Réceptionniste

**Réceptionniste** recherché(e) pour combler notre équipe administrative dévouée
- Depuis maintenant 25 ans, Amélys se démarque par le savoir-faire de ses employés à offrir un service humain et bienveillant auprès des aînés. Au cœur des services de notre organisme à but non lucratif (OBNL), l’écoute et le respect sont des piliers fondamentaux pour accomplir notre mission. _L’humanisme et l’intégrité sont au cœur de vos valeurs ? _Ça tombe bien, nous aussi _

**_Nous avons un poste de réceptionniste pour vous _**

Sous la supervision de la direction des services à domicile, le titulaire du poste est responsable de la gestion des appels téléphoniques, d’accueillir les visiteurs, d’informer la clientèle sur les différents services offerts et d’apporter quotidiennement assistance aux équipes administratives en réalisant diverses tâches administratives et cléricales. Il apporte également un soutien administratif aux différentes équipes Amélys.

**Pourquoi rejoindre notre équipe**
- Poste permanent, temps plein
- Horaire de travail de 35h par semaine
- Travail 100% en présentiel au siège social de Saint-Hubert
- Salaire compétitif

**Nous avons besoin de votre expertise pour**:
**Gestion des appels téléphoniques et de la réception**
- Répond, filtre, et achemine tous les appels téléphoniques entrants.
- Gère la boîte vocale de la réception.
- Envoie les messages par courriel si les personnes ne sont pas joignables.
- Accueille les employés, les clients et autres visiteurs.
- Fait la réception, le tri et la distribution du courrier, des colis, du matériel des employés, etc.
- Assure la propreté du siège social et supervise les tâches des préposés à l’entretien ménager pour l’entretien du bureau.

**Service à la clientèle**
- Informe la clientèle sur les différents services offerts par l’organisme.
- Avise la clientèle relativement aux politiques, fonctionnements et procédures de l’organisme.
- Gère, en collaboration avec les coordonnateurs, la liste d’attente (CLSC ou privé).
- Répond aux questions des clients et préposés (confirmation d’horaire, de services, changement de préposé, etc.).

**Assistance aux équipes administratives**
- Classe hebdomadairement les dossiers des clients.
- Archive mensuellement les dossiers fermés.
- Prépare les pochettes d’évaluation.
- S’assure du suivi des évaluations lors d’ouverture de dossiers ainsi que de compléter le profil maya des nouveaux clients.
- Expédie à la RAMQ les modifications apportées aux dossiers des clients
- Distribue, timbre et poste le courrier hebdomadairement.
- Identifie les pigeonniers des préposés et fait la distribution de documents, matériel, etc.
- Numérise les documents reçus à la réception et les achemine aux destinataires.
- Répond aux diverses demandes/projets provenant des équipes administratives.

**Soutien administratif aux départements**
- Participe à différents projets/dossiers de rédaction et/ou de relecture de textes (journal interne le _P’tit Journal_, communiqués, mémos internes, affiches, formulaires, invitations, ou autre).
- Assure les réservations de salles (internes ou externes)
- Assure un soutien administratif au besoin aux diverses directions
- Aide au classement ou à l’archivage de documents divers.
- Effectue toutes autres tâches connexes à son rôle de soutien administratif au besoin

**Bien-être des employés**
- Collabore avec l’équipe des RH à l’organisation de divers projets organisationnels tels que les activités sociales, le programme de reconnaissance, la rencontre d’équipe annuelle, la recherche d’information, etc.
- Collabore avec l’équipe RH à ce que le siège social soit décoré selon les thèmes appropriés (Noël, Pâques, St-Valentin, Halloween)

**Compétences**:

- Excellentes connaissances du français : oral et écrit
- Autonomie, polyvalence, rigueur et sens de l’initiative
- La connaissance de l’anglais est un atout pour mieux servir notre clientèle diversifiée
- Bonnes connaissances de Microsoft 365
- Diplôme d’études professionnelles ou collégiales en bureautique (ou autre domaine connexe)
- 2-3 années d’expérience en supervision de personnel et service à la clientèle
- Expérience avec un système téléphonique IP (atout)
- Bon sens de l’organisation et des priorités
- Capacité à gérer des situations délicates avec diplomatie et discrétion
- 2 à 3 années d’expérience dans un poste similaire

**Avantages**:

- Un régime de retraite à prestations déterminées (cotisation de l’employé : 2%, cotisation de l’employeur : 6%)
- 6% de vacances par année au cumul des heures travaillées
- Un congé payé pour votre anniversaire
- Un congé payé pour la date anniversaire de votre embauche
- Une augmentation salariale annuelle
- Le remboursement du kilométrage à 0,61$/km pour les services à domicile
- Un programme d’aide aux employés
- Un programme de reconnaissance
- Des activités organisées par le comité social d’Amélys (Party, BBQ)