Réceptionniste/secrétaire

**Description sommaire**
- (Le rôle et les responsabilités reliés à ce poste)_

Sous la supervision de la directrice des services administratifs, le titulaire du poste a pour rôle d’assister la directrice des services administratifs dans différentes tâches reliées à l’administration et les ventes.

**Description détaillée des tâches et responsabilités du poste**
- Accueil chaleureusement les visiteurs et les clients présents en personne ou au téléphone
- Orienter les visiteurs vers les personnes appropriés au sein de l’organisation
- Assurer une première impression positive de l’entreprise
- Recevoir et acheminer les appels aux bonnes personnes, prendre les messages et s’assurer qu’ils soient bien transmis et compléter les dossiers clients
- Vérifier régulièrement les courriels reçus
- Effectuer des photocopies, envoi de documents courriel, de la poste et les colis
- Préparer des lettres et toutes autres correspondances nécessaires
- Contrôler l’inventaire de la papeterie et effectuer les achats nécessaires
- Faire parvenir les échantillons aux clients
- Imprimer, assembler et enregistrer les factures préparées par la planification
- Entrer les données manuellement dans le système pour créer la facture à faire parvenir au client
- Préparer l’envoi par courriels des factures et des documents s’y rattachant
- Quotidiennement, suivre la liste des comptes clients en souffrance et effectuer un suivi téléphonique selon la politique en vigueur
- À la demande du client, retourner les documents manquants au client par courriel
- À la réception des chèques, mettre à jour et suivre la liste des comptes clients
- Vérifier si les chèques reçus concordent avec les livres comptables
- Entrer les chèques reçus dans le système informatique
- Entrer les chèques reçus dans QBO pour la mise à jour des comptes clients
- Effectuer le dépôt à distance
- Inciter tous les clients à utiliser le « dépôt direct »
- Recherche de factures pour les besoins internes
- Répondre aux demandes des clients en lien avec la facturation
- Classer les factures des clients dans les archives
- À la réception des factures, assembler les factures avec leur bon de commande et leur bon de réception (liste de P.O maison pour contrôler les bons de commande reçus) et faire approuver par la personne qui a effectué l’achat ;
- Enregistrer les factures à payer dans le système selon le bon compte de grand-livre et le bon numéro de projet.
- À tous les débuts du mois, vérifier la liste des fournisseurs et relever toutes les factures à payer selon les modalités exigées
- Vérifier les états de comptes reçus des fournisseurs
- Contacter les fournisseurs pour recevoir des factures ou autres documents manquants ;
- Effectuer toutes autres tâches connexes en lien avec les comptes fournisseurs.
- Assurer le suivi et l’approvisionnement de la petite caisse au besoin;
- Effectuer toutes autres tâches en lien avec la petite caisse.
- À chaque lundi, récupérer les feuilles de temps de la semaine précédente et remettre au directeur des opérations pour approbation
- Recueillir l’information manquante en confirmant auprès des différents employés concernés
- Compléter les informations manquantes telles que les primes, les déplacements, etc.
- Calculer les feuilles de temps des employés

**Profil du poste**
- (Le profil du poste énumère toutes les compétences et exigences nécessaires à l’accomplissement des tâches)_

**Les qualifications requises**
- (Le savoir)_
- Formation professionnelle en bureautique (souhaitée)
- Minimum de 2 ans d’expériences dans un poste similaire (réception et support administratif)
- Expérience pertinente au service à la clientèle un atout

**Les compétences requises (habiletés et aptitudes)**
- (Le savoir-faire)_
- Bilingue (français et anglais) tant à l’oral qu’à l’écrit (souhaitée)
- Maîtrise des logiciels informatique Word et Excel, système comptable, messagerie Outlook, navigateur internet
- Assiduité et ponctualité
- Initiative
- Minutie et souci du travail bien fait
- Capacité à communiquer tant à l’oral qu’à l’écrit
- Respecter la confidentialité des informations
- Respect des délais

**Attitude, motivation et capacité relationnelle (intégration, interaction,)**
- (Le savoir-être et le savoir-interagir)_
- Capacité à développer un lien de collaboration et une relation de confiance avec les différents collaborateurs (employés, clients,)
- Souci d’offrir un service à la clientèle de qualité
- Approche dynamique et professionnelle
- Professionnalisme

Type d'emploi : Temps plein

Rémunération : 16,77$ à 24,53$ par heure

Heures prévues : 40 par semaine

Avantages:

- Assurance Maladie Complémentaire

Expérience:

- Service à la clientèle: 1 an (Souhaité)
- administration: 1 an (Souhaité)

Langue:

- Français (Souhaité)

Lieu du poste : En présentiel