Agent, Agente Aux Activités

**Milieu de travail**:
**HEC Montréal** est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

Les principaux champs d’activité du **Registrariat **sont : l’admission, l’inscription, l’organisation scolaire, la surveillance des examens, la délivrance des relevés de notes, des attestations d'études et des parchemins et la gestion administrative des dossiers étudiants. Le Registrariat voit à la gestion et à la conservation des dossiers des étudiants. Il est également responsable de la production et de la transmission des statistiques officielles sur la population étudiante de l'École.

Les **Directions administratives de programme **effectuent la gestion administrative des dossiers étudiants pour les programmes sous leur responsabilité: analyse, traitement technique et divers contrôles liés aux étapes du cheminement de l'étudiant : admission, inscription, horaires, examens, relevés de notes et diplômes.

**Rôle et responsabilités**:
L’**agent ou l’agente aux activités** fournit des renseignements à la clientèle de son secteur de travail, et effectue un ensemble de tâches administratives en soutien au traitement du cheminement des dossiers étudiants et des activités du programme.
- Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :_

Reçoit et filtre les appels téléphoniques, le courrier et les courriels de son équipe, et accueille la clientèle. Tient à jour l’agenda de son secteur de travail.

Prépare les dossiers d’admission pour analyse et les transmets aux membres de son équipe. Effectue la cueillette, la synthèse et l’agencement de renseignements nécessaires à l’étude.
- Prépare les communications appropriées aux étudiants et en contrôle la qualité.

Traite les demandes d’autorisation d’études hors établissement, au besoin.
- Compile, organise et tient à jour les données et décisions relatives aux activités de son secteur.
- Extrait des données, les valide, les traite, les transforme, de manière à produire des listes, des indicateurs ou des graphiques, selon les besoins.

Selon le calendrier opérationnel établit, prépare et diffuse les communications générales à l’intention de la clientèle desservie. Tient à jour les listes de diffusion.

Approuve les cas d’absences motivées aux examens et effectue le suivi auprès des intervenants concernés. Soumet à son supérieur les cas litigieux.

Traite les demandes d’examens spéciaux (prolongation de la durée de l’examen, examen à distance, etc.), et informe l’étudiant des modalités particulières appliquées dans son cas. Assure le suivi auprès des personnes appropriées.

Organise les processus entourant les différentes activés de son programme, dont celles des dépôts des projets d’intégration.

Prépare les modèles de lettre, les courriels, les tableaux, les formulaires et les rapports Selon la demande.
- Prépare la documentation matérielle et participe à l’organisation logistique des activités.

Renseigne les clients potentiels sur les caractéristiques des programmes d’études de son secteur et en assure la promotion.

Soumet tout dossier requérant une attention particulière et présente ses recommandations à son supérieur; effectue toute autre tâche, à la demande de celui-ci ou nécessitée par ses fonctions, de façon à maintenir ou améliorer l’efficacité de son secteur de travail.

**Profil recherché**:
Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou dans une discipline jugée équivalente

Minimum de quatre années d’expérience de travail pertinente

Bonne connaissance des langues française et anglaise, parlées et écrites

Maîtrise des logiciels de bureautique niveau avancé, notamment les fonctions de la suite Microsoft Office

Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client), dans la gestion de situations conflictuelles et dans les communications orales et écrites.

Esprit méthodique, rigueur et souci du détail

Capacité d’analyse et de synthèse

Sens de l’organisation et de la planification, initiative et autonomie

Capacité de travailler en équipe, sur plusieurs dossiers simultanément et à l’intérieur de délais restreints, bonne gestion du stress

Capacité d’adaptation aux changements

Intérêt marqué pour l’apprentissage de nouvelles technologies

Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels

Disponibilité pour effectuer du travail à l'extérieur de l'horaire régulier

Connaissance du système d'éducation et du milieu universitaire (atout)

Connaissance de l’utilisation d’un système de gestion intégré (ex. : PeopleSoft, S