Adjointe ou Adjoint de Direction

You are as unique as your background, experience and point of view. Here, you’ll be encouraged, empowered and challenged to be your best self. You'll work with dynamic colleagues - experts in their fields - who are eager to share their knowledge with you. Your leaders will inspire and help you reach your potential and soar to new heights. Every day, you'll have new and exciting opportunities to make life brighter for our Clients - who are at the heart of everything we do. Discover how you can make a difference in the lives of individuals, families and communities around the world.

L' adjointe ou adjoint de direction**relèvera des vice-présidents régionaux (VPR) et d’autres dirigeants, appuie ceux-ci

en offrant une aide administrative aux équipes soutenues en travaillant efficacement dans un environnement multitâche et s’assurera que les échéances seront respectées.

**Les fonctions**:
**Offrir une aide administrative aux VPR (50 %)**
- Aider les dirigeants à faire leur travail grâce à ses connaissances du Centre d’excellence et de l’environnement du siège social
- Offrir un soutien administratif pointu, organisé et efficace, recueillir des données et en faire le suivi, faire des recherches, gérer les agendas, créer les fichiers et les mettre à jour, etc.
- Organiser les voyages d’affaires et l’hébergement pour les dirigeants, prendre les dispositions nécessaires pour les déplacements et les rendez-vous
- Gérer les courriels et le courrier, filtrer les appels entrants et les acheminer aux services appropriés, et acheminer la correspondance courante ou y répondre
- Préparer les rapports, examiner les rapports reçus et assurer une distribution rapide et adéquate
- Offrir du soutien pour la gestion administrative et veiller à la saine gestion des factures et des dépenses

**Gérer efficacement les réunions et les rencontres pour la région (20 %)**
- Coordonner les réunions, promouvoir les événements et organiser les conférences téléphoniques : réserver les salles, faire le suivi des prochains éléments à l’ordre du jour, préparer l’ordre du jour, faire le suivi des mesures à prendre, prendre les dispositions nécessaires pour les invités et coordonner les emplacements, les services de traiteur et de technologie
- Appuyer la capacité de l’équipe de direction à faire le suivi des indicateurs clés du rendement (ICR) et de la planification des affaires
- Préparer les ordres du jour et les rapports au quotidien en vue des réunions

**Gérer et appuyer les opérations à l’échelle régionale (25 %)**
- Préparer les présentations, les bulletins mensuels pour la région et les centres financiers (CF), la correspondance pour les campagnes, les communications et tout autre rapport au besoin
- Soutenir l’équipe en favorisant l’approfondissement des connaissances dans son secteur et relever les éléments et les processus à améliorer pour rehausser l’efficacité
- Gérer les lecteurs partagés, les sites SharePoint et maintenir l’accès au système Manhattan
- Remplacer les adjoints à la gestion de centres financiers, au besoin, lorsque ce poste est occupé sur place

**Appuyer la gestion des interactions avec les Clients conformément aux attentes des VPR et aux normes professionnelles (5 %)**
- Offrir un service professionnel et courtois aux Clients et aux visiteurs
- Assurer la confidentialité de la correspondance et de l’information, et faire preuve de discrétion à cet égard; transmettre les problèmes à un échelon supérieur, s’il y a lieu

**Les aptitudes pour réussir**:

- Le bilinguisme (français, anglais, à l'oral et à l'écrit) est requis en raison des interactions fréquentes avec des collègues et des partenaires internes anglophones et francophones partout au Canada.
- Diplôme d’études secondaires et de 3 à 6 années d’expérience, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience - Diplôme universitaire ou diplôme collégial de préférence
- Expérience du travail de bureau à titre d’adjointe ou d’adjoint de direction ou dans un poste de service à la clientèle
- Avoir une solide expérience en service à la clientèle et la capacité de contribuer favorablement à l’expérience Client en s’assurant que tous les Clients et les visiteurs reçoivent un service professionnel et courtois en tout temps
- Accomplir plusieurs tâches à la fois, établir les priorités et travailler dans un environnement au rythme rapide
- Naviguer efficacement dans l’organisation pour soutenir la direction régionale
- Gérer efficacement les attentes et les problèmes grâce à de fortes aptitudes pour la gestion relationnelle et la communication orale et écrite
- Accorder une grande importance à la confidentialité des renseignements sur les Clients et des affaires
- Être une ressource efficace et capable de s’adapter aux priorités changeantes des dirigeants régionaux et des équipes de gestion
- Être autonome, avoir l’esprit d’initiative et la capacité d’établir des priorités très rapidement, au besoin
- Excellent sens de l’organisation et aptitudes pour la résolution d