers, selon les besoins, y compris, mais sans s’y limiter, le contrôle des coûts, le calendrier, les normes, les spécifications, les politiques et les procédures de l’entreprise et la législation contractuelle applicable.
- Planifier et gérer diverses réunions dans les calendriers.
- Organiser des appels téléphoniques et des vidéoconférences.
- Coordonner et vérifier les demandes informatiques.
- Tenir à jour le calendrier annuel des vacances du Bureau de gestion de projet.
- Tenir à jour l’organigramme du programme.
- Acheter la papeterie nécessaire pour l’ensemble des équipes du programme.
- Enregistrer tous les frais de voyage et veiller au respect de la politique de l’entreprise.
- Coordonner l’arrivée des visiteurs, de l’équipement de protection individuelle (EPI) et de la formation à la sécurité pour les nouveaux sous-traitants.
- Fournir un soutien administratif au Bureau de gestion de programme (BGP) selon les besoins.
- S’assurer que des systèmes de contrôle interne sont en place et appliqués aux différentes phases du projet, conformément aux normes de l’entreprise.
- Fournir des données et des rapports périodiques identifiant les actions, les décisions et les produits livrables requis pour respecter le calendrier de conception.
- Répondre aux demandes de soutien des autres membres du BGP.
- Effectuer d’autres tâches à la demande du Directeur de programme, au besoin.

**Qualifications**:

- Diplôme en administration des affaires ou dans un domaine technique connexe.
- Minimum de trois (3) ans d’expérience dans un poste administratif ou connexe.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Solides compétences en informatique et connaissance du système informatique de Davie.
- Sens des priorités, capacité à travailler sur plusieurs projets simultanément.
- Excellentes aptitudes de résolution de problèmes et expérience dans la formulation et l’exécution de plans d’action.
- Bilingue (français et anglais). La maîtrise de l’anglais est requise pour ce poste en raison des interactions avec nos clients, nos partenaires et nos fournisseurs anglophones.
- Capacité à s’exprimer facilement et être capable de synthétiser ses idées.
- Faire preuve d’autonomie et être capable de travailler de manière indépendante avec peu de directives.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Rémunération : à partir de 60 000,00$ par an

Avantages:

- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Assurance Vision
- Congés payés
- Événements d'Entreprise
- Formation linguistique offerte
- Heures d’arrivée et de départ flexibles
- Programme d'Aide aux Employés
- REER Collectif
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée

Horaires de travail:

- 8 Heures
- Du Lundi au Vendredi
- Quart de jour

Lieu du poste : En présentiel