Technicien Immobilier

Sous la supervision du chef gestion immobilière, le/la titulaire du poste assure un soutien administratif et soutien technique pour tous les domaines de l’équipe de gestionnaires du service. Notamment, le titulaire aura à:
Assurer un soutien administratif aux activités du Service immobilier
- Assurer un suivi pour l’émission des documents et de la facturation de différentes demandes (demandes d’achat, bons de commande, appels sur contrat, etc.) pour plusieurs fournisseurs.
- Rédiger et préparer divers rapports, de présentations, de procès
- verbaux, de notes de service et de diverses correspondances, en effectuer la révision linguistique ainsi que la mise en page, et coordonner la traduction de documents (lettres, notes de service, baux, conventions et diverses correspondances).
- Assurer la conformité de documents (demandes d’approbation, projets d’immobilisations, baux, ententes, etc.) et en effectuer le suivi aux fins de signature et approbation.
- Assurer toutes les étapes administratives des rapports d’évaluations immobilières, de gestion immobilière, et en assurer le suivi.
- Participer à la rédaction de diverses présentations du service aux intervenants internes (comité de direction, etc.) et externes (clients, partenaires, etc.).
- Préparer et envoyer des communiqués aux locataires.
- Collaborer avec l’ensemble de l’équipe pour s'assurer de l'efficacité des opérations et de l'environnement de travail.
- Assister les gestionnaires dans le processus d’appel d’offres pour certains contrats.

Assurer un soutien technique:

- Collaborer avec divers services internes, notamment avec le service géomatique, pour assurer une mise à jour des plans du territoire selon l’occupation et le service de l’environnement, pour l’utilisation des sols;
- Assurer le suivi des correctifs et la mise à jour des rapports de non-conformités des bâtiments et recommander des améliorations;
- En collaboration avec le chef gestion immobilière ou l’’administrateur responsable des bâtiments, élaborer, participer et assurer un suivi du programme des inspections des bâtiments et les mesures correctives;
- Assurer un suivi des demandes ou mandats aux consultants externes en matière d’études, analyses (cycle du bâtiment, rentabilité, évaluation, capacité, etc.) sur différents projets, et rédiger des synthèses des documents pour la direction, au besoin;
- Assister le chef, gestion immobilière dans divers mandats en matière de mobilité durable, d’aménagement du territoire portuaire et limitrophes et assurer un suivi avec les différentes autorités règlementaires;
- Participer aux différents comités avec diverses parties prenantes pour des projets touchant le territoire et son accessibilité pour les usagers;
- Responsable de la mise à jour des plans d’évacuation des bâtiments en collaboration avec le service de prévention et assurer l’implantation de mesure corrective requise selon les règlementations et normes en vigueur (RBQ, Code Canadien du travail, CNESST, etc.);
- Analyser les codes du bâtiment en vigueur, les règlements municipaux et les exigences en matière d'espace et d’implantation;

Assurer un soutien administratif général
- Répondre aux appels téléphoniques et aux demandes de renseignements généraux, et les achemine aux personnes concernées et/ou fournir l’information demandée à la clientèle interne et externe.
- Accueillir les visiteurs du service.
- Effectuer le traitement du courrier et en assurer le suivi.
- Effectuer le classement de documents et tenir à jour le système de classement et/ou de bases de données. S’assurer que la structure établie du service pour la gestion des documents intégrés soient respectés et centralisés par les membres de l’équipe et d’en assurer la conformité.
- Effectuer le suivi de la facturation du service.
- Assurer le suivi administratif des réunions.
- Coordonner l’agenda du/des gestionnaire(s), au besoin.
- Assurer le suivi administratif des déplacements ou de tout autre évènement du service; préparer les autorisations de voyager, les réservations et les allocations de dépenses du/des gestionnaire(s).
- Effectuer le suivi administratif des feuilles de temps auprès des membres de l’équipe.
- Procéder à des vérifications d’inventaire des fournitures de bureau et passer des commandes, au besoin.

**Qualifications**
- Diplôme d'études collégiales (DEC) en technique du bâtiment ou professionnelles (DEP) spécialisé en techniques administratives ou dans une discipline connexe.
- Diplôme universitaire en gestion urbaine et immobilière ou en urbanisme, un atout.
- De trois (3) à cinq (5) années d’expérience pertinente.
- Bilinguisme (français et anglais).
- Maîtrise de la suite Office
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais à l'oral et à l’écrit.
- Connaissance du système SAP et composantes, un atout.
- Connaissance de ba