Coordonnateur.rice, Risques

Filiale de la Caisse de dépôt et placement du Québec (CDPQ), Otéra Capital est un joueur institutionnel important en dette immobilière commerciale en Amérique du Nord et chef de file au Canada. Nous sommes réputés pour notre expertise, notre professionnalisme et notre fiabilité.

Le succès d’Otéra repose en grande partie sur le talent, l’expertise et la complémentarité de ses employés et employées. Nous offrons un environnement à la fois stimulant et dynamique, fondé sur la poursuite de l’excellence, la bienveillance, l’innovation, l‘imputabilité et la collaboration. Travailler chez Otéra, c’est avoir accès à un programme de rémunération globale compétitif, ainsi qu’à des programmes axés sur le développement professionnel et le mieux-être.

Votre rôle

Le.la titulaire du poste contribue activement aux livrables et à la reddition de comptes effectués par les directions Risques et Construction de portefeuille, soit la création de présentations diverses, rapports de gestion, plan stratégique, etc. Il s’agit d’une personne clé au niveau de la coordination des activités entre l’équipe Risques et Construction de portefeuille, et les différentes équipes de l’organisation, ainsi qu’avec les intervenants de la Caisse de dépôt et placement du Québec. Il.elle fournit aussi un soutien logistique et administratif aux membres de l’équipe Risques et Construction de portefeuille.

Vos responsabilités

**Coordination des comités**
- Gérer la logistique entourant la préparation de la documentation, selon un calendrier préétabli, particulièrement pour le comité de direction, le comité d’investissement et de gestion des risques et le conseil d’administration;
- Faire des suivis réguliers auprès des intervenants afin de respecter les délais établis;
- Compléter (rédaction, traduction, correction et mise en page) et finaliser les documents à livrer en veillant à la qualité et à l’uniformité du produit fini;
- Maintenir des communications efficaces et continues avec les intervenants impliqués dans les différents comités;
- Assurer un système de classement électronique de la documentation pour un accès facile à tous les intervenants;
- Tenir les directeurs principaux de l’équipe régulièrement informés des progrès des travaux;
- Transmettre les documents finaux de l’équipe aux intervenants appropriés selon le comité.

**Soutien administratif**
- Organiser les rencontres inter-équipes chez Otéra et avec les intervenants Caisse;
- Planifier et organiser les déplacements des membres de l’équipe (vol, hôtel, etc.);
- Préparer les comptes de dépenses et les demandes de paiement selon les politiques en vigueur;
- Organiser la logistique des inscriptions et formations des membres de l’équipe Risques;
- Faire le suivi des feuilles de temps dans SAP;
- Produire un calendrier de vacances des membres de l’équipe et en assurer le suivi;
- Développer de nouveaux gabarits de présentation adaptés aux besoins de la direction Risques (ex. : gabarits power point);
- Effectuer la rédaction, la mise en page, la correction, la traduction et la révision de différents documents (politiques et procédures, tableaux, présentations, rapports, factures, etc.) pour l’équipe;
- Organiser les rencontres et évènements dans le cadre de la planification stratégique;
- Accomplir toute autre tâche connexe pour assurer le soutien administratif de sa direction.

**Gestion documentaire**
- Maintenir un système de classement logique et fonctionnel tant papier, qu’électronique (numérisation, archivage)
- Assurer un suivi au niveau de la conformité documentaire de l’équipe et favoriser des pratiques « sans papier » dans l’équipe Risques
- Être responsable de l’archivage

Votre profil
- Diplôme d’études collégiales en communication, graphisme, techniques de secrétariat, ou administration ou expérience équivalente;
- Minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente;
- Maîtrise à un niveau avancé des logiciels de bureautique (Suite Office : Word, PowerPoint, Excel, Outlook);
- Bonnes connaissances et aptitudes à créer et réviser des documents et des présentations de niveau exécutif;
- Capacité de créer et schématiser des informations en présentation Power Point de niveau exécutif;
- Maîtrise des outils de recherche sur internet;
- Très grande rigueur et souci du détail;
- Excellent sens de l’organisation et des priorités;
- Capacité de travailler sous pression et de gérer plusieurs dossiers à la fois;
- Faire preuve d’initiative, de créativité et d’autonomie;
- Capacité d’entretenir de bonnes relations interpersonnelles à tous les niveaux et travailler en équipe;
- Bilinguisme (français et anglais) à l’oral et à l’écrit.
- Otéra ayant des activités dans tout le Canada et également aux États-Unis, la personne sera appelée à interagir avec nos différentes éq