Technicien(Ne) en Bureautique

Poste syndicable, non syndiqué

L’INSTITUT UNIVERSITAIRE DE CARDIOLOGIE ET DE PNEUMOLOGIE DE QUÉBEC - UNIVERSITÉ LAVAL EST UN CENTRE HOSPITALIER UNIQUE

Annuellement, 15 079 personnes y sont hospitalisées et 131 189 visites sont réalisées en mode ambulatoire pour 45 088 usagers. Le bassin de desserte s’élève à plus de deux millions d’habitants, soit environ 30 % de la population du Québec. Affilié à l’Université Laval, l’établissement compte sur la collaboration et le dévouement de 3 500 intervenantes et intervenants, médecins, professionnels, chercheurs, gestionnaires et bénévoles pour offrir des soins et des services de qualité aux clientèles hospitalisées et ambulatoires. L’Institut offre notamment des programmes de soins et de services spécialisés et ultraspécialisés pour le traitement des maladies cardiovasculaires, respiratoires et des maladies reliées à l’obésité. Les médecins et les professionnels de la santé de l’Institut possèdent une vaste expertise et contribuent à faire avancer la science de la médecine. L’Institut a aussi comme mission d’évaluer des technologies et des modes d’intervention en santé. Le Centre de recherche de l’Institut est reconnu internationalement pour la qualité de ses travaux de recherche.

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous l’autorité de la présidente-directrice générale adjointe (PDGA), la personne occupant ce poste est une proche collaboratrice de celle-ci et un soutien dans la gestion du Bureau de la PDGA. Elle assure un suivi rigoureux des différents mandats et dossiers en découlant, et ce, auprès des directions constituant l’organisation. La personne titulaire de ce poste assure la coordination ainsi que le soutien administratif et de secrétariat du Bureau de la PDGA. Entre autres, elle gère le flux d’information reçu par sa supérieure. Elle est responsable du secrétariat et du suivi des travaux relevant de la PDGA. Tout en étant une personne-ressource pour le personnel administratif des directions cliniques, elle cible leurs besoins de formation et effectue la gestion du plan de développement des compétences. Également, elle fait auprès des directions cliniques le suivi des diverses redditions de comptes, les consignes et transmet les informations au ministère de la Santé et des Services sociaux.

De façon plus précise, la personne titulaire du poste est appelée à faire les tâches suivantes:

- Conseille la PDGA sur des enjeux liés aux dossiers courants de la Direction générale et la soutient dans la préparation des représentations publiques et internes.
- Prépare les projets de réponses aux demandes d’avis, ou d’informations adressées au Bureau de la PDGA.
- Assiste la PDGA ou l’équipe de la haute direction en documentant et en analysant les données pertinentes à l’élaboration des différents dossiers de gestion de l’organisation.
- Effectue des recherches, compile, analyse et synthétise des données afin d’assurer la rédaction de documents officiels.
- Voit à la gestion de la correspondance, des appels et des courriels de la PDGA ainsi qu'à la délégation des divers suivis à effectuer en découlant.
- Assure la gestion de l’agenda de la PDGA.
- Assure l’interface entre la PDGA et les différentes directions et avec les autres gestionnaires de l’établissement dans le cadre des dossiers sous la responsabilité de la PDGA.
- Répond aux demandes de renseignements de nature courante ou complexe exigeant des connaissances approfondies de la haute direction.
- Reçoit les différents documents requérant la signature de la PDGA et s’assure que les validations préalables ont été effectuées et que le niveau d’autorisation requis est respecté. Réachemine ensuite lesdits documents aux personnes concernées.
- Élabore les outils de travail nécessaires au suivi des activités administratives, tout en visant le déploiement de pratiques innovantes.
- Planifie des rencontres ponctuelles avec les techniciennes ou techniciens en administration relevant des directions cliniques, visant le bon fonctionnement du secrétariat administratif.
- Effectue auprès des directions cliniques le suivi des diverses redditions de comptes, les consignes et transmet les informations au ministère de la Santé et des Services sociaux.
- Elle cible les besoins de formation pour le personnel administratif des directions cliniques et effectue la gestion du plan de développement des compétences.
- Peut être appelée à assumer certains mandats confiés par la haute direction.
- Rédige, transcrit et corrige les notes de service, les communiqués, la correspondance, les rapports, les tableaux, les comptes rendus et autres documents relevant de sa compétence.
- Contribue à la mise à jour de certains documents et transmet les documents mis à jour aux personnes concernées.

**Exigences **:La personne doit posséder trois années d’expérience dans une fonction si