Assistant Exécutif

L'agence immobilière numéro un en Amérique du Nord s'implante à Montréal. Notre client domine le marché depuis plusieurs années aux États-Unis, est présent au Québec depuis 2013. Notre client, une agence immobilière montréalaise, connaît une croissance rapide depuis son ouverture en septembre 2015.

• Permanent à temps plein du lundi au vendredi
• Heures de bureau normales
• Prestations médicales et dentaires
• Salaire en fonction de l'expérience

• Préparer toutes les réunions avec les documents et les informations nécessaires
• Établir des priorités et gérer plusieurs tâches simultanément, en veillant à ce que les délais soient respectés
• Agir en tant que point de contact principal pour les communications internes et externes, y compris la gestion des courriels, des appels téléphoniques et de la correspondance
• Rédiger, relire et éditer des documents
• Préparer les ordres du jour, rédiger les procès-verbaux des réunions et assurer le suivi des points d'action
• Coordonner et organiser des événements, des ateliers et d'autres engagements professionnels
• Assurer la liaison avec les membres de l'équipe, les clients et les partenaires afin de garantir une communication et une collaboration efficaces
• Organiser les itinéraires de voyage, l'hébergement et le transport pour les voyages d'affaires et les déplacements personnels
• Gérer la logistique des discours, des conférences et d'autres événements
• Aider à la gestion des projets en cours, en s'assurant qu'ils sont sur la bonne voie et qu'ils s'alignent sur les objectifs stratégiques
• Coordonner avec les différents départements pour s'assurer que les tâches sont accomplies de manière efficace et efficiente
• Aider à hiérarchiser les tâches et à gérer la liste des choses à faire afin de se concentrer sur les activités à fort impact
• Fournir un soutien personnel en fonction des besoins, notamment en s'occupant des courses personnelles, en gérant les tâches ménagères et en assurant la coordination avec les membres de la famille
• Gérer les rendez-vous personnels, les réservations et les demandes spéciales
• Gérer les notes de frais, les remboursements et le suivi du budget
• Maintenir des dossiers et des fichiers organisés, à la fois numériquement et physiquement
• Effectuer des recherches et préparer des mémoires ou des rapports sur divers sujets, selon la demande

• Expérience confirmée en tant qu'assistant de direction, assistant personnel ou dans un rôle similaire auprès d'un cadre de haut niveau
• Excellentes compétences en matière d'organisation et de gestion du temps, avec la capacité de hiérarchiser les tâches de manière efficace
• Solides compétences en communication écrite et orale en anglais (le français est un atout)
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et d'autres logiciels pertinents
• Capacité à travailler de manière indépendante, avec une approche proactive de la résolution des problèmes et un grand souci du détail
• Haut niveau de professionnalisme, de discrétion et de confidentialité
• Capacité à s'adapter à des priorités changeantes et à travailler sous pression
• Flexibilité pour travailler occasionnellement en dehors des heures de travail normales