Secrétaire de Vice-recteur

Affichage du 28 juillet au 21 août 2025

Emploi non syndiqué

Cette personne assure un soutien administratif à son supérieur dans l'accomplissement de son mandat, ainsi qu’à son secteur. Elle collabore aux processus relatifs aux ressources humaines, financières et matérielles et participe à tout autre dossier spécifique à la mission du secteur. En l'absence de son supérieur, elle voit au maintien et au suivi de certaines opérations et en assure le bon fonctionnement, en fonction des enjeux et des circonstances.

Cette personne exerce une partie ou l’ensemble des fonctions suivantes:
1. Accueille les visiteurs, donne des renseignements généraux concernant les politiques, procédures et règlements en vigueur ainsi que sur des questions relatives à son secteur de travail.

2. Participe à diverses opérations relatives à son secteur de travail. À cette fin, effectue des recherches à partir des politiques, règlements et procédures en vigueur ou auprès de différents intervenants pour fournir et obtenir des informations sur des sujets variés. Au besoin, réfère la personne à la ressource concernée.

3. Reçoit, dirige et effectue des appels téléphoniques, note les messages et les transmet, trie et dirige les courriels aux personnes concernées. Agit à titre de personne-ressource et prend les actions nécessaires pour traiter les différentes demandes en fonction des urgences. S’assure de communiquer les informations requises à son supérieur dans les délais adéquats.

4. Effectue les communications nécessaires auprès des établissements et organismes avec lesquels l’Université collabore sur les scènes régionale, nationale et internationale.

5. Prend les dispositions relatives à l'agenda de son supérieur. À cette fin, fixe les rendez-vous, les lui rappelle et organise des rencontres selon les priorités. Peut réorganiser l'emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus en s'assurant de la présence de son supérieur à ces différents rendez-vous. Peut également prendre en charge l’agenda d’un ou de plusieurs professionnels ou autres membres de son équipe.

6. Voit à l’organisation matérielle de rencontres, réunions et comités divers, peut y participer et effectuer la prise de notes. Réserve les locaux, convoque les participants aux différentes rencontres. Prépare la documentation, rédige l'ordre du jour, les comptes-rendus, les procès-verbaux et assure le suivi des décisions et recommandations qui relèvent de sa compétence, et ce, en s’assurant du respect des échéanciers. Prévoit des méthodes d’organisation interne du bureau qui vont assurer un fonctionnement efficace des activités de son secteur.

7. Collige l’information nécessaire et produit divers documents tels que lettres, courriels, rapports, tableaux, statistiques, formulaires, listes, sites web, etc. Effectue la mise en page de documents, en vérifie l'orthographe et la grammaire, les numérise ou les photocopie si nécessaire. Vérifie l’exactitude des données apparaissant sur les différents documents et y apporte les corrections requises. Rédige la correspondance relative à son travail ou transmet la documentation via des systèmes informatiques ou sites web. Autorise ou approuve des dépenses ou autres demandes au nom de son supérieur.

8. Prépare et soumet des projets de lettres, de réponses ou autres sur des sujets pouvant être complexes.

9. Effectue la saisie et la vérification de données pour la mise à jour des systèmes informatisés de gestion.

10. Tient à jour certains aspects de la comptabilité de l'unité tels que budgets initial et révisé, budget d'investissement, bons de livraisons et de commandes, facturation, etc. Effectue, sur demande, un rapport des états de compte et la comparaison des écritures comptables avec les pièces justificatives, en relève les erreurs et avise le personnel concerné.

11. Prépare et effectue le suivi de certains dossiers concernant le personnel de son secteur tels que demandes d’effectifs, nominations, congés, absences. Veille au respect des échéanciers et des directives à ce sujet.

12. Voit à l’organisation et à la planification des déplacements de son supérieur, effectue les réservations (hôtel, vol, transport, etc.), et prépare les demandes d’avances et les rapports de dépenses.

13. Exécute et assure le suivi d'opérations administratives telles que réquisitions et réservations de matériel, de locaux et de services, prise d'inventaire, etc.

14. Participe à la préparation et au déroulement des événements ou des opérations spéciales tels que réunions de secteur, colloques, congrès, etc.

15. Reçoit, date, trie, distribue et expédie le courrier. Prévoit les besoins en fournitures de bureau et effectue les commandes.

16. Effectue le classement de documents et applique la procédure d'archivage.

17. Participe à des comités, réunions, groupes de discussion et forums d’échange d’information. Consulte de la documentation, des outils de référence et participe à des activités de formation et d'information.

18. Contribue à l'é