Administrateur(Trice) de Projets Junior(E)

Chez Arup, notre dévouement passe par le développement durable et la réalisation de projets socialement utiles et porteurs de sens. Notre objectif, nos valeurs partagées et notre approche collaborative nous distinguent depuis plus de 75 ans et orientent notre mission visant à façonner un monde meilleur.

Nous mettons de l’avant des solutions pour résoudre les problèmes les plus complexes au monde et réalisons ce qui semble insurmontable, avec curiosité et créativité. Notre organisation florissante et en pleine croissance vous offre de nombreuses possibilités de façonner un monde meilleurainsi que votre avenir.

Arup cherche un(e) administrateur(trice) de projets junior(e), doté(e) d’excellentes aptitudes en communication et d’une ferme volonté d’apprendre les multiples facettes de l’administration de projets. Ce poste encadré et interdisciplinaire offre la possibilité d’acquérir une foule de connaissances de tous les secteurs de notre organisation.

**Description du poste**
- Se familiariser avec nos systèmes et procédures de gestion des informations/données et en assurer la mise en œuvre;
- Soutenir la gestion des documents de projets et la fluidité des informations en supervisant les flux de travail pertinents et en coordonnant les délais d’exécution dans des environnements communs de données, notamment Aconex, Procore, Unifier, SharePoint et ProjectWise; ceci comprend l’organisation, le suivi et la revue des documents de projets et leur diffusion aux parties prenantes concernées, le tout en assurant la conformité avec les processus internes et les normes externes, favorisant ainsi l'exécution harmonieuse et efficace du projet.
- Traiter les demandes d’informations et les soumissions de projets, en assurant leur diffusion, leur réponse et leur suivi en temps opportun tout au long du projet;
- Revoir et vérifier les documents afin d’en assurer l’intégralité, l’exactitude, la qualité et la conformité avec les procédures établies et les plans de projet;
- Collaborer étroitement avec l’équipe de gestion de projet, les équipes techniques, les sous-traitants et les autres membres pertinents afin d’assurer la fluidité des communications et des informations;
- Aider à la création et à la gestion de sites sur SharePoint;
- Aider à la préparation et à la soumission de rapports, devis techniques, correspondances, feuilles de calcul et présentations afin d’assurer une révision et une mise en forme de la plus haute qualité, conformément aux normes de notre image de marque;
- Effectuer la recherche, la collecte et l’analyse de données afin de produire les rapports et documents pertinents;
- Participer aux réunions de projets et fournir son soutien à cet égard, y compris la préparation des notes, des ordres du jour, des procès-verbaux, des rappels et des mesures de suivi;
- Apporter son soutien dans l’élaboration des appels d’offres;
- Entrer les données dans le Système de gestion des relations-clients (CRM);
- Préparer les factures relatives aux projets.

**Exigences**:

- Diplôme d’études secondaires ou l’équivalent; diplôme en administration, en gestion de projets ou dans un domaine connexe, un atout;
- Connaissance de la plateforme SharePoint;
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale;
- Capacité à œuvrer dans un environnement axé sur le travail d’équipe;
- Dynamisme et volonté d'aborder de nouveaux projets et de nouvelles idées;
- Minutie et sens de l’organisation;
- Capacité à accomplir des tâches de nature confidentielle avec tact et diplomatie;
- Capacité à travailler dans un environnement au rythme soutenu;
- Attitude proactive, grande motivation et excellentes aptitudes interpersonnelles;
- Capacité à exercer ses fonctions de manière autonome ou en équipe tout en restant concentré et productif;
- Excellente gestion du temps et discipline dans un contexte de télétravail;
- La connaissance fonctionnelle du français est requise pour les postes situés en permanence au Québec afin que le titulaire puisse communiquer au besoin avec ses collègues, clients, partenaires et fournisseurs au Québec.
- L’exigence d’une autre langue est requise pour ce poste afin de pouvoir communiquer avec les collègues, clients, partenaires et fournisseurs situés majoritairement à l’extérieur du Québec.

**Projets d’envergure de notre équipe**
- Système léger sur rail (SLR) de Finch West
- Projet de prolongement vers l’ouest de la ligne de métro Eglington Crosstown
- Centre de cancérologie de Calgary

**Nos avantages**

Chez Arup, nous nous soucions de la réussite de nos membres afin d’assurer notre essor mutuel.

Guidés par nos valeurs fondamentales, nous offrons une gamme d’avantages sociaux concurrentiels qui reconnaissent l’apport de nos membres à nos succès communs. Nous offrons une rémunération compétitive, juste et équitable ainsi qu’un cadre professionnel où chacun peut s’intégrer et s’épanouir pleinement grâce à des programmes axés sur la santé et le bien-être, un large éventail de formations et de nombreuses p