Responsable de Bureau

Progesys Inc. est une firme reconnue en gestion de projets industriels et leurs transitions optimales de la construction à l'opération. La société est basée à Laval (Canada) depuis 2002 et possède des bureaux aux États-Unis, au Moyen-Orient, en Asie en en Amérique Latine.

Progesys est actuellement à la recherche d'un(e) **Responsable Administra**t**if (ve) / Office Manag**er** pour se joindre à son équipe du bureau de Laval.

**Responsabilités**:

- Soutenir de nombreuses opérations quotidiennes, y compris les arrangements de voyage internationaux et nationaux
- Donner un soutien administratif complet à l'équipe de gestion
- Recevoir et filtrer les appels téléphoniques et le courrier. Répondre personnellement à autant de demandes que possible, en renvoyant les demandes de renseignements restantes aux personnes appropriées au sein de l'entreprise
- Organiser des réunions et fournir des rappels aux réunions et effectuer les comptes rendus
- Rédiger ou réviser la correspondance et d'autres documents
- Aider les membres exécutifs à gérer les éléments d'action et les priorités
- Vérifier et préparer les horaires de voyage des employés sur les projets et effectuer les réservations
- Aider aux exigences de voyage (visas, etc.)
- Planifier et organiser des événements / conférences
- Faire des rapports de dépenses pour les cadres
- Gestion de bureau (commande de fournitures de bureau, etc.)
- Balance des dépenses de carte de crédit
- Préparer les envois avec différents services de messagerie
- Administrer l'automatisation des services professionnels Financial Force (PSA) pour Salesforce (ajouter des contacts et des ressources, créer des projets, effectuer des affectations)
- Examiner les documents pour la gestion
- Commander des articles promotionnels / vêtements
- Toutes autres tâches connexes

**Qualifications et compétences**:

- DEP en bureautique ou l'équivalent
- Minimum de 10 ans d'expérience en administration ou gestion
- Aptitude à travailler dans un environnement où les activités se déroulent à un rythme rapide, où plusieurs dirigeants exigent de l'attention et gèrent le temps judicieusement.
- Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais et en français (Le bilinguisme est requis pour cette position puisque l'employé devra communiquer avec des parties prenantes ne parlant pas le français)
- Capacité de gérer plusieurs priorités et de travailler avec des délais serrés
- Bonnes capacités de jugement et engagement à maintenir la confidentialité
- Excellentes compétences humaines / interpersonnelles
- Flexibilité d'être disponible en dehors des heures normales de travail pour fournir un soutien sur des questions urgentes ou pour respecter des délais serrés
- Effectuer des tâches en priorisant la maintenance de la relation client
- Haut niveau de maîtrise de l'utilisation des programmes Microsoft Office
- Exceptionnellement organisé avec la capacité de prioriser efficacement
- Capacité établie d'apprendre et de contribuer rapidement
- _ Attention aux détails:_ Travailler de manière consciencieuse, cohérente et approfondi
- _ Initiative:_ Traiter les situations et les problèmes de manière proactive et persistante
- _ Résilience:_ Rester énergique et concentré face à l'ambiguïté, au changement ou aux demandes ardues

Vous désirez joindre une entreprise en pleine croissance qui valorise le développement professionnel et personnel de ses employés dans le respect de l'individu et de sa vie familiale ? Vous désirez travailler avec une équipe dynamique où vous pouvez relever des défis et vous dépasser ? Joignez-vous à notre équipeProgesys is a leader in the commissioning of industrial plants, project management and specialized engineering services. The company is based in Laval (Canada) since 2002 and has offices in the United States, the Middle East, Asia and South America,

Progesys is currently looking for an** Office Manager - Executive Assistant **to join her Laval office team.

**Responsibilities**:

- Support many of the day to day operations, including international and domestic travel arrangements
- Give full administrative support to management team
- Receive and screen telephone calls and mail. Personally respond to as many inquiries as possible, referring remaining inquiries to appropriate individuals within the company
- Arrange meetings & provide reminders
- Assist in meetings and take minutes
- Draft, review or revise correspondence and other material
- Assist executive members in managing action items and priorities
- Check and prepare travel schedules for employees on projects and make travel arrangements (airline tickets)
- Assist in travel requirements (visas, etc..)
- Plan and organize events/conferences
- Do expense reports for executives
- Office management (order office supplies, etc..)
- Balance credit card expenses
- Prepare shipments with different courier services
- A