Secrétaire-réceptionniste

**TITRE DU POSTE : SECRÉTAIRE-RÉCEPTIONNISTE**

**SUPÉRIEUR IMMÉDIAT : DIRECTRICE GÉNÉRALE**

**POUR POSTULER**

**SOMMAIRE DU POSTE**

Relevant de la directrice générale, la personne titulaire du poste accomplit diverses tâches administratives et de soutien aux différents départements de l’organisme. Le/la secrétaire-réceptionniste accueille la clientèle, reçoit et achemine les appels téléphoniques, répond aux demandes d’information générale de la clientèle, et perçoit les loyers, s’il y a lieu. Il/elle fait le suivi administratif des immeubles et procède à la location des logements vacants.

Il/elle participe à la mise en œuvre et à la réalisation de la mission, des orientations, des valeurs et des objectifs de l’entreprise, en respectant les politiques des Habitations l’Équerre.

**CONDITIONS DU POSTE**
- Travail en présentiel à notre bureau de Sherbrooke
- Horaire de 32,5 h/semaine, du lundi au vendredi

**PRINCIPALES RESPONSABILITÉS**

**Soutien administratif**
- Accueille les clients et les visiteurs ; s’enquière du motif de leur visite, leur fournit l’information d’ordre général ou les réfère, s’il y a lieu, à la personne concernée
- Reçoit les appels téléphoniques et les filtres ; prend les messages ou transfère les appels selon les consignes reçues
- Transcrit, prépare ou rédige divers documents, notes, lettres, rapports ; voit à leur acheminement ou distribution selon les instructions reçues
- Tient à jour les dossiers des Habitations l’Équerre (base de données, liste d’attente de la clientèle, suivi des stationnements, profil des locataires, etc.)
- Effectue diverses tâches de bureau telles que la saisie de données, l’assemblage ou l’insertion de documents, l’ouverture de dossiers, la transcription ou la compilation de renseignements, la compilation de données, la production de tableaux et de formulaires, la préparation et l’affichage d’avis, etc.
- Collabore activement avec les membres de l’équipe et le suivi des échéanciers
- Participe aux différentes rencontres internes où sa présence est requise
- Effectue toutes autres tâches à la demande de son supérieur immédiat

**Service à la clientèle**
- Répond par téléphone ou lors de rencontres individuelles, aux demandes d’information de la clientèle, dont les normes et critères d’admissibilité, le processus de traitement, de pondération et de sélection des demandes, etc.
- Apporte un soutien à la clientèle selon la nature de leurs problèmes en les orientant vers des ressources externes ou internes appropriées
- Fait la perception des loyers (chèque et argent comptant)
- Reçoit, traite et assure les demandes de renseignements, les requêtes, les plaintes et les demandes de service, le tout en conformité avec les clauses du bail et les règlements
- Fait le lien entre la clientèle et les différents départements

**Suivi des immeubles**
- Assiste la clientèle à la location des logements en effectuant diverses tâches manuelles telles que rencontrer les locataires pour la signature du bail, effectuer des enquêtes prélocatives, préparer des baux et faire le suivi des renouvellements
- Tient à jour la liste des logements vacants et identifie les inspections requises
- Contacte les locataires qui déménagent pour fixer la date d'inspection du logement ; produit et achemine les lettres aux locataires les informant du rapport d’inspection
- Informe les locataires des travaux majeurs ou urgents qui seront réalisés
- Assume un suivi des clés ; fait compléter les formulaires requis et tient à jour l’inventaire

**PROFIL DE COMPÉTENCES**

**Exigences du poste**
- Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou autres formations équivalentes
- Minimum d’une (1) année d’expérience pertinente dans un poste similaire
- Connaissance du milieu de l’habitation sociale et communautaire (un atout)

**Connaissances spécifiques**
- Habiletés à communiquer efficacement avec les gens de tous les milieux et avec la clientèle difficile
- Excellente maîtrise de la suite Office
- Connaissance du logiciel Hopem (un atout)
- Bonne connaissance de la langue anglaise et/ou espagnole (un atout)

**Qualités et compétences**
- Autonomie, polyvalence et proactivité
- Sens de l’organisation et de gestion des priorités
- Rigueur et souci du détail
- Capacité d’analyse, de jugement et de résolution de conflits
- Capacité à travailler sous pression dans un contexte de sollicitations multiples
- Capacité à communiquer et à créer un climat de confiance (écoute, tact, courtoisie et discrétion)
- Esprit de collaboration et travail d’équipe

Type d'emploi : Temps plein

Heures prévues : 32.5 par semaine

Avantages:

- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Congés payés
- RVER

Horaire:

- Du Lundi au Vendredi

Expérience:

- Secrétariat: 1 an (