Conseiller.ère en approvisionnement

SOMMAIRE DE L’EMPLOI :   Relavant de la gestionnaire principale à l’approvisionnement, l’emploi de Conseiller.ère en approvisionnement consiste à assumer, à l’intérieur de son champ de compétences, un rôle de service-conseil et d’expertise fonctionnelle auprès des requérants de la Place des Arts pour favoriser la gestion optimale des services de l’approvisionnement.  Il travaille de concert avec les différentes équipes de travail de la Place des arts. Il procède à l’élaboration des conditions générales pour les différents types de négociation contractuelle. Il supervise les ouvertures de soumissions dans le cadre d’appels d’offres et l’analyse de conformité. Il assiste les gestionnaires dans les processus d’approvisionnement et prépare les dossiers en vue des autorisations par le conseil d’administration ou la direction générale.  DESCRIPTION DES RESPONSABILITÉS :   Collaborer à l’analyse des besoins des personnes usagères, traiter les demandes d'achat procéder à des demandes de prix ou à des appels d'offres, selon le cas.  Assurer les opérations nécessaires au processus des appels d’offres en conformité avec les lois, les règlements et les politiques;  Traiter les commandes d’achats de biens ou de services dans le système Virtuo;  Élaborer des stratégies d’acquisition les plus avantageuses, et ce, dans le respect des lois, des règlements et des normes en vigueur.  Participer  à la refonte des processus, procédures, politique de gestion contractuelle, plan gestion de collusion & corruption et implantation de nouveaux systèmes Assurer un suivi rigoureux des demandes de biens et services, de la conversion de ceux-ci en commandes, ainsi que le suivi des approbations et des commandes expirées à radier.  Accompagner les requérants de la PdA dans la détermination de leurs besoins. Effectuer des analyses financières et commerciales, de même que chercher et comparer des fournisseurs, des produits et des services.   Inviter les entreprises à présenter une soumission sur les biens ou services requis. Évaluer les caractéristiques de chacune et formuler des recommandations;  Assurer l’élaboration, l’implantation et de la mise à jour des méthodes et des procédures de gestion des achats  Assurer que les soumissions répondent aux exigences et déterminer celle qui est la plus avantageuse pour la PdA en tenant compte de la sûreté des approvisionnements, du prix, de la qualité et de la garantie, de la date et du lieu de livraison, du service après-vente et, s'il y a lieu, de la taxe, de l'escompte et des frais de douane;  Analyser les diverses demandes d’achat reliées au même domaine afin de profiter des économies d’échelles avec l'utilisation du CAG (Centre d'acquisitions gouvernementales) ;  Vérifier les bons de livraison et relancer les fournisseurs lorsque les marchandises ne sont pas livrées dans les délais prescrits ou ne sont pas conformes aux spécifications;  Collaborer avec le service des finances pour des conciliations mensuelles et de fin d’année entre les bons de commande et les comptes fournisseurs;  Participer à l’élaboration d’outils de gestion / rapports et à leur mise en application.    QUALIFICATIONS REQUISES :   Diplôme d’études collégiales dans un champ d’études approprié   Avoir cinq (5) années d’expérience en administration, approvisionnement ou Logistiques;  Expérience pertinente dans le domaine de l’approvisionnement du secteur public;  Titre de Secrétaire de comité de Sélection délivré par secrétariat du Conseil du trésor (atout)  Maitrise des lois et règlements concernant les modalités d’appel d’offres et de l’attribution des contrats des organismes publics;    COMPÉTENCES RECHERCHÉES :  Connaissance des logiciels suivants : suite Office, SEAO et Édilex;  Faire preuve de courtoisie et de tact dans les relations interpersonnelles.  Démontrer de bonnes aptitudes pour le travail d’équipe.  Communiquer efficacement à l’oral et à l’écrit, en rédigeant de façon claire et précise.  Gérer des échéanciers serrés, prioriser plusieurs dossiers simultanément et respecter les délais.  Faire preuve de souplesse et d’ouverture face aux changements.  Travailler de manière autonome, avec une approche analytique, rigoureuse, éthique et soucieuse du détail.  Maîtriser le français à l’oral et à l’écrit.  Posséder une bonne connaissance de l’anglais.