Coordonateur Administratif

**Résumé du poste**

Relevant directement du PDG, la personne titulaire du poste joue un rôle clé dans la performance et la stabilité de FLYOS. Alliant rigueur administrative, sens financier et esprit de collaboration, elle agit comme pivot entre la direction, l’équipe interne et les partenaires externes. Son rôle consiste à assurer la fluidité des opérations, la conformité financière et la mise en œuvre efficace des stratégies de croissance du studio.

**Responsabilités principales**

**Administration et finances**
- Gérer la facturation, les paiements entrants et sortants
- Maintenir à jour le flux de trésorerie, les prévisions budgétaires et les projections financières
- Planifier et animer les rencontres hebdomadaires de suivi du flux de trésorerie
- Collaborer avec les comptables externes pour les rapports annuels, trimestrielles ou toutes demandes connexes
- Préparer les demandes pour les programmes de financement publics (FMC, CNRC, CanExport, RSDE/CTMM, etc.).
- Exécuter les rapports d’états des subventions obtenus
- Exécuter les rapports de royautés
- Participer à la stratégie de financement et à la préparation des rapports pour les investisseurs et partenaires publics.
- Appuyer la direction dans la planification de trésorerie et la justification des marges de crédit.

**Ressources humaines**
- Assister dans la rédaction et la gestion les contrats de travail, pigistes et stagiaires.
- Préparer les arrivées et départs d’employés, pigistes et stagiaires
- Gérer les assurances collectives, les congés, les RE, etc.
- Appuyer la direction dans les évaluations, la planification RH et les initiatives d’équité et d’inclusion.
- Maintenir la documentation RH à jour (Employeur D, dossiers employés, NDA, contrats).

**Opérations**
- Participer à la coordination de la production et des livraisons entre les manufacturiers et les différents fournisseurs
- Participer à la gestion des campagnes de sociofinancement et des Pledge Manager (Kickstarter, Gamefound, Backerkit, etc.)
- Gérer les déclarations VAT, documents douaniers et suivis d’envois internationaux

**Communication et support de direction**
- Rédiger des documents administratifs, lettres, rapports, etc. à la demande de la direction
- Soutenir la direction dans la préparation de dossiers stratégiques, présentations. Soumissions, etc.

**Leadership et amélioration continue**
- Identifier et implanter des améliorations de processus
- Agir comme point de convergence entre les équipes.
- Contribuer activement à la culture d’équipe et au bon fonctionnement du studio.

**Vie de bureau & coordination**
- Liaison avec Indie Asylum (bail, stationnement, services)
- Organisation d’activités de teambuildings et événements internes
- Gestion des achats, fournitures et inventaire
- Gestion des annonces internes (anniversaires, fériés, fermeture de bureau, etc.)
- Gestion des outils et plateformes internes

**Profil recherché**
- Excellente organisation et gestion des priorités dans un environnement multitâche.
- Maîtrise des outils Google Workspace, Excel et plateformes bancaires (RBC Express, Employeur D).
- Bonnes bases en comptabilité, administration et gestion de projets.
- Bilinguisme français/anglais essentiel (écrit et oral).
- Esprit d’équipe, proactivité, autonomie et rigueur.

**Atouts**
- Expérience dans une PME créative ou un studio de jeux (vidéo ou société).
- Connaissance des programmes de financement publics (SODEC, FMC, CNRC, MAIN, etc.).
- Intérêt pour les jeux de société/vidéos et le milieu créatif
- Aisance avec les outils de gestion collaborative (Slack, Asana, Discord, etc.).

**Conditions**
- Horaire flexible (35h/semaine)
- Télétravail hybride (1/2 jours/semaine au studio à Montréal)
- Assurances collectives, vacances et congés payés
- Milieu de travail collaboratif et créatif au sein d’Indie Asylum

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Rémunération : 50 000,00$ à 60 000,00$ par an

Avantages:

- Assurance Dentaire
- Assurance Maladie Complémentaire
- Congés payés
- Heures d’arrivée et de départ flexibles
- Tenue Décontractée

Lieu du poste : Télétravail hybride à Montréal, QC