Responsable des opérations académiques

4 weeks ago

Montreal, Quebec, Canada HEC Montréal Full time

Rôle et responsabilités

L'adjoint ou l'adjointe aux activités d'enseignement est responsable de la gestion du secrétariat auprès d'une équipe de professeurs, de maîtres d'enseignement et de chargés de cours.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

  • Organisation matérielle des cours : Crée et met à jour les nouveaux sites de cours sur Zone Cours ; transcrit les plans de cours ; compile les résultats d'examens et diffuse l'information dans HEC en ligne ; transcrit les horaires de cours ; établit l'horaire des travaux pratiques ; commande divers documents pédagogiques ; fait imprimer les documents qui doivent être distribués en classe ; effectue les déclarations de droits d'auteur ; assure le suivi des examens (montage, lecture, correction du français, mise en page selon les standards établis par la Direction).
  • Fait le suivi des demandes d'absences motivées, cas spéciaux, examens différés ou examens différents.
  • De façon proactive, rappelle les délais et les dates butoirs aux personnes concernées et prépare les documents en conformité avec les échéanciers des autres unités de l'école.
  • Aide à la préparation et la programmation des évaluations des cours.
  • Répond au téléphone, aux conversations Teams et fournit divers renseignements aux étudiants et enseignants.
  • Informe les enseignants des procédures à suivre concernant les examens, la remise des notes, les demandes de révision d'examens et assure l'organisation matérielle de leurs cours.
  • Dépouille et traite les pochettes d'examens reçues à la Direction. Redistribue celles-ci dans le bon édifice.
  • Fait la numérisation des copies d'examen à lecture optique. Fait le traitement des copies. Envoie à l'enseignant concerné les fichiers résultant de la numérisation.
  • Prépare de sa propre initiative les réponses courantes et la correspondance générale. Effectue la recherche, la cueillette et l'agencement de renseignements à inclure dans les rapports et la correspondance.
  • Prépare divers documents (lettres, textes, tableaux et graphiques, travaux pratiques, examens, quiz, sondage, présentations, rapports...). Compile des données, saisit les textes, les corrige, et prépare la mise en page selon les spécifications demandées.
  • Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal. Procède à l'élagage et à l'archivage des dossiers semi-actifs.
  • Traite et assure le suivi des procédures administratives internes de HEC Montréal : fait la saisie du nom des enseignants dans P-Soft ; demande d'autorisation d'engagement ; demande de paiement du personnel de recherche ou contractuel ; tout autre formulaire interne à HEC Montréal.
  • Au besoin : Lors de l'absence de l'adjointe principale, effectue divers travaux en support à la direction du département.

Compétences requises

Nous recherchons un professionnel expérimenté pour occuper ce poste. Pour y postuler, vous devez répondre aux critères suivants :

  • Diplôme d'études professionnelles en secrétariat et un minimum de quatre années d'expérience de travail pertinente.
  • Excellente connaissance de la langue française, parlée et écrite.
  • Très bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite.
  • Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d'usage courant (ex : suite office, SharePoint, etc.).
  • Connaissances des outils nécessaires à la création et à la mise à jour de pages Web, tels que : Zone Cours, autres.
  • Connaissances des environnements administratifs suivants : Synergie, Maximo, Savia, Jira.
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles.
  • Discrétion.
  • Capacité de travailler sous la direction de plusieurs personnes.
  • Capacité de travailler en équipe.
  • Capacité de travailler sur plusieurs dossiers simultanément et à l'intérieur de délais restreints.
  • Autonomie et initiative.
  • Connaissance du milieu universitaire (atout).

Conditions d'embauche

Votre salaire mensuel approximatif serait de 40 000 $ CAD, avant impôts.

Vous bénéficierez également de conditions d'embauche avantageuses, telles que :

  • 23 jours de vacances annuelles après un an de service.
  • 16 jours fériés.
  • Aménagement de temps de travail : mode hybride.
  • Programme de formation et de développement plus généreux que le marché.
  • Programme d'assurances collectives.
  • Régime de retraite à prestations déterminées.
  • Accès à un service de télémédecine.

