Adjoint ou Adjointe à L'administration

**Lieu**: Montréal, QC (Hybride)
**Période d'affichage**: 19 septembre 2024 - 6 octobre 2024
**Département**: Emplois au siège de SUCO
**Départ prévu**: Dès que possible
**Durée**: 3 mois environ (Remplacement)
**Langue de travail**: Français

**CONTEXTE D'INTERVENTION ET DESCRIPTION DU POSTE**
- **Veuillez prendre note que cette offre d’emploi s’adresse aux personnes autorisées à travailler au Canada ou détenant un permis de travail pour travailler au Canada.**_

**Qui sommes-nous?**

SUCO est une organisation de coopération internationale établie à Montréal depuis 1961. Elle rassemble des gens, des savoirs et des ressources pour renforcer l’autonomie des personnes, des organisations et des collectivités. SUCO soutient les collectivités dans l’amélioration de leurs conditions sociales, économiques et environnementales en bâtissant, avec elles, des systèmes alimentaires viables et une plus grande résilience climatique.

Dans l’ensemble de ses activités, SUCO s’assure que la réalité et les besoins des femmes sont pris en compte et qu’elles participent pleinement aux décisions. Actuellement, SUCO travaille au Canada, au Bénin, au Burkina Faso, au Togo, en Côte d’Ivoire, au Guatemala, en Haïti, au Honduras, au Nicaragua, au Pérou et au Sénégal.

**Nous sommes à la recherche d'un ou d'une adjoint.e à l'administration - Volontariat pour un comblement temporaire d'environ (3) mois.**

**Sommaire**:
Sous la responsabilité du responsable du volontariat et en étroite collaboration avec la chargée de projet - Volontariat et l’agente de dotation, l’adjoint-e à l’administration assure le volet administratif et logistique des programmes de volontariat de SUCO.

**RESPONSABILITÉS ET TÂCHES**

**Administration et logistique du processus de dotation**:

- Appuyer l’affichage des mandats dans les réseaux existants et développer de nouveaux réseaux d’affichage (médias sociaux, établissements d’enseignement, etc.) ;
- Appuyer la coordination des références professionnelles ;
- Participer à des entrevues de recrutement des volontaires, au besoin

**Administration et logistique des programmes de volontariat**:

- Transmettre aux futurs volontaires les informations pré-départ nécessaires ;
- Coordonner la logistique pré-départ (visas, billets d’avion, démarches administratives, dossiers médicaux, etc.) ;
- Assurer la gestion des dossiers des volontaires (suivi et classement des documents liés aux examens médicaux, assurances-santé, dossier Drive, courriel professionnel, courriels de bienvenue, etc.) ;
- Mettre en place un système de classement et d’organisation de dossiers répondant aux exigences des bailleurs de fonds et aux besoins d’accès à l’information ;
- Préparer les contrats, document RAMQ, annexes (renouvellement, changement ou résiliation de contrats des volontaires) ;
- Appuyer l’enregistrement des bureaux pays (traduction, notariat, AMC et consulat) ;
- Participer à la sélection des fournisseurs de services, préparer l’Appel d’offre et le contrat du/des fournisseur(s) sélectionné(s) (Service de traduction, d’interprétation, etc.) ;
- Suivre et actualiser l’inventaire PCV ;
- Coordonner l’achat des billets d’avion pour les déplacements du personnel de Montréal à l’un de nos pays d’intervention ;
- Organiser la logistique des formations (réservations des locaux, traiteur, etc.) ;
- Fournir un appui à l’équipe pour divers besoins (logistique traduction/ enregistrement légal et administration bureau terrain).

**Participation à la vie associative et interne de SUCO**
- Participer aux réunions d’équipe ;
- Participer à l’AGA et aux rencontres annuelles de programmation ;
- Mener à bien des dossiers qui lui sont confiés.

**QUALIFICATIONS**
- Formation post-secondaire (AEC ou DEC) en administration, gestion ou tout autre domaine d’études pertinents au poste ;
- Une (1) année d’expérience pertinente aux fonctions ;
- Capacité à gérer des bases de données informatisées, connaissance d’un système ATS et de la plateforme Airtable, un atout ;
- Bonne connaissance de la suite MS-Office, notamment d’Excel ;
- Connaissance du fonctionnement logistique de la coopération volontaire, un atout ;
- Expérience en coopération internationale en Amérique latine, en Haïti ou en Afrique, un atout ;
- Excellentes capacités organisationnelles ;
- Excellentes capacités en communication et bonne capacité de rédaction, une capacité de synthèse et un excellent français écrit ;
- Capacité de parler et de lire l’anglais et l’espagnol, un atout.

**CONDITIONS**

**Type d’emploi**: Temporaire, poste syndiqué

**Horaire**: 35h / semaine (Hybride)

**Échelle salariale**: 40 003$ - 45 044$

**Conditions de travail**: Selon les dispositions prévues dans la convention collective

**Lieu de travail **:7250 rue Clark, Montréal, QC, H2R 2Y3
**Transport en commun à proximité**