Gestionnaire de bureau

À propos de TandemLaunch TandemLaunch est un studio de création d’entreprises basé à Montréal, spécialisé dans le développement et la croissance de startups deep-tech de calibre mondial. Nous travaillons main dans la main avec des fondateurs et des équipes techniques pour transformer des percées scientifiques en entreprises concrètes. Le rôl eNous recherchons un(e) Gestionnaire de bureau qui sera responsable des opérations quotidiennes du bureau et de l’amélioration continue de nos processus administratifs. Vous serez la personne-ressource pour assurer le bon fonctionnement de l’environnement de travail — soutien aux employés, coordination des fournisseurs et services, maintien de contrôles administratifs, et création d’une expérience bureau efficace, accueillante et bien organisée . Responsabilités principal esMettre en place, revoir et améliorer en continu les procédures administratives et de gestion de bure auÉtablir les priorités de travail, s’assurer que les procédures sont respectées et que les échéanciers sont rencontr ésSuperviser et coordonner les activités administratives et les opérations quotidiennes du bure auPlanifier et coordonner les services de bureau, notamment :besoins d’espace / hébergement et relocalisatio nséquipements, fournitures, formulaires et inventai redisposition des actifs, stationnement et accès au bâtime ntcoordination de l’entretien et de la sécuri téAppuyer la préparation du budget d’exploitation et maintenir les contrôles liés à l’inventaire et au budg etSuivre les budgets et les dépenses, en assurant une documentation claire et une gestion structur éeCompiler des données et préparer des rapports périodiques ou ponctuels, des manuels et de la correspondan ceEffectuer la saisie de données avec rigueur et maintenir des dossiers administratifs à jo urPlanifier et organiser des événements internes, programmes d’accueil et initiatives pour l’équi peGérer la logistique des événements (planification, coordination, fournisseurs, horaires et support sur plac e)Profil recher chéBilingue (français/angla is)5+ années d’expérience pertinente en gestion de bureau, administration ou opérati onsÉtudes postsecondaires dans un domaine connexe (ex. : administration, gestion, bureautique, opératio ns)Excellentes compétences en organisation et capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynami queTrès bonnes aptitudes de communication (écrite et verbale) et approche orientée serv iceCapacité à structurer : documenter les processus, améliorer les façons de faire et assurer le su iviExpérience en suivi budgétaire et coordination de fournisseurs (ou forte volonté d’apprend re)Grande attention aux détails, discrétion et fiabil itéExpérience en startup, en tech ou dans un environnement en forte croissa nce________________ ___About TandemLa unchTandemLaunch is a Montréal-based venture studio that builds and scales world-class deep-tech startups. We work hands-on with founders and technical teams to turn breakthrough science into real compan ies. The RoleWe’re looking for an Office Manager who will own the day-to-day office operations and continuously improve our administrative processes. You’ll be the go-to person for keeping the workplace running smoothly—supporting employees, coordinating vendors and services, maintaining controls, and ensuring the office experience is efficient, welcoming, and well organ ized. Key Responsibi litiesImplement, review, and continuously improve administrative and office proc eduresEstablish work priorities, ensure processes are followed, and deadlines a re metOversee and coordinate office administrative activities and day-to-day oper ationsPlan and coordinate office services, incl uding:Space/accommodation needs and reloc ationsEquipment, supplies, forms, and inv entoryAsset disposal, parking, and building accessMaintenance and security coordi nationSupport operating budget preparation and maintain inventory and budgetary co ntrolsTrack budgets and expenditures, ensuring spending is organized and properly docu mentedAssemble data and prepare periodic/special reports, manuals, and correspo ndencePerform accurate data entry and maintain clean administrative r ecordsPlan and execute social events, guest programs, and internal initi ativesManage event logistics (planning, coordination, vendors, schedules, and on-site su pport)What Yo u BringBilingual (English/ French)5+ years of proven experience in office management, administration, or ope rationsPostsecondary studies in a related field (e.g., administration, office management, oper ations)Strong organizational skills and comfort managing multiple priorities in a fast-paced envi ronmentExcellent communication skills (written and verbal) with a service-oriented mindsetAbility to build structure: documenting processes, improving workflows, and following throughExperience with budget tracking and vendor coordination (or strong willingness to learn)High attention to detail, discretion, and reli abilityExperience in a startup, tech, or similarly fast-moving envi ronment