Administrateur(Trice), Soutien Administratif

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Exécuter différentes tâches administratives et de bureau, administrer les ressources financières et humaines et fournir un soutien professionnel à un ou plusieurs gestionnaires et à leurs subordonnés immédiats. Le titulaire du poste fournit des services administratifs généraux en veillant au respect de tous les processus administratifs et opérationnels ainsi que des normes de contrôle, tout en cherchant à déterminer et à développer des occasions d’amélioration et à participer à leur mise en œuvre, et contribue ainsi à la bonne marche du groupe d’exploitation.
- Soutenir la mise en œuvre des initiatives stratégiques, et faire le suivi des indicateurs et des étapes importantes.
- Établir des relations efficaces avec les parties prenantes internes et externes.
- Analyser les données et les renseignements pour fournir des idées et des recommandations.
- Diriger la planification, la coordination et la tenue des activités du service.
- Offrir du soutien spécialisé et professionnel à un dirigeant et à ses directeurs principaux au sein d’un service ou d’un groupe d’exploitation important et diversifié.
- Assurer la coordination et le suivi des budgets; produire des rapports sur les résultats par rapport aux budgets.
- Offrir du coaching et du mentorat au personnel administratif débutant pour l’aider à acquérir les compétences nécessaires à l’exercice de ses responsabilités actuelles.
- Gérer et surveiller les calendriers et les événements à venir. Transmettre les invitations aux réunions, réserver les salles de réunion et prendre les dispositions nécessaires, notamment quant aux ressources, pour que les réunions se déroulent efficacement et sans problème. Participer à la coordination et la tenue des activités du service.
- Établir et maintenir un système de classement; veiller à ce qu’il soit facile d’accéder aux rapports d’activités, aux rapports d’exploitation, aux formules et à tout autre document, en version électronique ou papier.
- Appuyer l’élaboration d’un message personnalisé, ce qui peut comprendre la rédaction, la révision et la transmission des communications (ex., correspondance, présentations, politiques et procédures).
- Acheminer les communications sortantes. Répondre aux appels à la ligne téléphonique centrale, répondre aux demandes de renseignements ou les acheminer.
- Traiter les factures en vue de leur règlement, conformément aux processus, aux lignes directrices et aux ententes avec les fournisseurs consignés.
- Préparer et consigner les demandes de remboursement de frais et les notes de frais par service. Faire le suivi des dépenses pour assurer le respect du budget.
- S’occuper des réservations de voyage, en faisant des réservations de vol et d’hôtel selon les besoins.
- Assurer la liaison avec les unités d’affaires internes et les fournisseurs externes et participer à la coordination et à la mise en œuvre de mesures liées aux locaux et aux immeubles, et notamment aux employés contractuels ou occasionnels et aux membres du personnel qui arrivent dans l’organisation ou qui la quittent, aux relocalisations, à la planification des bureaux et aux besoins de nouveau mobilier, tout en veillant à ce que les opérations soient interrompues le moins possible.
- Gérer les stocks de fournitures; à cette fin, vérifier les stocks pour en déterminer le niveau; prévoir les fournitures nécessaires; passer les commandes de fournitures et en demander la livraison; vérifier la réception des fournitures.
- S’assurer que tous les horaires de vacances et d’absences sont consignés, qu’ils tiennent compte des besoins d’affaires essentiels, qu’ils suivent les lignes directrices et qu’ils sont gérés de façon uniforme pour l’ensemble des employés de l’équipe; repérer les conflits d’horaire aux fins de résolution.
- Coordonner les besoins de formation du personnel (recherche, réservations, annulations, confirmations, etc.).
- Collaborer avec les parties prenantes internes et externes pour atteindre les objectifs d’affaires.
- Classer les renseignements pour assurer l’exactitude et l’exhaustivité.
- Exécuter des tâches complexes et diversifiées en respectant les règles et les limites établies; gérer au besoin les demandes de transmission à l’échelon supérieur des autres employés.
- Analyser les problèmes et déterminer les prochaines étapes.
- Des tâches et des responsabilités plus larges peuvent être attribuées au besoin.

**Qualifications**:

- Généralement de trois à cinq années d’expérience professionnelle pertinente dans une fonction de soutien administratif ou professionnel avec diplôme d’études postsecondaires dans un domaine connexe, souhaitable.
- Connaissances spécialisées.
- Compétences en communication orale et écrite - bonnes compétences.
- Compétences en organisation - bonnes compétences.
- Compétences pour la collaboration et le travail d’équipe - bonnes compétences.
- Compétences en analyse et en résolution de problèmes - bonnes compétences.