Registraire (H/F)

RUBIKA Montréal est une école d'enseignement supérieur spécialisée dans les métiers du jeu vidéo, et de l’animation.

L’école propose des formations innovantes et professionnalisantes, conçues pour répondre aux besoins du marché nord-américain, et axées sur la pratique, la créativité et l’acquisition de compétences techniques de haut niveau.

Vous souhaitez contribuer activement à la vie d’un établissement collégial innovant et dynamique ? Rejoignez RUBIKA Montréal et prenez en main la gestion administrative et académique de notre campus, en qualité de Registraire (H/F)

**Vos missions**:
**1.** **Gestion de la plateforme COBA et des plateformes Ministérielles**_**(Socrate, Ariane ) (50%).**_
- Gestion administrative et académique
- Accueillir, informer et accompagner la communauté étudiante et enseignante.
- Rédiger et émettre divers documents administratifs (contrats, lettres d’admission, certificats, diplômes, équivalences).
- Mettre à jour et vérifier les dossiers (étudiants et enseignants), récolter et valider les documents officiels (santé, immigration, permis, assurances ).
- Gérer les inscriptions, les enregistrements de cours, les codes permanents et le registre, ainsi que l’édition des bulletins, rapports et trombinoscopes.
- Traiter les demandes d’aide financière aux études (AFE) et assurer la sanction des études.
- Produire et envoyer des sondages à la communauté.
- Suivre l’enregistrement des notes, des commentaires et des présences.
- Gestion des processus et conformité
- Élaborer, actualiser et diffuser les procédures administratives et pédagogiques.
- Assurer la gestion et la transmission des documents officiels auprès des instances ministérielles
- Enregistrer les nouveaux programmes (ex. Sobec) et veiller au respect du calendrier administratif annuel communiqué par le Ministère.

**2.** **Support équipe administrative et financière**_**(50%).**_
- Support administratif et logistique
- Gérer la messagerie, les appels téléphoniques et le courriel de la Vie Scolaire.
- Gérer l’affichage et la diffusion d’informations institutionnelles et gouvernementales, dans l’établissement et en ligne.
- Suivi et accompagnement des étudiant-es
- Valider les documents d’immigration (LAE) et accompagner les démarches d’inscription/admission/immigration (webinaires, visites de l’école).
- Assurer le reporting de la présence des étudiant-es et enseignant-es (en lien avec le responsable financier).
- Organisation d’événements pour la communauté étudiante.

**Profil recherché**:
Nous recherchons une personne dotée d'une excellente aisance relationnelle, capable de travailler aussi bien en équipe que de manière autonome tout en faisant preuve d'initiative et de rigueur dans la gestion de ses missions quotidiennes.

La maîtrise de l’anglais (environ 20 % des échanges se déroulent en anglais), des outils bureautiques (suite Google et Office) est essentielle pour ce poste.

La connaissance de l’environnement COBA V5/V6 serait un atout apprécié.

**Conditions de travail**:

- Contrat à durée indéterminée à temps plein (35 h/semaine), du lundi au vendredi, 8h30-16h30.
- Travail principalement en présentiel sur notre campus de Montréal, télétravail occasionnel possible.
- Environnement collégial auprès des étudiant-es et enseignant-es.
- Rémunération entre 48000 $ et 50 000 $ selon profil.
- Avantages : assurance maladie complémentaire Manuvie, 4 semaines de congés payés + 5 jours personnels.

Type d'emploi : Temps plein

Rémunération : 48 000,00$ à 50 000,00$ par an

Avantages:

- Assurance Maladie Complémentaire
- Congés payés

Horaire:

- Du Lundi au Vendredi
- Quart de jour

Lieu du poste : En présentiel