Administrateur(e) principal(e) de la Direction générale

3 weeks ago

SaintHyacinthe, Quebec, Canada Cégep de Saint-Hyacinthe Full time
Présentation du poste

Le Cégep de Saint-Hyacinthe recherche un administrateur(e) principal(e) de la Direction générale pour rejoindre son équipe dynamique et innovante. Salaires estimés : 65 000 $ à 85 000 $ par an

Description du poste

L'administrateur(e) principal(e) de la Direction générale est un(e) professionnel(le) expérimenté(e) qui œuvre sous l'autorité de la directrice générale par intérim. Il ou elle est responsable de la gestion des activités administratives et des ressources afférentes, contribuant ainsi au bon fonctionnement logistique et organisationnel de la Direction générale, des communications et des relations avec l'ensemble de la communauté interne et externe.

Responsabilités principales
  • Assurer la coordination de l'ensemble du travail de secrétariat de la Direction générale, notamment en rédigeant des lettres, des communiqués, des avis de convocation et des procès-verbaux, en effectuant le tri et le classement de la documentation et en assurant la mise à jour de tout document;
  • Assurer la gestion de l'agenda et des courriels de la Direction générale, des rendez-vous et des inscriptions aux différents comités et événements;
  • Assurer la coordination et l'organisation des rencontres du conseil d'administration et du comité exécutif et informer les nouveaux membres quant aux mécanismes de fonctionnement et de communication;
  • Soutenir, dans le cadre de ses responsabilités de représentation du Collège, le directeur général dans la gestion des communications et de liaison entre la direction et la communauté interne et les organismes externes;
  • Élaborer des échéanciers de travail, des calendriers de rencontre et des processus de travail, de concert avec le directeur général;
  • Participer à l'élaboration, à la mise en place et à l'application des politiques et procédures relatives aux activités dont il ou elle est responsable, notamment la gestion des documents administratifs, la gestion des budgets de la Direction générale;
  • Superviser, selon son niveau de responsabilité, l'application de dispositions légales qui régissent l'enseignement collégial de même que l'application locale des politiques, règlements et procédures;
  • Participer à la préparation du plan de travail annuel du Collège ainsi que des bilans périodiques, assure la collecte des informations pertinentes aux suivis à effectuer;
  • Assurer la coordination, la préparation et le suivi des budgets sous sa responsabilité;
  • Recevoir, approuver ou faire approuver par le directeur général, les factures adressées à la Direction générale;
  • Répondre aux plaintes formulées à la Direction générale, référer celles-ci à la direction concernée et s'assurer du suivi, et au besoin, fixer un rendez-vous avec le directeur général;
  • Assurer le service à la clientèle à la Direction générale (boîte courriel et appels);
  • Accueillir les visiteurs, le personnel et les étudiants, transmettre l'information requise ou fixer un rendez-vous avec le directeur général ou référer à qui de droit;
  • Être responsable du système de gestion des documents de la Direction générale et du contrôle de l'application des procédures inhérentes.
Qualifications requises
  • Détenir un diplôme d'études collégiales avec option appropriée notamment en bureautique et six (6) années d'expérience pertinentes;
  • Ou détenir un diplôme d'études secondaires ou certificat de qualification valide pour l'exercice d'un métier et dix (10) années d'expérience pertinente;
  • Un minimum de trois (3) exercices auprès d'une Direction de service sera considéré comme un atout;
  • La connaissance du milieu collégial s'avère être un atout;
  • Une formation universitaire sera considérée comme un atout;
  • Maîtriser les méthodes et les usages du rôle d'adjoint(e) à la direction;
  • Maîtriser les outils Office 365;
  • Très bonne maîtrise de la langue française parlée et écrite.
Comportements attendus
  • Habiletés pour les relations interpersonnelles orientées vers le client;
  • Rigueur et minutie;
  • Faire preuve d'une grande discrétion;
  • Sens de l'organisation développé;
  • Proactivité et autonomie;
  • Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans le respect des priorités et des délais.
Bénéfices

Le Cégep de Saint-Hyacinthe offre un environnement de travail stimulant et des avantages sociaux attractifs. Les employés bénéficient d'une cafétéria et d'un comptoir santé, ainsi que d'une salle de conditionnement physique, d'une piscine, d'un gymnase, d'une bibliothèque et d'une clinique d'hygiène dentaire. Le Collège propose également des programmes de cheminement de carrière, de perfectionnement et d'activités de reconnaissance, de prévention et de promotion de la santé.

Autres informations

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae accompagné d'une lettre explicitant leur motivation et leur vision du rôle d'un agent ou d'une agente d'administration à la Direction générale avant 8 h le jeudi 31 octobre 2024. La candidate ou le candidat doit être disponible pour une entrevue de sélection le lundi 4 novembre 2024.

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