Coordonnateur Des Opérations

**Description de l'entreprise**:
Doka emploie environ 9 000 personnes dans le monde entier et fait partie du groupe Umdasch, qui incarne la fiabilité, l'expérience et la confiance depuis plus de 150 ans.

**Description du poste**:
En tant que Coordonnateur(trice) des opérations chez Doka Canada, vous assurez un traitement fluide et précis des commandes du début à la fin. Relevant du Responsable des opérations, vous êtes l’interlocuteur(trice) principal(e) des clients, résolvant les problèmes et travaillant en collaboration avec les différentes équipes, avec un accent sur la logistique et l’administration.

**Principales responsabilités**:
**Gestion des commandes et service client**:

- Gérer tous les aspects des comptes clients et du processus de commande (saisie, suivi, traitement) en utilisant notre système interne (Discos II).
- Communiquer avec les clients et l’équipe de vente concernant la disponibilité des produits, les dates de livraison, les annulations et le suivi des commandes (téléphone/courriel).
- Vérifier l’exactitude des confirmations de commande et de la facturation par des contrôles approfondis.
- Gérer un volume d’appels élevé, répondre aux demandes et résoudre rapidement les problèmes liés aux commandes.
- Effectuer des audits réguliers des données pour garantir l’exactitude du système.

**Gestion des projets et des stocks**:

- Superviser la mise en place des projets, y compris les vérifications de crédit, les contrats et la préparation des chantiers selon les accords établis.
- Gérer les réservations pour les projets à venir et s’assurer que les besoins sont couverts.
- Traiter efficacement les commandes après leur validation par l’ingénierie.
- Collaborer avec les différentes équipes pour garantir le respect des délais de livraison.
- Gérer les commandes en attente et veiller à leur exécution.
- Assurer la gestion des retours de location, des conversions en achats et des clôtures de projet (équilibrage des stocks sur le terrain).

**Exactitude financière et logistique**:

- S’assurer que tous les coûts associés (fret, services techniques, pré-assemblage) sont bien intégrés dans les factures.
- Organiser et gérer les réservations de transport.
- Générer des factures précises et ponctuelles reflétant l’ensemble des coûts du projet.
- Émettre des crédits et des factures exacts pour garantir l’intégrité financière.

**Qualifications**:

- Un diplôme en administration des affaires ou dans un domaine connexe est préférable.
- 1 à 3 ans d'expérience pertinente (service à la clientèle, administration des affaires ou logistique privilégiés).
- Excellentes compétences interpersonnelles, en communication, en organisation et en suivi, ainsi qu’une forte aptitude numérique requise.
- Capacité à gérer efficacement plusieurs tâches et à assumer toutes les responsabilités avec un fort sens de l’urgence.
- Solides compétences analytiques, maîtrise des outils techniques et aptitude à résoudre efficacement les problèmes.
- Excellentes compétences en résolution de problèmes.
- Capacité à gérer son temps efficacement, à prendre des initiatives et à ajuster les priorités.
- Excellentes compétences en communication en français et en anglais
- Volonté et capacité d’apprendre de nouveaux produits, concepts, techniques et logiciels.
- Esprit d’équipe, capable de travailler de manière autonome dans un environnement dynamique axé sur les résultats.

**Informations supplémentaires**:
**Caractéristiques pour réussir**:

- ** Leadership**: Agir en tant que modèle, établir des normes éthiques et contribuer au développement de l’équipe, en incarnant nos principes de leadership et d’exemplarité.
- ** Esprit entrepreneurial**: Faire preuve d’un état d’esprit entrepreneurial avec une passion pour la réussite et la motivation à prendre des initiatives et des responsabilités.
- ** Communication**: Avoir d’excellentes compétences en communication et la capacité d’interagir efficacement à tous les niveaux de gestion et du personnel, en veillant à ce que le savoir et l’expérience soient partagés dans toute l’organisation.
- ** Réflexion analytique**: Démontrer de solides compétences analytiques, avec la capacité de penser de manière stratégique et d’avoir une vision globale des objectifs de l’entreprise.
- ** Adaptabilité**: Faire preuve d’agilité et de flexibilité, capable de gérer plusieurs tâches dans un environnement dynamique et axé sur les délais, tout en utilisant les ressources de manière optimisée et responsable.