  • Administrateur de Carrières Académiques

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Mila - Institut québécois d'intelligence artificielle Full time

    Mila, un leader incontournable dans le domaine de l'intelligence artificielle.Description du PosteSous la direction de la Directrice principale, talent, affaires académiques et soutien administratif à la recherche et en collaboration avec les autres directions et la Direction scientifique de Mila, le titulaire de ce poste jouera un rôle clé auprès de la...

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    Appel à candidatures pour le poste de Responsable des OpérationsBusPas est une startup en pleine croissance qui œuvre dans le domaine de l'intelligence artificielle et de la mobilité urbaine. Nous sommes en recherche d'un Responsable des Opérations qui partage notre vision de réinventer les infrastructures urbaines grâce à notre écosystème d'IA de...

  • Directeur des études académiques

    22 hours ago

    Montreal, Quebec, Canada Collegelasalle Full time

    L'organisation est située dans le Québec et nous recherchons un directeur des études académiques.Le salaire estimé pour ce poste est de 60 000 $ à 80 000 $ par an, selon l'expérience.Description du posteSous la responsabilité du directeur adjoint au cheminement scolaire et registrariat, le directeur des études académiques supervise la...

  • Responsable des Opérations Financières

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Addenda Capital inc. Full time

    Résumé du PosteVous rejoignez Addenda Capital inc. comme responsable des opérations financières pour une période de 18 mois.Détails du PosteNous recherchons un professionnel expérimenté en opérations des investissements pour soutenir nos équipes dans la gestion efficace des flux de trésorerie et la réalisation des transactions avec...

  • Responsable académique et de soutien administratif à la recherche à Mila

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    Montreal, Quebec, Canada Mila - Institut québécois d'intelligence artificielle Full time

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  • Responsable des Opérations RH

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    Montreal, Quebec, Canada SupremeX Inc. Full time

    Présentation La fonction de Responsable des Opérations RH à Supremex Inc. est un poste clé qui nécessite une personne passionnée par l'optimisation des processus et la mise en œuvre de stratégies pour améliorer les résultats de l'entreprise. Nous recherchons un candidat expérimenté qui possède une solide compréhension des opérations...

  • Responsable des Opérations Aéroportuaires

    4 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Aéroports de Montréal Full time

    SOMMAIRE Sous l'autorité du Chef, Responsable des Opérations Aéroportuaires , vous êtes responsable de la gestion des horaires de vols saisonniers et de la mise à jour du trafic aérien pour les Aéroports de Montréal (YUL et YMX) . Votre rôle consiste à supporter la fluidité des opérations, la prévision des revenus ainsi que la prévision des...

  • Responsable des Opérations de Bureau

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Bedard - Ressources humaines | Human Resources Full time $50,000 - $60,000

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    Analyste Senior des Règlements Financiers - Banque NationaleNous recherchons un spécialiste en règlement nord-américain pour rejoindre notre équipe Opérations marchés financiers, Règlement Nord-Américain à la Banque Nationale.Salaire estimé : 85 000 $ CAD par anCe poste vous offrira l'occasion d'agir comme expert dans les différents...

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    4 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Mila - Institut québécois d'intelligence artificielle Full time

    À propos du posteNous recherchons un Chef de l'équipe académique pour rejoindre notre équipe à Mila - Institut québécois d'intelligence artificielle. Cette opportunité est idéale pour les professionnels passionnés par l'intelligence artificielle et la gestion des affaires académiques.Détails du posteSalaire : Environ 85 000 $ par an,...

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    Description du poste McKesson Canada Corporation / La Corporation McKesson Canada recherche un Responsable de Développement des Opérations pour rejoindre son équipe à Montréal. Mission du poste Le stagiaire en amélioration continue jouera un rôle crucial dans le soutien de nos initiatives d'amélioration continue dans le cadre des opérations de notre...

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    4 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada MCD McKesson Canada Corporation La Corporation McKesson Canada Full time

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    Détails de l'Offre d'EmploiL'offre est proposée par Physio Extra, une entreprise qui se spécialise dans la physiothérapie.SalaireLe salaire estimé pour ce poste est entre 50 000 $ et 70 000 $ par an, selon les qualifications et l'expérience du candidat.Description du PosteLa ou le Responsable des Opérations Cliniques aura pour mission de...

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