Secrétaire D’école ou de Centre

**GORDON ROBERTSON ACAEÉMIE DE BEAUTÉ**

**Directeur: Roger Rampersad**

**Qualifications requises**:
Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.

ET

Avoir des connaissances de base en bureautique

ET

Être titulaire d’un document datant d’au plus trois (3) ans attestant la réussite:

- Soit d’un cours de secourisme général d’une durée mínimale de huit (8) heures;

Soit d’un cours d’appoint d’une durée mínimale de six (6) heures visant la mise à jour des connaissances acquises dans le cadre du cours mentionné au paragraphe précédent.

**Autres exigences**:

- Bilinguisme (anglais et français)
- Excellente connaissance de Microsoft Office et connaissance des méthodes générales de secrétariat
- Examens requis
- Connaissance de Google Docs/Sheets et des formulaires
- Connaissance des systèmes GPI, DOFIN et PAIE
- Connaissance de l’entrée des absences et suppléances dans le système de paie
- Excellentes compétences en relations interpersonnelles, en organisation et en gestion du temps
- Attitude ouverte et accueillante
- Connaissance du fonctionnement quotidien d’une école
- Excellentes compétences en communication
- Capacité de travailler des heures supplémentaires le soir durant l’année scolaire (p. ex. Séances d'information sur le programme, séances d'orientation, remise des diplômes, événements spéciaux
- Connaissance du processus d’inscription des élèves
- Capacité et disposition à intervenir positivement et à aider les élèves ayant divers besoins

**Nature du travail**:
En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à voir, selon les instructions ou en collaboration, à la bonne marche administrative de l’école ou du centre, notamment en assumant la responsabilité et la coordination des travaux administratifs du secrétariat de l’école ou du centre d’éducation des adultes ou du centre de formation professionnelle.

**Tâches quotidiennes/Dossiers**:

- Assister le directeur dans le fonctionnement général de l'école:

- Gestion des absences internes des enseignants
- Remplir les formulaires OER et HRTF nécessaires
- Saisie des contrats de service
- Inscription et transport des élèves
- Finances et gestion du budget
- Paiements des enseignants
- Commandes d'achat
- Participer à la coordination et à la planification d'événements tels que la cérémonie de remise des diplômes.
- Administrer les premiers soins ; remplir les rapports requis et informer les élèves et les enseignants.
- Assurer le suivi des absences des enseignants.
- Accueillir et traiter les élèves et les membres de la communauté de manière accueillante et professionnelle.
- Préparer et tenir à jour des listes d'enseignants disponibles pour des remplacements.
- Responsable de tous les aspects de la paie
- superviser les formulaires d'option des élèves, les formulaires de préférence des enseignants et les cartes d'accès
- Accueillir les enseignants stagiaires et les organiser
- Trousses pour les nouveaux employés
- Gérer et comprendre JADE
- Archivage et classement
- Gestion des dossiers du personnel et des formulaires d'urgence
- Saisir les demandes de maintenance
- Coordonner le personnel de bureau