Payroll Specialist

Aperçu du posteComme membre clé du service de la paie, la ou le spécialiste de la paie appuie, du début à la fin, les activités de paie pour les employés au Canada et aux États-Unis pour assurer le paiement exact et en temps opportun des salaires (employés à taux horaire et salariés), des commissions et des primes. La ou le titulaire du poste contribue à l’acquisition de nouvelles capacités (en particulier dans SAP ECP/ECT) et joue un rôle direct dans la vérification et l’amélioration des processus de paie pendant et après la mise en œuvre du système. La ou le spécialiste de la paie relève du vice-président, Finances et administration.Comment vous aurez un impactActivation et mise à l’essai de SAP : participer aux examens de configuration, aux essais d’acceptation par l’utilisateur, aux passages en parallèle et à la résolution des anomalies pour la transition de PeopleSoft à SAP ECP/ECT; documenter les scénarios, les résultats et les mesures correctives.Préparation de la paie : effectuer la préparation, la vérification et le rapprochement pour les employés au Canada et aux États-Unis (cycles des employés à taux horaire et salariés, commissions, primes, saisies-arrêts, avantages sociaux et retenues obligatoires).Mesures de contrôle et conformité : maintenir des mesures de contrôles internes rigoureuses; veiller au respect des exigences fédérales, provinciales et des états (p. ex. Agence du revenu du Canada/Internal Revenue Service, normes d’emploi, heures supplémentaires, politiques sur les vacances et les congés).Activités de fin d’année : contribuer aux rapprochements, à la production des documents de fin d’année (p. ex. T4/T4A et relevés équivalents aux États-Unis), aux demandes de vérification et aux dépôts de documents en vertu de la loi.Qualité et intégration des données : surveiller l’exactitude des données de base et les interfaces (temps, avantages sociaux, systèmes d’information des ressources humaines); effectuer des analyses des causes fondamentales et coordonner les correctifs avec les collègues des TI, des RH et de la paie.Documentation des procédures : créer et mettre à jour des procédures de paie, des listes de vérification et des instructions de travail; contribuer aux articles de la base de connaissances pour les scénarios courants.Service aux intervenants : répondre aux demandes de renseignements sur la paie qui proviennent des employés et des gestionnaires; collaborer avec les superviseurs de la paie, les coordonnateurs principaux et les commis au Canada et aux États-Unis pour résoudre rapidement les problèmes.Amélioration continue : trouver des occasions de simplifier les étapes, de réduire le travail manuel et d’améliorer la production de rapports dans SAP ECP/ECT.Compétences (habiletés et comportements)Expérience pratique des systèmes de paie d’entreprise (expérience de SAP ECP/ECT requise; expérience de PeopleSoft, un atout).Solide connaissance des règles canadiennes et américaines en matière de paie (fiscalité, normes d’emploi, retenues, avantages sociaux et production des documents de fin d’année).Solides aptitudes en analyse et capacités d’effectuer des rapprochements, des analyses des écarts et la résolution des anomalies.Grand souci du détail; capacité de travailler en respectant des échéances serrées et selon les exigences des différentes administrations.Communication claire et professionnelle, et travail d’équipe; capacité de collaborer efficacement avec ses collègues et les intervenants.Maîtrise élevée d’Excel et des rapports sur la paie.Connaissance des méthodes d’essai et des systèmes de mise en œuvre (essais d’acceptation par l’utilisateur, passages en parallèle, tests de régression), un atout.Bilinguisme (français/anglais), un atout important.Titres, qualités et expérienceTitres, qualités et expérienceÉtudes postsecondaires en comptabilité, en administration des affaires, en RH ou dans un domaine connexe.Accréditation (p. ex. SCP/GAP de l’Association canadienne de la paie/Institut national de la paie, FPC/CPP de l’American Payroll Association), un atout.Au moins 3 à 5 ans d’expérience de la paie dans de moyennes ou de grandes organisations (de préférence 500 employés et plus) (connaissances sur la paie au Canada et aux États-Unis).Participation à la mise en œuvre ou à la mise à niveau d’un système de paie, grandement souhaitable.Structure hiérarchiqueSupérieur immédiat : Vice-président, Finances et administrationCollaboration avec : équipe de la paie au Canada et aux États-Unis, et équipes des RH et des TI.