Coordonnateur, Contrôleur de Projet

Numéro de référence: 639

Statut: Permanent - temps plein

Salaire annuel / taux horaire: 53 464 - 66 044

Nombre de postes à pourvoir: 1

Saviez-vous que VIA Rail a d’ambitieux projets de modernisation de ses services et de ses infrastructures? Qu'il s'agisse de notre nouvelle flotte de trains ultramodernes, ou de nos projets d'amélioration continue de nos infrastructures, nous préparons l'avenir du transport au Canada. Faire partie de VIA Rail c’est faire partie d’un effort collectif en mobilité durable.

Le coordonnateur, Contrôle de projets relèvera directement du directeur, Contrôle de projets et servira de ressource clé pour les gestionnaires principaux, Contrôle de projets, les gestionnaires de projet et les contrôleurs de projet. En collaboration avec le Centre d’excellence (CE), la personne titulaire du poste sera chargée de créer et de maintenir des structures pour la mise en place d’activités administratives permettant de garantir un suivi rigoureux et un soutien qui s’harmonisent avec la gouvernance interne et les obligations contractuelles envers les intervenants et les fournisseurs externes. Le coordonnateur fournira un soutien lié à plusieurs portefeuilles et programmes majeurs, permettant ainsi aux contrôleurs de projet d’aider efficacement les gestionnaires de projet, d’équipe et de programme à respecter les échéances et les objectifs du projet.

Responsabilitées:

- Servir de ressource principale pour les gestionnaires du contrôle de projet dans le suivi des activités d’approvisionnement, de la demande jusqu’à l’appel d’offres, l’attribution du contrat, la gestion des bons de commande, la facturation et les processus de paiement, en veillant à ce que les délais établis dans le calendrier détaillé du projet soient respectés;
- Fournir des rapports courants au directeur, Contrôle de projets sur l’état des activités d’approvisionnement, les indicateurs de rendement clés (IRC) et les progrès, garantissant ainsi une exécution transparente des tâches administratives;
- Communiquer clairement les attentes et les exigences en matière de données aux membres de l’équipe afin de faciliter la collecte de renseignements exacts et en temps opportun;
- Recueillir et analyser l’information provenant de diverses sources, en maintenant et en mettant à jour les bases de données pour appuyer les activités de contrôle de projet;
- Collaborer avec les gestionnaires principaux et le directeur du contrôle de projets pour évaluer et documenter les processus, les outils et les flux de travail actuels, en proposant des améliorations et une normalisation entre les fonctions;
- Formuler des recommandations sur l’adaptation des processus et des procédures afin qu’ils correspondent mieux aux besoins changeants des projets et à l’évolution de l’environnement de travail;
- Effectuer diverses tâches administratives ponctuelles, en hiérarchisant les affectations pour répondre aux besoins du groupe de contrôle de projets. Les responsabilités peuvent inclure le soutien aux contrôleurs de projet et aux planificateurs concernant l’exploration et la saisie de données, la coordination de groupes de travail dans le cadre d’initiatives d’amélioration interne ou du lancement de nouvelles méthodes de travail, la gestion des activités liées à la gestion du temps au sein du groupe, la saisie de procès-verbaux de réunions, le suivi des mesures à prendre et la préparation de rapports.

Requis:

- Diplôme d’études collégiales en administration ou dans une discipline similaire;
- 3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire;
- Expérience en coordination de projets et aide administrative;
- Bonne connaissance de la suite MS Office (plus précisément EXCEL, VISIO et Power Point);
- Bonne connaissance d’Oracle E-Business Suite, de SharePoint et des outils de planification;
- Bonnes compétences en rédaction en français et en anglais;
- Bonne connaissance de Power Query et de Power BI, un atout;
- Expérience en administration de contrats, en comptabilité ou en analyse de processus, un atout;

Compétences:

- Expérience du suivi de bons de commande et de contrats, et du suivi et du rapprochement de factures;
- Excellent sens de l’organisation et souci du détail;
- Esprit d’initiative, motivation personnelle et autonomie;
- Capacité de rédiger des rapports et des instructions clairs;
- Facilité à communiquer et à collaborer;
- Capacité d’adaptation au changement;
- Connaissances de base en comptabilité et en analyse de processus.

Chez VIA Rail, nous sommes fiers de souscrire au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et nous travaillons à former des équipes qui reflètent la diversité qui compose la société canadienne. Nous visons à éliminer les obstacles à l’accessibilité en emploi et aspirons à offrir un environnement de travail inclusif et équitable où chaque personne est valorisée, quelles que soient son identité ou ses différences, afin de lui permettre de réaliser son plein potentiel.

Si vous avez besoin d’assistance pour rendre plus acc