Spécialiste Principal(E), Documentation

Numéro de référence: 969

Statut: Permanent - temps plein

Salaire annuel / taux horaire: 69 401 $ - 85 730 $

Nombre de postes à pourvoir: 1

Saviez-vous que VIA Rail a d’ambitieux projets de modernisation de ses services et de ses infrastructures? Qu'il s'agisse de notre nouvelle flotte de trains ultramodernes, ou de nos projets d'amélioration continue de nos infrastructures, nous préparons l'avenir du transport au Canada. Faire partie de VIA Rail c’est faire partie d’un effort collectif en mobilité durable.

Le transport ferroviaire de passagers fait partie intégrante de l’histoire du Canada et constitue, dans certaines régions, un service essentiel. VIA Rail est consciente du rôle crucial qu’elle joue dans le rapprochement des communautés autochtones et de la façon dont elle soutient la cause de la réconciliation. De plus, nous nous engageons à fournir un service accessible à tous. VIA Rail est convaincue qu’avec une planification visionnaire et des investissements judicieux, nous pourrons renouveler notre réseau tout en développant un système de transport ferroviaire de passagers amélioré qui soutient les grandes priorités nationales : la réconciliation, l’accessibilité, la lutte contre les changements climatiques et la croissance économique.

Les lignes Longue distance, Régionales et Éloignées (LDRE) desservent de nombreuses grandes villes et plusieurs communautés autochtones : elles sont des liens vitaux indispensables. Elles permettent également aux voyageurs du monde entier d’admirer les paysages les plus spectaculaires du Canada à bord des trains emblématiques comme Le Canadien, L’Océan et La Baie d’Hudson. Le parc LDRE étant vieillissant, VIA Rail lance un programme ambitieux de renouvellement. L’équipe centrale du projet sera basée à Montréal, mais la portée du programme s’étendra à travers le pays au fur et à mesure de la mise en service des nouvelles locomotives et voitures.

Relevant directement du Gestionnaire principal du programme et travaillant en étroite collaboration avec les directeurs et gestionnaires de projet, le Spécialiste principal de la documentation sera affecté au programme de renouvellement des LDRE et appuiera d’autres grands programmes de VIA Rail, jouant un rôle clé dans la gestion de la documentation, des livrables et de la correspondance afin d'assurer l’alignement avec les objectifs stratégiques, les buts du programme et les échéances cibles de VIA Rail.

Responsabilités

Processus et outils de gestion de la documentation

- Mener une enquête auprès des principaux programmes et départements de VIA Rail pour analyser les besoins, faire une analyse de marché et identifier le système de gestion documentaire électronique (SGDE) le plus adapté.
- Définir, maintenir et réviser les processus de gestion documentaire, les règles d’accès et les flux de travail pour garantir leur conformité aux exigences légales et réglementaires ainsi qu’à la gouvernance du programme.
- Veiller à ce que le SGDE soit mis en œuvre et configuré conformément aux normes de l’entreprise.
- Gérer et déployer le SGDE.
- Appliquer les meilleures pratiques du secteur et formuler les recommandations nécessaires pour améliorer l’efficacité du programme.
- Agir comme point de contact pour le SGDE (utilisateur clé).
- Coordonner avec le service informatique pour le déploiement de l’outil choisi.
- Contribuer au déploiement du système de gestion de maintenance (CMMIS) en interface avec le SGDE.

Gestion documentaire

- Gérer toute la documentation du programme : codification, versionnage, enregistrement, classification, suivi, archivage et distribution aux formats électronique et papier.
- Effectuer les tâches administratives telles que le contrôle documentaire, le classement, la numérisation et l’enregistrement dans le système sélectionné.
- Collaborer avec les directeurs de programme, les chefs de projet et les gestionnaires pour définir, maintenir et réviser la liste des livrables documentaires et les workflows associés.
- Administrer les politiques et procédures de contrôle documentaire incluant la correspondance, les courriels, les documents de projet, les audits internes, la clôture du projet et l’archivage selon le calendrier de conservation de VIA Rail.
- Examiner les procédures de contrôle documentaire des fournisseurs et s’assurer de leur conformité avec les exigences du programme.
- Rédiger des supports de formation et assurer la formation et le soutien aux membres de l’équipe.
- Développer et dispenser des formations en contrôle documentaire aux fournisseurs et aux équipes de projet.
- Définir et maintenir le registre des exigences contractuelles.
- Assurer le transfert des documents aux opérations à la fin du projet.

Performance documentaire

- Définir, planifier et réaliser des audits internes et externes pour garantir le respect des procédures de contrôle documentaire.
- Mesurer la conformité au calendrier de livraison des livrables, établir le planning de livraison documentaire, faire le suivi