Assistante exécutive

Le poste d'assistant(e) exécutive est responsable de fournir un soutien administratif de haute qualité, avec un degré élevé de confidentialité, discrétion et jugement au vice-président, Global Accounting Policy & Reporting. Le rôle assiste à soulager la charge de travail du département, à améliorer la productivité du département et à améliorer les pratiques et procédures administratives du département.

Voici quelques-unes des responsabilités du poste :
- Définir des priorités pour gérer les charges de travail de manière efficace tout en maintienant un degré élevé de confidentialité et d'exactitude en collaboration avec le vice-président et en gérant des informations sensibles de l'entreprise.

- Organiser et maintenir des dossiers pour le vice-président, Global Accounting Policy & Reporting, et aider à acquérir et à coordonner les états financiers des entités juridiques sur le site de partage de l'entreprise.

- Établir et maintenir des normes de qualité pour les processus administratifs, y compris les fonctions de soutien, l'administration générale, la gestion des fournitures et la gestion des locaux.

- Aider l'équipe de rapports externes dans la préparation et la production des rapports trimestriels aux actionnaires, et effectuer des traitements et des formattages de documents financiers tels que les états financiers, les communiqués de presse et les rapports réglementaires en Excel, Word et PDF.

- Gérer les tâches administratives quotidiennes, notamment la gestion de calendrier, la gestion occasionnelle du calendrier des directeurs du vice-président, la réservation de salles de réunion, la préparation des rapports d'expenses, des demandes de paiement d'factures et du soutien administratif (télécopie, photocopie, numérisation, soutien téléphonique et achat de fournitures de bureau).

- Aider aux processus d'embauche et de départ des nouveaux employés, et rechercher, organiser et coordonner les déplacements, les transports et les hébergements.

Qualifications requises :
- Au moins 5 ans d'expérience dans un rôle administratif ou similaire.

- Excellentes compétences en matière d'interpersonnelles, d'organisation et de recherche, avec la capacité de travailler bien dans un environnement d'équipe ainsi que dans d'autres départements et sources externes.

- Excellentes compétences en matière d'organisation, de planification et de priorisation du temps pour répondre aux délais serrés et produire un produit de qualité.

- Capacité à faire preuve de discrétion avec des informations sensibles, ce qui est particulièrement important.

- Démontrer un tact et un professionnalisme tout en maintenant la confidentialité.

- Capacité à utiliser son jugement pour anticiper et initier des actions appropriées, ainsi qu'une capacité d'analyse des situations et d'antan recommender des changements.

Qualifications souhaitées :
- Diplôme universitaire souhaité.

- Capacité à travailler bien sous pression et à équilibrer efficacement plusieurs priorités et projets tout en priorisant le travail. Orienté vers les résultats et organisé.

- Capacité à gérer plusieurs tâches tout en maintenant un niveau élevé de précision.

- Excellentes compétences en matière de communication verbale, de rédaction et d'édition.

- Excellente connaissance de Windows, des produits MS Office (Word, Excel, PowerPoint) et PDF.

- Auto-suffisant confirmé qui est proactif, prend l'initiative et se démarque dans un environnement de travail rapide.