Études postsecondaires en comptabilité, en administration des affaires, en RH ou dans un domaine connexe.Accréditation (p. ex. SCP/GAP de l’Association canadienne de la paie/Institut national de la paie, FPC/CPP de l’American Payroll Association), un atout.Au moins 3 à 5 ans d’expérience de la paie dans de moyennes ou de grandes organisations (de préférence 500 employés et plus) (connaissances sur la paie au Canada et aux États-Unis).Participation à la mise en œuvre ou à la mise à niveau d’un système de paie, grandement souhaitable.Structure hiérarchiqueSupérieur immédiat : Vice-président, Finances et administrationCollaboration avec : équipe de la paie au Canada et aux États-Unis, et équipes des RH et des TI.Pourquoi nous rejoindreChez Future Electronics, nous sommes sincères lorsque nous disons que nous nous soucions de notre personnel. Notre approche à l’égard du bien-être des employés est holistique. C’est pourquoi, en plus d’avoir de________________________________________________________________________________________About the roleAs a key member of the Payroll department, the Payroll Specialist supports end‑to‑end payroll operations for Canadian and US employees, ensuring accurate and timely payments for hourly, salaried, commission, and bonus programs. The role contributes new capabilities—particularly in SAP ECP/ECT—and plays a hands‑on part in validating and improving payroll processes during and after the system implementation. The Payroll Specialist reports to the VP, Finance & AdministrationWhat you’ll be working onSAP enablement & testing: Participate in configuration reviews, user acceptance testing (UAT), parallel runs, and defect resolution for the transition from PeopleSoft to SAP ECP/ECT; document scenarios, results, and remediations.Payroll processing: Prepare, validate, and reconcile payroll for Canada and the US—covering hourly/salaried cycles, commissions, bonuses, garnishments, benefits, and statutory deductions.Controls & compliance: Maintain strong internal controls; ensure adherence to federal/provincial/state requirements (e.g., CRA/IRS, employment standards, overtime, vacation/leave policies).Year‑end activities: Support reconciliations and year‑end reporting (e.g., T4/T4A and US equivalents), audit requests, and statutory filings.Data quality & integrations: Monitor master data accuracy and interfaces (time, benefits, HRIS); perform root‑cause analysis and coordinate fixes with IT/HR/payroll colleagues.Procedure documentation: Create and update payroll procedures, checklists, and work instructions; contribute to knowledge articles for common scenarios.Stakeholder service: Respond to payroll inquiries from employees and managers; partner with Canadian and US payroll supervisors, senior coordinators, and clerks to resolve issues promptly.Continuous improvement: Identify opportunities to streamline steps, reduce manual work, and enhance reporting within SAP ECP/ECT.We’re looking for someone withPost‑secondary education in Accounting, Business Administration, HR, or related field.Payroll certification (e.g., Canadian Payroll Association / National Payroll Institute PCP/CPM, APA FPC/CPP) is an asset.3–5+ years of payroll experience in medium/large organizations (preferably 500+ employees), with exposure to both Canadian and US payroll.Prior participation in a payroll system implementation or upgrade is highly desirable.Reporting StructureReports to: VP, Finance & AdministrationWorks with: Payroll team in Canada, US, and HR/IT teamsThe candidate will supervise 4 employees in Canada and 2 in the U.S.SkillsPractical experience with enterprise payroll systems (SAP ECP/ECT experience required; PeopleSoft experience an asset).Solid knowledge of Canadian and US payroll rules (taxation, employment standards, deductions, benefits, and year‑end reporting).Strong analytical skills with proficiency in reconciliations, variance analysis, and defect troubleshooting.High attention to detail; ability to work within strict deadlines across multi‑jurisdiction environments.Clear, professional communication and teamwork; ability to collaborate effectively with peers and stakeholders.Superior level of proficiency with Excel and payroll reporting.Familiarity with testing methodologies/implementing systems (UAT, parallel, regression) is an asset.Bilingual (French/English) is strongly preferred.Why join usOur approach to employee wellness is holistic, which is why alongside competitive salaries, and excellent health and dental benefits, corporate employees have access to the following:Wellness amenities such as an onsite gym, fitness studio, and employee loungeGroup RRSP plan to take care of the future youOnsite medical clinic and telemedicineDaily shuttle bus from two downtown locationsSubsidized employee café with delicious meals and snacksFuture Electronics is an equal opportunity employer.