Coordinateur(trice) Administratif(ve) Exécutif(ve)

3 weeks ago


Montreal, Quebec, Canada Aubainerie Full time

Aubainerie est une entreprise dynamique en pleine expansion, et nous sommes à la recherche d'un(e) Coordinateur(trice) Administratif(ve) Exécutif(ve). Ce poste est essentiel pour garantir le bon fonctionnement des opérations quotidiennes de notre organisation.

Ce que nous offrons :

  • Intégrer une entreprise québécoise en pleine évolution;
  • Assurances collectives;
  • Horaires flexibles;
  • Possibilité de télétravail;
  • 4 jours de congés personnels en plus des vacances;
  • 1 jour de congé pour célébrer votre anniversaire;
  • Café à volonté.

Responsabilités :

  • Gérer l'agenda du Président et des membres de la direction;
  • Servir de point de contact entre la direction, le conseil d'administration, les employés et les partenaires externes, en maintenant des relations professionnelles;
  • Assurer le traitement et le suivi des documents administratifs, y compris la rédaction de correspondances et la préparation de rapports;
  • Participer à la préparation et à la diffusion des communications, telles que les rapports annuels et les discours;
  • Fournir un soutien direct à la direction en organisant des réunions et en préparant des documents;
  • Préparer les ordres du jour et rédiger les comptes-rendus des réunions;
  • Gérer des informations sensibles et confidentielles;
  • Maintenir une organisation rigoureuse des systèmes de fichiers;
  • Assurer un suivi rigoureux de certains dossiers en collaboration avec les différents services;
  • Effectuer le contrôle des échéanciers et des rappels administratifs;
  • Gérer les factures des fournisseurs et préparer les demandes de paiement;
  • Traiter le courrier postal et électronique et coordonner la circulation des informations;
  • Aider à l'organisation logistique des événements d'entreprise;
  • Filtrer et prioriser les appels et les correspondances adressés à la direction;
  • Effectuer toutes autres tâches connexes.

Qualifications :

  • Diplôme d'études collégial (DEC) en bureautique, administration des affaires ou domaine connexe;
  • Expérience dans un poste similaire en soutien à la haute direction;
  • Minimum de 7 à 10 ans d'expérience dans un rôle administratif ou exécutif;
  • Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à travailler sous pression;
  • Excellentes compétences en communication verbale et écrite;
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office;
  • Tact, diplomatie et discrétion;
  • Excellente maîtrise du français et de l'anglais;
  • Reconnu pour son approche structurée et méthodique;
  • Autonomie, sens de l'initiative et aptitude à travailler en équipe.

L'utilisation du genre masculin a été adoptée dans le but d'alléger le texte et n'a aucune intention discriminatoire.



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