Adjoint∙e administratif∙ve, bureau de projets

Votre mission Sous la supervision du Directeur, projets majeurs, le titulaire du poste doit posséder de fortes connaissances dans le domaine de la construction pour assurer un soutien administratif efficace et de qualité pour toutes tâches et activités reliées à la réalisation de projets. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les membres du bureau de projet pour un projet majeur de construction. •Assurer le support administratif et la mise à jour des diverses correspondances, tableaux, rapports, mémoires, projets, formules et autres documents correspondant à la gestion d'un projet de construction ; • Émettre et faire l’envoi des lettres d’adjudications ; • Préparer les représentations animées et graphiques en fonction des besoins et objectifs établis ; • Effectuer la mise en forme de documents sous forme de textes, de tableaux, de graphiques ; • Coordonner et effectuer le réapprovisionnement des articles de bureaux pour le bon fonctionnement du département ; • Préparer les sommaires décisionnels requis par les affaires juridiques et approvisionnements lors d’appel d’offres du chantier ; • Coordonner et faire le suivi des demandes de modification post-contractuel (DMPC) et ordres de changement (ODC) jusqu’à l’approbation finale ; • Assurer la préparation et le suivi des DBS et des paiements de factures ; • Collaborer avec le technicien en gestion documentaire pour le classement des documents et courriels du projet ; • Mettre à jour l’organigramme du chantier et les rendre disponibles ; • Composer et rédiger diverses correspondances ou tout autre document pertinent à partir de directives verbales ; • Assurer le suivi et préparer la documentation requise à la tenue de réunion (ordre du jour, compte rendu, liste des présences) ; • Organiser et convoquer les différentes réunions de l’équipe de projet ; • Effectuer la saisie de diverses données requises par le Bureau de projet ; • Traiter toute la correspondance administrative relative ; • Recevoir et acheminer les appels téléphoniques, ainsi que les messages ; • Recevoir, ouvrir, trier et acheminer le courrier du Bureau de projet ; • Ouvrir et préparer les dossiers et effectuer régulièrement la numérisation et le classement des documents selon la politique de gestion documentaire en vigueur en collaboration avec le technicien en gestion documentaire ; • Exécuter toutes autres tâches connexes à la demande des membres de l’équipe de projet ; • Agir en tant qu'ambassadeur de la culture SST en adoptant des habitudes de travail sécuritaire et en veillant à l'application des règles et des normes SST. Sommaire du poste Travailler en commun pour le bien commun, voilà notre ligne de conduite. Et c’est par la force du nombre que tout devient possible. Nous sommes reconnus pour notre souci de la qualité du service à la clientèle et notre sens de l’innovation. Vous ne perdez jamais de vue qu’au-delà de la dotation, du développement organisationnel, de la rémunération et des relations de travail, il y a surtout des humains ? Venez nous découvrir pour qu’on mette nos points forts en commun. Votre profil • Diplôme d’études secondaires complétées ; • DEP en secrétariat ou équivalent, un atout ; • Deux (2) ans d’expérience à titre d’adjointe administrative et cinq (5) ans d’expérience pour des projets de construction ; • Dactylographie (45 mots nets/minute) ; • Habilités à travailler avec les documents et acronymes associés au domaine de la construction (QRT, DDC, ODC, plans et devis) ; • Carte ASP en construction, un atout ; • Excellente grammaire française et de la rédaction de texte ; • Connaissance des logiciels Suite Office (Word, Excel intermédiaire, PowerPoint, Outlook, Visio) ; • Aptitudes pour le travail en équipe de projet en structure matricielle ; • Capacité de faire de la saisie de données ; • Esprit d'initiative et d’autonomie ; • Grand souci de la confidentialité. Conditions de travail Horaire : 33h par semaine du lundi au vendredi Salaire : 35.08$ / hrs à 38.58$ / hrs* *Le salaire sera déterminé selon l’expérience reconnue et en vertu des conditions de travail applicable selon la convention collective respective. Les avantages de travailler à la STL • Rejoignez un environnement de travail respectueux, propice à la collaboration et qui prône l'excellence ; • Profitez de la meilleure balance travail/famille avec des congés mobiles et monnayables ; • Voyagez sans limites avec un titre de transport en commun ; • Bénéficiez d'avantages sociaux dont un régime de retraite, des assurances collectives, un programme d’aide dédié aux employés et à leur famille et des rabais corporatifs ; • Stationnement gratuit réservé aux employé·es avec bornes de recharge électriques ($) ; • Explorez des possibilités de formation et de perfectionnement excitantes. Compléments d’information Intéressé à joindre notre équipe ? Postulez ici en complétant le processus en ligne. Aucune candidature reçue par courriel, par la poste ou par télécopieur ne sera acceptée.Notez que seules les personnes sélectionnées pour un entretien d’embauche seront contactées.Pour faire partie de notre banque de candidats potentiels, vous pouvez en tout temps soumettre une candidature spontanée, sans nécessairement postuler à une offre d’emploi. Il suffit de créer votre dossier, que nous conserverons pour une durée d’un an. Vous pourrez alors créer vos alertes emplois pour rester à l’affût de nouveaux postes affichés et ainsi y postuler rapidement. Au terme de cette période, vous devrez présenter à nouveau votre candidature.La STL souscrit au principe d’équité en emploi et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées détenant les compétences requises par les emplois concernés.