Attaché D'assemblée

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RÔLE ET RESPONSABILITÉS

Vous serez en soutien au conseiller au secrétariat général et assurerez la coordination des activités relatives à la préparation et la tenue des réunions du Conseil d’administration et de ses différents comités incluant la prise de notes et la rédaction de procès-verbaux des réunions.

Plus particulièrement, vous:

- Organisez la tenue des réunions, vérifiez le quorum avant chaque réunion;
- Rédigez les procès-verbaux, l’ordre du jour et vous assurez de leur révision par les intervenants internes et externes concernés;
- Rédigez les avis de convocation et vous assurez que tous les documents nécessaires soient envoyés aux membres avant chacune des réunions;
- Préparez et tenez à jour les livres des procès-verbaux pour le Conseil d’administration et chacun de ses comités;
- Fixez et tenez le calendrier des réunions du Conseil d’administration et de ses comités;
- Pouvez être appelé à assumer en tout ou en partie la prise en charge de certains comités consultatifs (essentiellement composés de membres externes);
- Offrez du soutien aux membres du Conseil d’administration et ses comités;
- Pouvez agir à titre d’intermédiaire entre la direction et les membres du Conseil d’administration et ses comités;
- Pouvez coordonner en tout ou en partie les diverses réunions des comités du Conseil d’administration avec leur président (par exemple, élaboration de l’ordre du jour, planification de rencontres préparatoires, etc.);
- Communiquez avec diverses instances gouvernementales et divers groupes externes relativement aux dossiers de nomination des administrateurs (membres du Conseil d’administration) ou pour d’autres sujets au besoin;
- Tenez un registre de toute la correspondance entre Héma-Québec et les instances gouvernementales;
- Pouvez être appelé à donner suite aux demandes du gouvernement;
- Assurez une vigie des modifications législatives pertinentes;
- Prenez des notes lors des réunions du Comité exécutif (direction) et rédigez les procès-verbaux.

L’énumération des tâches et responsabilités mentionnées précédemment n’est pas restrictive. Dans l’exécution de vos fonctions, vous effectuez toutes tâches connexes pour le bon fonctionnement de l’organisation.

Exigences:

- Détenir un diplôme d’études collégiales en technique administrative ou juridique ou tout autre diplôme pertinent;
- Posséder un minimum de 5 ans d’expérience pertinentes à titre d’attaché d’assemblée ou d’adjoint administratif au niveau de la haute direction d’une organisation;
- Avoir une excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et PowerPoint);
- Posséder une excellente maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit;
- Avoir une bonne connaissance de de l’anglais;
- Détenir un diplôme universitaire et une formation en bibliothéconomie ou en gestion documentaire (un atout).

Toute combinaison de formation et expérience, jugées équivalentes et/ou pertinentes, seront prises en considération.

Compétences:

- Avoir d’excellentes aptitudes pour le travail d’équipe, la communication et la collaboration;
- Posséder d’excellentes compétences en rédaction, révision et mise en page;
- Avoir des notions de gestion documentaire;
- Avoir des habiletés et de expérience dans la prise de notes et la préparation de compte-rendu de réunions de comités de direction et de conseils d’administration;
- Démontrer un excellent sens de l’organisation et de la planification;
- Avoir un souci de la confidentialité et être discret;
- Être rigoureux;
- Avoir une excellente gestion des priorités et la capacité de gérer plusieurs dossiers simultanément;
- Posséder de l’expérience en gouvernance et en gestion de réunions au sein d’un secrétariat général d’un organisme public (un atout).

**Information supplémentaire**
De nombreux avantages vous attendent:

- Horaire de 35 heures par semaine;
- Télétravail
- 4 semaines de vacances par année;
- Assurances collectives;
- Régime de retraite à prestations déterminées;
- Congés personnels;
- Conciliation travail/famille
- Formation continue;
- Programme d’aide aux employés;
- Rabais pour activités sportives;
- Milieu de travail dynamique propice à l’innovation.

**Établissement**
Établissement de Montréal

**Catégorie d'emploi**
Professionnel

**Adresse**
4045, boulevard Côte-Vertu

**Numéro d'affichage**
4197BR

**Ville**
Montréal

**Code