Secrétaire des arts et de la culture

2 days ago

SainteThérèsedeBlainville South, Canada Ville de Saint-Eustache Full time
Poste de Secrétaire des arts et de la culture

Le poste de Secrétaire des arts et de la culture est un rôle clé au sein de la Ville de Saint-Eustache. Sous l'autorité du supérieur immédiat, le titulaire de ce poste exécutera diverses tâches de secrétariat, ainsi que certaines tâches de bureau.

Rôle et responsabilités
  • Produire et/ou compléter divers ordres, mémos, formules, rapports, contrats, lettres, tableaux, formulaires, textes, réquisitions suivant les instructions requises, en faisant la vérification et les classer;
  • Recevoir les appels téléphoniques, donner les informations pertinentes ou les référer aux personnes concernées;
  • Renseigner les organismes culturels et les divers intervenants sur les différents programmes de subventions, la disponibilité des locaux, l'aide technique et les services offerts par la Ville;
  • Effectuer les tâches reliées à la billetterie, de la programmation initiale du billet jusqu'à sa vente;
  • Effectuer le suivi du dossier « diffusion de spectacles »;
  • Préparer et participer à la période d'inscriptions;
  • Veiller au balancement de la petite caisse, préparer, procéder au dépôt à l'institution financière et produire un rapport au Service des finances;
  • Vérifier les factures, les acheminer aux comptes payables, effectuer les demandes de remboursement pour les clients dont les cours et/ou spectacles ont été annulés et retourner les chèques aux personnes concernées et faire le suivi pour les factures concernant les animateurs culturels;
  • Recevoir le courrier et en effectuer la distribution selon les directives reçues et faire le classement des divers documents de son service;
  • Tenir l'agenda de son supérieur, fixer les rendez-vous, convoquer les intéressés et effectuer les arrangements qu'exige la tenue des réunions;
  • Participer à la préparation des ateliers culturels, des spectacles et des activités et transmettre les informations pertinentes aux participants;
  • Préparer les demandes de transport d'équipement ou de main-d'œuvre pour les besoins du Service et des activités des organismes culturels;
  • Prévoir et procéder aux demandes d'achat du matériel de bureau nécessaire au fonctionnement du Service et du matériel requis pour les ateliers culturels ainsi que l'équipement nécessaires pour le Centre d'art La petite église et en assurer la distribution;
  • Traiter et faire les demandes d'achats au Service de l'approvisionnement pour les organismes tels que pour la Maison Chénier-Sauvé et autres;
  • Veiller aux réservations de salles et des appareils requis tels que les appareils audio-visuels, pour les ateliers et les différentes activités;
  • Recevoir et vérifier les plaintes des citoyens et les expédier aux personnes concernées;
  • Lorsque requis, rédiger des procès-verbaux et convoquer les membres du comité;
  • Veiller à la préparation matérielle pour la tenue de conférences de presse ou autres, s'occuper des invitations, de l'accueil, de la publicité, des documents;
  • Colliger et valider les renseignements requis à la préparation des divers documents adressés au public ou aux employés, tels que le Courrier des hirondelles, le Clic la Ville et autres.
  • Vérifier la condition des lieux et des divers équipements, coordonner l'utilisation et la location des locais par les organismes et s'assurer que l'équipement nécessaire aux activités est mis à la disposition des usagers tel que les chevalets pour les expositions et autres;
  • Préparer et participer à la période d'inscriptions tout en assurant de son fonctionnement et programme tous les paramètres requis pour l'utilisation du logiciel informatique Ludik lors des inscriptions et des diverses réservations;
  • Valider et transmettre les heures travaillées des animateurs auprès du Service des finances et dresser la liste de présences des utilisateurs des cours;
  • Collaborer à l'organisation et à la mise à jour des inscriptions pour les ateliers et pour les divers programmes culturels, assurer le suivi des présences ainsi que pour l'encaissement du paiement des participants et produire les diplômes lorsque requis;
  • Assurer un support logistique général aux divers spectacles comme celui de la danse, faire les requêtes de transport et les achats requis et assurer la réservation des salles;
  • Effectuer la location du Centre d'art de La petite église, faire les contrats tout en percevant les paiements et assurer le calendrier des services pour les conciergeries;
  • Assurer le rôle de Secrétaire du Conseil des arts et de la culture;
  • Assurer la vente des billets des inscriptions aux ateliers culturels et produire un rapport financier pour le Service des finances;
  • Participer à la préparation des documents officiels de son service, tels que le bulletin municipal, le journal interne, des publications, des communiqués de presse, des affiches, des dépliants et autres.

Qualifications et expérience

  • DEP en secrétariat
  • 12 à 18 mois d'expérience dans un poste similaire
  • Connaissance des logiciels Word, Excel et LUDIK

Qualités requises

  • Flexibilité
  • Souci du travail bien fait
  • Dynamisme
  • Intérêt pour les arts et la culture
  • Esprit d'équipe
  • Bonne organisation du travail
  • Autonomie
  • Jugement

  • Préposé arts et culture, Service des arts et de la culture, statut temporaire

    3 weeks ago

    Sainte-Thérèse-de-Blainville South, Canada Ville de Saint-Eustache Full time

    Concours 2024-117 Seuls les candidats sélectionnés seront contactés. DESCRIPTION SOMMAIRE: Sous l'autorité du supérieur immédiat, le titulaire du poste exécute diverses tâches de secrétariat, ainsi que certaines tâches de bureau. RÔLE ET RESPONSABILITÉS: Produit et/ou complète divers ordres, mémos, formules, rapports, contrats, lettres,...

  • Préposé arts et culture, Service des arts et de la culture, statut temporaire

    2 weeks ago

    Sainte-Thérèse-de-Blainville South, Canada Ville de Saint-Eustache Full time

    Concours 2024-117 Date limite pour déposer votre candidature : 15 septembre 2024 Seuls les candidats sélectionnés seront contactés. DESCRIPTION SOMMAIRE: Sous l'autorité du supérieur immédiat, le titulaire du poste exécute diverses tâches de secrétariat, ainsi que certaines tâches de bureau. RÔLE ET RESPONSABILITÉS: Produit et/ou complète...

  • Préposé arts et culture, Service des arts et de la culture, statut temporaire

    2 weeks ago

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  • Préposé arts et culture, Service des arts et de la culture, statut temporaire

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    6 days ago

    thérèse-de-blainville, Canada Ville de Saint-Eustache Full time

    Détails du posteLe titulaire du poste exécute diverses tâches de secrétariat, ainsi que certaines tâches de bureau, sous l'autorité du supérieur immédiat.Compétences requisesExcellentes compétences en gestion administrativeCapacité à travailler en équipeConnaissance des outils de bureautiqueResponsabilitésExécuter diverses tâches de...

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    À propos du posteLe Centre de services scolaire des Samares est à la recherche d'un.e secrétaire d'école mentor.e pour rejoindre notre équipe en pleine expansion. Nous sommes à la recherche d'une personne motivée et expérimentée pour accompagner et soutenir le développement professionnel de nos employés.Compétences requisesAvoir obtenu un...

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  • Secrétaire, secrétaire d'école, agent(e) de bureau classe 1 ou 2

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    3 months ago

    Saint-Bruno-de-Montarville, Canada CISSS de la Montérégie-est Full time

    C’est au CISSS de la Montérégie-Est que ta carrière stimulante en administration se poursuit! - Tu as de l’expérience en soutien administratif et en service à la clientèle? - Tu es une personne curieuse qui aime aider et faire une différence chaque jour? - Tu es disponible sur 2 quarts de travail parmi jour, soir et nuit ainsi qu'une fin de...

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