Spécialiste en Gestion Documentaire

Relevant du Directeur assurance qualité systèmes, le titulaire est attitré au projet de la refonte des documents contrôlés. Il agit en tant qu’expert-conseil de la structure documentaire organisationnelle en s’inspirant des meilleures pratiques. Le titulaire du poste est responsable d’assurer la pérennité de la structure lors des créations de documents. Il identifie le potentiel de changement de la structure, assure le suivi des tendances de l’industrie pharmaceutique et participe activement à l’implantation des changements à la structure.
- À titre d’expert-conseil, il assure la cohérence et la cohésion de la structure documentaire, il soutient les différents secteurs de l’entreprise lors de son travail en analysant les besoins fonctionnels, en établissant la structure sectorielle et en collaborant à son implantation.
- Plus particulièrement, vous:

- Assurez une surveillance des tendances de l’industrie pharmaceutique en matière de gestion documentaire;
- Identifiez le potentiel de changement et maintenir à jour la structure documentaire selon les meilleures pratiques et les requis documentaires;
- Travaillez en collaboration avec le spécialiste assurance qualité principal pour assurer les mises à jour de la structure lors de requis réglementaires nouveaux ou modifiés;
- Accompagner le rédacteur dans la rédaction des documents du secteur, assurer sa compréhension du processus en refonte documentaire selon la cartographie approuvée.

Réaliser et participer à la supervision de l’ensemble des activités nécessaires à la planification, à la coordination, au contrôle et à l’exécution de l’implantation dans les secteurs selon le plan de déploiement du projet de refonte documentaire.
- Conduisez en collaboration avec les parties prenantes une analyse du secteur et identifier le potentiel de changement en lien avec les besoins fonctionnels;
- Élaborez la structure documentaire ainsi que toute la documentation requise du secteur;
- Assurez une cohérence entre la cartographie du processus et la structure documentaire;
- Collaborez avec le personnel terrain et le rédacteur pour la compréhension des processus et ainsi faire le lien avec la cartographie et les documents en vigueur;
- Effectuez une recherche d’information dans les documents en vigueur pour élaborer une première ébauche des nouveaux documents en tenant compte de la cartographie des processus et les opérations du secteur visé;
- Planifiez, organisez et dirigez les ateliers de travail nécessaires.

L’énumération des tâches et responsabilités mentionnées précédemment n’est pas restrictive. Dans l’exécution de ses fonctions, le titulaire effectue toute tâche connexe à son emploi pour le bon fonctionnement de l’organisation.

EXIGENCES
- Détenir un diplôme universitaire dans une discipline appropriée,
- Posséder un minimum de 5 années d’expérience opérationnelle en assurance qualité et gestion documentaire dans l’industrie du sang ou pharmaceutique.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES
- Très bonne maîtrise de la gestion documentaire dans les milieux règlementés tel que Santé Canada ;
- Grande capacité de persuasion dans un contexte de transformation;
- Habiletés en communications interpersonnelles, capacité d’influence, de synthétiser et de vulgarisation de l’information ;
- Excellent sens de l’organisation et de la planification, et faire preuve d’autonomie, de tact et de diplomatie ;
- Capacité d’animer des discussions de groupe et de mener des réunions efficaces ;
- Capacité à travailler dans un environnement qui requiert des contributions matricielles;
- Vision globale, capacité à comprendre les enjeux, la vision de l’organisation et les objectifs qui en découlent;
- Très fortes aptitudes en amélioration continue ;
- Un sens aigu de l’organisation, êtes doté de bonne qualité d’analyse et possédez des habiletés à résoudre des problèmes ;
- Capacité de consolider des équipes de travail, de les aligner sur les objectifs et de les inciter au bon déroulement du projet en plus d’être orienté client ;
- Capacité d’évaluer et de conduire le changement ;
- Vous avez de bonnes habiletés de rédaction et de communication en français et en anglais ;
- Bonne connaissance de la suite Microsoft Office et des outils de communication à distance (Zoom, Teams ).

COMPETENCES REGLEMENAIRES- Bonne connaissance des BPF/BPD,
- Faire preuve de rigueur et intégrité,
- Très bonne capacité de rédaction.

**Information supplémentaire**
- Localisation à Montréal ou Québec.

**Établissement**
- Établissement de Montréal

**Catégorie d'emploi**
- Professionnel

**Adresse**
- 4045, boulevard Côte-Vertu

**Numéro d'affichage**
- 4782BR

**Ville**
- Montréal

**Code Postal**
- H4R 2W7

**Province**
- QC