Offre D'emploi

**Sous la responsabilité de **:PDG ou son délégué

**Durée du contrat **:Permanent à temps plein

**Date de clôture **:Ouvert jusqu'à ce que le poste soit pourvu

**Emplacement **:120, rue Promenade du Portage, Gatineau (secteur Hull), QC

**Langue **:Parfaitement bilingue (français et anglais)

**Résumé**

L'Association des femmes autochtones du Canada (AFAC) est à la recherche d'une réceptionniste expérimentée pour son nouvel emplacement sur la Promenade du Portage à Gatineau. La réceptionniste sera le premier point de contact de notre organisation. La réceptionniste sera chargée d'offrir un soutien administratif de haut niveau à l'ensemble de l'organisation et de coordonner les activités de la réception, notamment l'accueil des invités, la distribution de la correspondance et le réacheminement des appels téléphoniques.

**Fonctions générales**

Le/la réceptionniste sera chargé(e) de
- Répondre aux demandes de renseignements par téléphone, par courriel et en personne des clients, des partenaires commerciaux et d'autres parties.
- Transférer toutes les demandes de renseignements aux personnes, divisions ou services appropriés de l'organisation.
- Prendre et enregistrer les messages téléphoniques, électroniques ou écrits destinés aux membres du personnel.
- Taper des formulaires, des lettres, des rapports et des notes de service, selon les besoins.
- Recevoir et distribuer toutes les formes de correspondance papier.
- Organiser, maintenir et coordonner les dossiers et les fichiers de bureau dans leurs emplacements appropriés.
- Au besoin, aider à compiler des données pour divers rapports.
- En tant que travailleur de première ligne, présenter une image positive et professionnelle de l'organisation à tous les visiteurs, fournisseurs, demandes de renseignements et autres interactions.
- Fournir des informations au personnel et/ou aux clients sur les activités spéciales.
- S'assurer que tous les formulaires et rapports sont remplis selon les besoins.
- Observer et signaler tout problème de sécurité au chef des opérations.
- Tâches administratives telles que le soutien aux préparatifs de voyage et l'inscription des dépenses encourues sur la fiche récapitulative.
- Administrer et gérer le courrier entrant/sortant, y compris le courrier prioritaire, les colis, les services de messagerie et toute autre correspondance.
- Maintenir la réception en ordre et présentable.
- Accepter et surveiller les envois entrants, si nécessaire.
- Maintenir un haut niveau de confidentialité tout en aidant les collègues avec des rapports ou des feuilles de calcul.
- Tâches administratives générales telles que la rédaction de la correspondance, la création et l'utilisation de feuilles de calcul Excel, de présentations PowerPoint, etc.
- Autres tâches connexes, selon les besoins, de temps à autre.

**FORMATION ET EXPÉRIENCE**:

- Diplôme d'études collégiales ou certification supplémentaire en gestion de bureau est un atout ou expérience équivalente ;
- Expérience de travail en tant que réceptionniste, représentant du front office ou rôle similaire ;
- Excellente connaissance de Microsoft Office
- Expérience avec les ONG, les organisations, les groupes d'intérêt et le gouvernement ou les agences gouvernementales ou les entreprises/corporations.

**CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES**:
**Connaissances**

L'employé doit avoir des connaissances approfondies dans les domaines suivants:

- Le bilinguisme est obligatoire (français et anglais) ;
- Une certaine connaissance et compréhension des peuples autochtones au Canada et à l'étranger, de leurs cultures, de leur histoire et de leurs traditions ;
- Connaissance et compréhension des préoccupations et des enjeux contemporains liés à la conduite des affaires autochtones au Canada ;
- Compréhension et connaissance des questions autochtones, ainsi que des normes et standards relatifs à la promotion et à la protection des droits des femmes autochtones ;
- Une certaine connaissance des questions clés ayant un impact sur les femmes et les filles autochtones au Canada et à l'étranger ;
- Doit avoir 5 ans d'expérience en tant que réceptionniste.

**Compétences**

L'employé doit démontrer les compétences suivantes:

- Capacité à communiquer efficacement et à collaborer avec des intervenants internes et externes ;
- Capacité à penser de façon critique et à agir logiquement pour évaluer des situations, résoudre des problèmes et prendre des décisions ;
- Capacité à suivre des directives et à travailler de façon autonome ;
- Excellentes compétences interpersonnelles ;
- Capacité à faire preuve d'un jugement sûr et à prendre des décisions dans le domaine, souvent à court terme ;
- Capacité à établir des priorités, à effectuer plusieurs tâches et à organiser le travail efficacement et sous pression ;
**Attributs personnels**

L'employé doit respecter une stricte confid