Assistant.e Administrati.ve Junior

**SOMMAIRE DU POSTE**

Sous la supervision directe du directeur Canada et en collaboration avec les Gérants de centre, l’assistant. e administratif.ve joue un rôle clé dans la gestion quotidienne des opérations administratives et financières de l’organisation. Ce poste combine des responsabilités en soutien administratif et en gestion financière, incluant la gestion des documents comptables, le suivi des budgets, la facturation, et le soutien aux processus d’analyse financière. Il/elle veille à ce que les opérations soient conformes aux normes internes et réglementaires.

**PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS**
- Soutien administratif général : Gérer les documents administratifs, organiser les réunions d’équipe, rédiger les comptes rendus, et assurer le suivi des communications internes et externes.
- Gestion de la facturation et des paiements : Émettre, suivre et relancer les factures clients, effectuer les paiements fournisseurs, et assurer une bonne relation avec les partenaires financiers.
- Coordination logistique : Gérer les fournitures de bureau, coordonner les déplacements, préparer les salles pour les réunions et événements internes, et s’occuper de la réception et distribution du courrier.
- Suivi des comptes fournisseurs et clients : Enregistrer les paiements, vérifier les factures et préparer les relances pour les paiements en attente.
- Appui à la comptabilité : Aider à la saisie des écritures comptables, assurer le suivi des flux de trésorerie, et réaliser les rapprochements bancaires.
- Suivi budgétaire et reporting : Contribuer à la gestion et à l’optimisation des budgets en effectuant un suivi des dépenses et en signalant tout écart au responsable financier.
- Gestion des ressources matérielles : Superviser l’inventaire des équipements et fournitures de bureau, passer les commandes et gérer les contrats avec les prestataires.
- Soutien aux projets transversaux : Apporter un appui administratif pour des projets ponctuels, tels que l’organisation d’événements internes ou la mise en œuvre de nouveaux outils ou processus.
- Gestion documentaire et archivage : Organiser et maintenir les dossiers physiques et numériques de l’entreprise, en veillant au respect des normes de confidentialité et à une accessibilité efficace.
- Support aux ressources humaines : Gérer les dossiers administratifs des employés, planifier les formations, et participer aux procédures de recrutement, comme la publication d’annonces et l’organisation des entretiens.
- Service aux employés : Assister les membres de l’équipe avec les questions administratives et fournir des renseignements sur les politiques et procédures internes.
- Gestion de la sécurité et de la conformité : S’assurer que les procédures respectent les normes internes et les réglementations en vigueur.

**HABILETÉS PROFESSIONNELLES**
- Rigueur et souci du détail dans l’exécution des tâches administratives et financières
- Autonomie et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément
- Aptitude à travailler en équipe tout en assurant une bonne gestion du temps
- Compétences analytiques pour interpréter les données financières et en tirer des conclusions utiles
- Solides compétences en communication pour interagir efficacement avec l’équipe, les clients et les fournisseurs
- Maîtrise de la suite Office, en particulier Excel (tableaux croisés dynamiques, formules)
- Intégrité et confidentialité dans la gestion des données financières

**Exigences du poste**
- Diplôme en administration, gestion financière ou dans un domaine connexe
- Expérience de 2 à 3 ans dans un poste similaire incluant une composante financière
- Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit
- Connaissance des principes comptables de base et des processus de gestion financière
- Expérience préalable dans un environnement de gestion administrative avec des responsabilités financières
- Compétences en informatique (suite Office, logiciels de comptabilité tels que QuickBooks, SAP)

**Conditions de travail**
- Temps partiel entre 15h et 20h par semaine ou temps plein 35h
- Rémunération en fonction de l’expérience et des qualifications
- Possibilité de télétravail partiel selon la politique interne
- Environnement de travail stimulant et collaboratif
- Doit être disponible pour se déplacer dans les centres.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Rémunération : 20,00$ à 25,00$ par heure

Avantages:

- Assurance Maladie Complémentaire

Lieu du poste : Télétravail hybride à Montréal, QC H2H 2K3