Coordonnateur-trice Des Sites, Événements

**L’ORGANISME ET SA MISSION**

Depuis 1967, Vélo Québec, organisme à but non lucratif aux champs d’action multiples, fait figure d’incontournable dans le paysage cycliste québécois. Que ce soit à des fins de loisir ou de tourisme, ou comme moyen de transport propre et actif, Vélo Québec encourage sans relâche l’utilisation de la bicyclette afin d’améliorer l’environnement, la santé et le bien-être des citoyens.

**La nature de nos activités et le milieu événementiel t’interpellent? Joins-toi à notre équipe**

**Quelques mots sur le poste**

La personne titulaire du poste est responsable de la gestion logistique des sites, incluant le dossier des traiteurs, sur l’ensemble des événements de Vélo Québec : Petite Aventure, Grand Tour, Festival Go vélo Montréal, Défis et productions déléguées.

**En quoi consistent les tâches?**
- Établir les contacts et négocier les ententes avec les différents intervenants (municipalité, institutions scolaires, organismes touristiques) pour chaque site et destination;
- Effectuer le repérage des sites avant les événements, préparer les cahiers des charges et rencontrer les différents intervenants;
- Assurer le suivi des dépenses liées aux sites selon les paramètres budgétaires;
- Préparer le scénario d’animation pour les événements (contacts, suivis);
- En collaboration avec l’équipe de coordination des événements, identifier les besoins en ressources matérielles pour les sites (chapiteaux, toilettes, tables, chaises, conteneurs, etc.) et effectuer les locations nécessaires.
- Encadrer, former et superviser le travail des responsables relais, adjoints village et employés à l’aide au montage et démontage;
- Superviser la réalisation des plans d’aménagement selon le cahier des charges;
- En collaboration avec l’équipe des partenariats (marketing et communications), accueillir et soutenir les partenaires dans l’activation de leur présence sur nos sites;
- Cibler les besoins en ressources humaines rémunérées ou bénévoles pour le bon fonctionnement des sites (horaire, tâches, etc.) et les communiquer aux RH;
- Participer à l’élaboration des formations pour les équipes sur les sites;
- Pour l’ensemble des sites, faire la mise à jour des bons de réquisition des stocks et la mise à jour des besoins en signalisation;
- Établir le minutage des opérations des équipes village en collaboration avec les autres coordonnateurs ou coordonnatrices;
- Superviser la ressource externe pour le dossier traiteur et faire le suivi pour la sélection des traiteurs, la confection des menus, les commandes et la production des protocoles d’ententes pour tous les événements;
- Agir comme porteur du dossier d’écoresponsabilité de Vélo Québec pour l’ensemble des activités;
- Effectuer toutes autres tâches connexes, à la demande du superviseur immédiat.

**Exigences du poste et profil recherché**
- Diplôme d’études collégiales dans un domaine pertinent (technique de loisirs, récréologie, production d’événements, etc.);
- Minimum de 3 ans d’expérience en gestion logistique d’événements (rôle de coordination);
- Expérience en négociation d’ententes avec des intervenants municipaux et des fournisseurs;
- Sens de l’initiative et de la proactivité;
- Sens du leadership développé;
- Expérience en supervision de personnel;
- Grande facilité à travailler en équipe;
- Soucis du service client et relationnel;
- Très bonnes habiletés de communication, bon français écrit;
- Permis de conduire valide (classe 5);
- Être disponible à travailler les soirs, fin de semaines et à voyager lors des événements.

**Le type de profil employeur que nous proposons**
- Assurances collectives ;
- Programme d’aide aux employés ;
- Accès à un régime de retraite collectif avec cotisation de l’employeur ;
- Congés de maladie et congés flexibles rémunérés ;
- 3 semaines de vacances (cumul à 6% dès l’embauche) ;
- Petit café au même étage que la boutique (ça sent toujours bon dans les bureaux) ;
- Nos bureaux sont situés en face du parc La Fontaine (euh, wow les pique-niques l’été et les pauses patin l’hiver) ;
- Nous encourageons le transport actif et collectif. Nous versons une allocation de 20$/mois si vous prenez ces moyens pour venir au travail et travaillons en collaboration avec BIXI pour rendre ce mode de transport accessible à nos employé-es.

**MISE EN CANDIDATURE ET AUTRES DÉTAILS**

Poste permanent, à temps plein (35h/semaine), du lundi au vendredi (exceptions possibles lors des événements). Forte possibilité d’un horaire de 4 jours/semaine d’octobre à février.

L’entrée en poste est prévue pour mars 2025 (dès que possible).

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Horaire:

- Du Lundi au Vendredi

Expérience:

- événementiel: 3 ans (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel