Assistant(e) d'administration

4 weeks ago

Québec, Quebec, Canada Organisation internationale de la Francophonie (OIF) Full time
Titre du poste

Assistant(e) d'administration

Unité administrative

Institut de la Francophonie pour le développement durable (IFDD)

Lieu d'affectation

Québec, Canada

Statut et grade

Emploi à recrutement local / Niveau B, grade à partir de B4--1

Durée de l'engagement

3 ans renouvelables, assortie d'une période probatoire de 6 mois, possibilité de renouvellement en CDI à l'issue des 3 ans

Traitement annuel de base

A partir de 47 731 dollars canadiens (CAD), selon l'expérience

Autres avantages

Allocations et indemnités prévues par le Statut du personnel

Participation au régime de prévoyance de l'Organisation

Date limite d'envoi des candidatures : Le 1er novembre 2024

FONCTIONS PRINCIPALES

L'Institut de la Francophonie pour le développement durable (IFDD), organe subsidiaire de l'Organisation internationale de la Francophonie (OIF) établi à Québec (Canada) depuis près de 35 ans, œuvre pour faciliter la coopération au service de la transition écologique et du développement durable, dans les 93 États et gouvernements membres de la Francophonie.

Sous l'autorité de la Directrice de l'IFDD et la supervision directe de la Coordonnatrice du projet P 18 « Accompagnement des transformations structurelles en matière d'environnement et de Climat », il/elle aura pour principale mission de contribuer à la réalisation du projet et au bon déroulement des activités.

A ce titre, et plus spécifiquement, il/elle aura la responsabilité des activités ci-dessous :

  • assurer la gestion et le suivi administratif et financier du projet au moyen d'outils dédiés ;
  • intervenir en appui du Spécialiste de programme ou de l'Attaché(e) de programme, notamment dans l'organisation du projet (activités logistiques, bureautiques...) ;
  • prendre en charge le suivi ou la préparation de certains dossiers ou certaines réunions dans le cadre défini avec la Coordinatrice du projet et/ou le Spécialiste de programme ;
  • contribuer au respect des règles de circulation interne des documents, des procédures administratives et financières et de confidentialité ;
  • assurer le lien avec les interlocuteurs internes ou externes et donner une information de premier niveau ;
  • contribuer à l'élaboration des contrats passés dans le cadre de la mise en œuvre du projet et s'assurer de leur conformité, et vérifier les budgets ;
  • préparer les missions à l'étranger de la Coordinatrice de projet, du Spécialiste de programme et des experts ;
  • créer les comptes fournisseurs, effectuer les actions pour engager les dépenses et réserver les crédits et préenregistrer les factures pour les missions dans le Progiciel de gestion intégrée, SAP ;
  • rassembler, préparer et traiter les documents pour les paiements ;
  • assurer le suivi des comptes à recevoir et tenir une liste des engagements budgétaires ;
  • faire le suivi auprès des partenaires pour la clôture budgétaire ;
  • traiter les rapports financiers et dépouiller les pièces justificatives reçues à la fin des activités ;
  • effectuer des calculs et préparer les différents documents pour le service financier ;
  • élaborer les rapports financiers pour les subventions reçues par l'IFDD ;
  • assurer l'interface du projet avec les services financiers ;
  • intervenir dans l'élaboration des rapports financiers pour les financements externes ;
  • organiser les relations avec les prestataires ;
  • s'acquitter de toute autre tâche connexe confiée par la Coordonnatrice du projet et/ou la Directrice de l'IFDD pour permettre le bon fonctionnement de l'Institut.
Requirements

Le/La candidat(e) au poste devra :

  • être ressortissant(e) d'un État membre de l'Organisation internationale de la Francophonie et détenir une autorisation de travail à plein temps sur le territoire canadien en cours de validité au moment de la candidature et tout au long du contrat ;
  • être titulaire d'un diplôme d'études supérieures de niveau Bac+2 minimum dans le domaine de l'Assistanat, de la gestion de projets ou dans tout autre domaine en lien avec les tâches confiées ;
  • avoir une expérience d'au moins 3 ans en tant qu'Assistant(e) d'administration ou en lien avec la nature du poste, idéalement acquise au sein d'une organisation internationale ;
  • avoir une bonne connaissance de l'environnement institutionnel de l'OIF et de ses partenaires de projets ;
  • maitriser les techniques d'assistanat, de bureautique, de classement et d'archivage ;
  • savoir faire preuve de discrétion et maîtriser les règles de déontologie et de confidentialité ;
  • avoir une aptitude manifeste pour le travail en équipe ainsi que le sens de la communication et de l'écoute ;
  • être en mesure de travailler avec efficacité dans l'urgence et dans un milieu interculturel ;
  • savoir planifier, organiser et travailler en respectant les règles et les délais requis et savoir gérer plusieurs projets en même temps ;
  • avoir une parfaite maîtrise de la langue française (à l'écrit comme à l'oral), avec une bonne capacité de rédaction de notes, rapports et synthèses. La connaissance ou la maîtrise de la langue anglaise serait un atout ;
  • maîtriser les outils informatiques courants (Word, Excel, internet...), et les logiciels spécifiques aux activités professionnelles (notamment le logiciel SAP).

Seules les candidatures enregistrées en ligne avec un Curriculum vitae et une lettre de motivation rédigés en français et faisant chacun 2 pages maximum seront examinées. L'absence de l'un des deux documents rend la candidature irrecevable.

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s par le Comité consultatif de sélection seront contacté(e)s.

L'Organisation internationale de la Francophonie est une organisation non-fumeur. Une attention particulière sera apportée aux candidatures féminines ainsi qu'aux candidatures émanant des ressortissants d'États et de gouvernements membres non représentés ou sous-représentés au sein de l'Organisation.

L'âge de départ à la retraite au sein de l'Organisation est fixé à 65 ans.

L'Organisation internationale de la Francophonie ne demande pas de frais ni d'information relative aux comptes bancaires des candidats à aucun stade du processus de recrutement ni pour la participation à des conférences ou à des formations. Les appels à candidature pour un poste, un volontariat ou un stage sont exclusivement diffusés sur le site officiel francophonie.org, le portail jeunesse.francophonie.org et la plateforme de recrutement de l'OIF, puis relayés sur les réseaux sociaux. L'OIF n'octroie pas de bourses d'études. Toute offre accompagnée d'une demande de règlement est frauduleuse.

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  • Assistant(e) gérant(e)

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