Réceptionniste Médicale

(English Description below)

**À propos de nous**

Nous sommes une nouvelle clinique médicale au coeur de Côte-des-Neiges, un quartier multiculturel de Montréal.

Nous aimerions servir cette communauté et éliminer les barrières linguistiques et socio-économiques limitant l'accès aux services de santé.

Nous visons à le faire en tirant parti de la technologie et des pratiques médicales à jour.

Nos valeurs reposent fortement sur l'intégrité, la durabilité et l'autonomisation des patients.

**À propos de l'emploi**

Relevant du directeur médical, le/la réceptionniste médicale est responsable de créer une atmosphère accueillante pour tout le personnel et les patients et d’assurer le maintien de la propreté de la clinique selon des normes professionnelles élevées.

**Responsabilités principales**:

- Accueillir les visiteurs et s'assurer qu'ils suivent les protocoles de réception de la clinique
- Utiliser le programme de tenue de dossier médical électronique pour signaler l'arrivée du patient et télécharger des documents papier dans les dossiers des patients
- Maintenir les dossiers des patients en obtenant, en enregistrant et/ou en mettant à jour leurs renseignements personnels
- Optimiser la satisfaction des patients et le temps des professionnels de la santé
- Réconforter les patients en répondant à leurs préoccupations professionnellement, en résolvant les demandes/plaintes
- Recevoir et transmettre des messages à et du personnel
- Traiter les paiements si nécessaire
- S'assurer que la propreté de la clinique est bien maintenue et que la propriété est nettoyée par le service de ménage
- Contribuer aux processus généraux d'amélioration continue au sein d'une clinique en démarrage
- Toute autre tâche cléricale connexe

**Exigences principales**:

- Diplôme en administration/comptabilité, un minimum d'un an d'expérience dans une clinique médicale ou dans le secteur de la santé du Québec et connaissance pratique de la terminologie médicale
- Expérience en tant que réceptionniste médicale - un atout
- Bonne connaissance de la suite Office (Word, Excel, Outlook, etc.) et facilité d'apprentissage de nouveaux outils informatiques (facturation, programme de tenue de dossier médical, etc.)
- Expérience avec les systèmes de dossiers médicaux électroniques, en particulier Medesync - un atout
- Excellente connaissance de l'anglais et du français écrits et parlés; le tamoul est un atout
- Excellents standards de qualité en termes de service à la clientèle
- Compétences interpersonnelles et de communication, preuve de jugement professionnel, résolution de problèmes et volonté d'améliorer la qualité des services/opérations
- Initiative, autonomie et excellente gestion du temps
- Bon esprit d'équipe, aptitude à effectuer plusieurs tâches simultanément et à travailler dans des situations à haute pression
- Respect strict de la confidentialité des informations personnelles
- Temps partiel possible, temps plein préféré

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**About Us**

We are a new Medical Clinic in the heart of Cote-des-Neiges, a multicultural neighbourhood in Montreal.

We would like to serve this community and break down linguistic and socio-economic barriers limiting people from accessing healthcare services.

We aim to do this by leveraging technology and up-to-date medical practices.

Our values rely heavily on integrity, sustainability and patient empowerment.

**Job description**

Reporting to the Medical Director, the Medical Receptionist is responsible for creating a welcoming atmosphere to all staff and clients/patients and ensuring that the clinic is maintained to high professional standards and client satisfaction.

**Main responsibilities**:

- Greeting visitors to the clinic and ensuring they follow reception/clinic protocols
- Utilizing Electronic Medical Record (EMR) program to signal arrival of patient and uploading paper documents to EMR patient files
- Maintaining patient files by obtaining, recording and updating their personal information
- Optimizing patient/client satisfaction and health care professionals’ time
- Comforting patients/clients by addressing their concerns within professional limits, resolving inquiries/complaints
- Receiving and sending fax documents, via fax and/or e-fax options
- Receiving and communicating messages to and from staff
- Process payments when necessary
- Maintaining the reception area and ensuring that the clinic is well maintained by housecleaning service
- Contributing to the general continual improvement processes within a start-up clinic
- Any other related task

**Main Requirements**:

- Diploma in administration/accounting, a minimum of 1 year of experience in a medical clinic or within Quebec health sector and working knowledge of medical terminology
- Experience as a medical receptionist - an asset
- Good knowledge of Office Suite (Word, Excel, Outlook, etc.) and ease of learning new IT tools (bil