Secrétaire Au Service Des Ressources Humaines

**SECRÉTAIRE AU SERVICE**
**DES RESSOURCES**

**HUMAINES**

**Vous êtes une personne autonome, rigoureuse, discrète, collaborative et vous possédez**
**d’excellentes habiletés relationnelles? Vous possédez de l’expérience en soutien d’équipe de gestion**

**des ressources humaines ? Alors vous êtes la personne que nous recherchons**

**SOMMAIRE DU POSTE**

**NO DE RÉFÉRENCE INTERNE**: 22-23-60 **SALAIRE**:
Classe D, dans une échelle de salaire se situant,
**LIEU DE TRAVAIL** : Ville de Québec 23.24$ à 33,24$***
Possibilité de télétravail en mode hybride, selon
les dispositions prévues à la directive relative au **STATUT DE L’EMPLOI**:
télétravail. Poste non syndiqué - remplacement d’un an, avec
possibilité de prolongation
**HORAIRE DE TRAVAIL**:
35 heures/semaine de jour
Du lundi au vendredi

**SECTEUR DE TRAVAIL**

Service des ressources humaines***

**CONTEXTE**

Le Service des ressources humaines de l’ENAP a pour mission de voir à l’orientation stratégique de la
gestion des ressources humaines de l’organisation, notamment des relations de travail, la rémunération
et la paie, les avantages sociaux, la dotation, la santé et sécurité et le développement organisationnel. Le
Service assure le développement et l’orientation de la mise en œuvre des politiques et des programmes
en ressources humaines, s’assure du respect des lois du travail et des conventions collectives ainsi que
du maintien d’un climat de travail sain et harmonieux.

**SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS**

**Sous la supervision de la Directrice, la personne titulaire aura à : **

Rédiger divers documents, tels que des lettres, rapports, tableaux, comptes rendus,
correspondances, etc.

Tenir à jour l'agenda de la Directrice du Service et prendre les dispositions s'y rattachant.

Accueillir les visiteuses et visiteurs, répondre aux demandes de renseignements par téléphone ou
par courriel, filtrer et acheminer les appels et les courriels aux personnes concernées et prendre
les messages s'il y a lieu.

Voir à l’organisation de réunions ou comités sous la responsabilité du Service envoyer les
invitations, commander les repas, réserver les salles, etc.

Assurer le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion
du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et toutes autres formes
administratives relatives au Service.

Ouvrir et tenir à jour les dossiers, tableaux ou registres relatifs au Service, en assurer le suivi, faire
les rappels et les recherches nécessaires. Classer les documents tant numériques que papiers
selon le système en vigueur et assurer la confidentialité des dossiers.

**Plus précisément, la personne sera amenée à : **

Gérer les boîtes courriel génériques et redistribuer les demandes aux membres de l’équipe.

Assurer le suivi des factures, lettres, bons de commande auprès de la Directrice du Service,
notamment par l’intermédiaire de ConsignO.

Contribuer au processus de recrutement, soit relire et afficher les offres d’emplois sur les sites
et tenir à jour le registre des concours.

Réaliser les opérations administratives liées à l’accueil et au départ du personnel.

Faire le suivi des périodes de probation et d’essai du personnel auprès des gestionnaires
concernés.

Assurer le suivi des inscriptions des participants lors des formations, la réservation des salles, des
liens Zooms ainsi que la transmission de la documentation.

Collaborer aux différents processus de redditions de comptes en saisissant les informations
requises.

Participer à l’organisation de divers évènements institutionnels, tels que la Soirée
reconnaissance, Séminaire de retraite, etc.

Offrir un soutien opérationnel à la production de paie.

La liste des tâches et responsabilités énumérées ci-dessus est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas
d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la
personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne
doivent pas avoir d’effet sur la classe.

**EXIGENCES**

**Scolarité**
Diplôme d’études secondaires (DES) ou diplôme d’études professionnelles (DEP) d’une durée de
900 heures dans une discipline pertinente.

**Expérience**
Minimum de 5 ans d’expérience pertinente.

**COMPÉTENCES REQUISES**

Sens des priorités
Flexibilité et adaptation
Capacité d’analyse et de jugement
Méthodologie, planification et organisation du travail
Autonomie et initiative
Collaboration et travail d’équipe
Rigueur et capacité à produire un travail de qualité
Bonne capacité de communication, tant à l’oral qu’à l’écrit

Facilité à utiliser les outils informatiques, dont Microsoft Office

**AVANTAGES SOCIAUX**

Jusqu’à 4 semaines de vacances dès la fin de la première année selon la date d’embauche
Congés de maladie et co