Préposé(E), Centre de Conférences Conference

**Raison d’être du poste**: Le/la titulaire du poste est une personne multifonctionnelle qui offrira une expérience client inégalée à la réception et au service dans nos salles de réunion.

**Horaire de travail**: Du lundi au vendredi 7 h 30 h à 15 h 30 ou de 10h à 18h

**Supérieur immédiat** : Ce poste relève du Chef d'équipe, Centre de conférence et expérience client

**Responsabilités clés**:
**Réception (50%)**
- Accueillir et orienter les visiteurs, les clients externes et internes, et répondre efficacement à leurs demandes.
- Communiquer avec le membre approprié du bureau pour annoncer l'arrivée du visiteur.
- Faire fonctionner le standard téléphonique, répondre aux appels entrants au bureau et les transférer à la personne appropriée.
- Fournir des informations générales sur le bureau selon les besoins des appelants.
- Effectuer la procédure d'ouverture/fermeture de la réception.
- Préparer divers rapports sur une base hebdomadaire (facturation, fournisseurs, commandes, etc.).

**Service (50%)**
- Mettre en place le service dans les salles de conférence pour diverses demandes (ex. : repas, cocktails et boissons).
- Préparer les salles de conférence et les salles à manger des employés de manière à ce qu'elles soient propres et approvisionnées.
- Servir le petit-déjeuner, le déjeuner, les collations, les cafés spéciaux, les cocktails et le dîner à l'occasion.
- S'assurer que les salles de conférence sont propres et qu'il y a suffisamment de fournitures (papier, crayons, etc.)
- Servir les cafés spéciaux
- Recevoir les services de restauration, effectuer le contrôle de la qualité et s'assurer que la commande est complète.
- Préparer les services (vaisselle, verres, ustensiles, boissons, eau, snacks)
- Préparer les salles pour les repas et nettoyer après les repas
- Assurer le service dans le salon des avocats (collations du matin)
- Gérer la liste des préférences / allergies / intolérances

**Formation et expérience exigées**:

- Minimum de un (1) à trois (3) années d’expérience dans un rôle similaire
- Expérience en milieu professionnel

**Qualifications**:

- Capacité d’adaptation et à travailler dans un environnement changeant et sous pression
- Bilinguisme français et anglais
- Excellent sens du service à la clientèle
- Proactif et à l’écoute de la clientèle
- Bon jugement, calme et discrétion
- Intérêt pour l’apprentissage de nouvelles tâches et processus de travail

**Salaire et avantages sociaux**:

- Salaire selon expérience
- Révision salariale annuelle concurrentielle
- Gamme complète d'avantages sociaux
- Bureau situé au centre-ville de Montréal près des transports en commun
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**Job description**: The incumbent is a multifunctional person who will offer an unparalleled client experience at the reception and the service in our boardrooms.

**Flexible working hours**: Monday to Friday 7:30 a.m. to 3:30 p.m. or 10 a.m. to 6 p.m.

Immediate report: This position reports to the Team Lead, Conference Centre & Client Experience

**Key responsibilities**:
**Reception (50%)**
- Welcome and direct visitors, external and internal clients, and respond effectively to their requests
- Communicate with the appropriate member of the office to announce the arrival of the visitor
- Operate the switchboard, answering incoming calls to the office and transferring them to the appropriate person
- Provide general information about the office as needed by callers
- Perform the opening/closing procedure for the reception desk
- Prepare various reports on a weekly basis (invoicing, suppliers, orders, etc.)

**Service (50%)**
- Set up the service in the conference rooms for various requests (e.g., meals, cocktails, and beverages)
- Prepare the conference rooms and employee dining areas are clean and stocked
- Serve breakfast, lunch, snacks, special coffee, cocktails, and dinner on occasion
- Ensure that the boardrooms rooms are clean and that there are sufficient supplies (paper, pencils, etc.)
- Serve special coffees
- Receive catering services, do quality control, and ensure that the order is complete
- Prepare services (dishes, glasses, utensils, beverages, water, snacks)
- Prepare the rooms for the meals and clean up after the meals
- Provide service in the lawyer lounge (morning snacks)
- Manage the list of preferences / allergies / intolerances

**Education and experience requirements**:

- Minimum 1 - 3 years’ experience in a similar role
- Experience in a professional environment

**Qualifications**:

- Bilingual, French and English
- Ability to adapt and work in a changing and pressured environment
- Excellent client service skills
- Proactive and attentive to customer needs
- Good judgment, calm and discrete
- Interest in learning new tasks and work processes

**Salary and benefits**:

- Salary based on experience
- Competitive annual salary revision
- Full range of benefits
- Office located downtown Mon