Adjoint Administratif

Adjoint (e) administratif (ve) - immobilier

Lieu : Montréal

Type d’emploi : permanent, temps plein

Salaire : 50 000 – 55 000$ + assurances collectives

Horaire : 8h30 à 17h

En présentiel

Nous recherchons une personne énergique, organisée et professionnelle pour assurer le soutien à la réception ainsi qu’aux activités de bureau au sein d’une entreprise de services immobiliers

La personne travaillera en étroite collaboration avec la Directrice administrative et le Directeur principal, afin de fournir un soutien administratif efficace et de contribuer à la mise en œuvre d’initiatives stratégiques.

Responsabilités :

Opérations du bureau

- Fournir un soutien administratif à la Directrice administrative et à l’équipe de direction
- Rédiger la correspondance courante, saisir des données, imprimer des lettres et des étiquettes, créer des modèles de documents et mettre en forme des fichiers
- Traiter les appels avec discrétion, à la demande du personnel des opérations, des courtiers ou du directeur principal
- Organiser et soutenir les réunions et événements internes, au besoin
- Coordonner les services de traiteur, la réservation de salles de réunion, l’envoi d’invitations et autres activités liées à l’organisation d’événements
- Veiller au respect des politiques de l’entreprise

Gestion des fournisseurs et administration

- Gérer l’approvisionnement et l’entretien des fournitures et équipements de bureau (mobilier, équipement informatique, téléphones, services de collations, plantes, etc.), les services d’approvisionnement ou des fournisseurs externes

Gestion des demandes et soutien informatique

- Gérer les demandes de soutien à l’informatique
- Répondre aux questions des courtiers et personnel administratif
- Être le point de contact avec la firme informatique externe
- Vérifier la facturation des heures chargeables

Autres tâches administratives

- Collaborer avec la Directrice administrative sur les questions de continuité des activités

- Aider à l’intégration des nouveaux employés
- Voir aux commandes des cartes professionnelles avec le Marketing
- Vérifier certains documents (révision, impression, reliure)
- S’assurer de l’exactitude des informations sur certaines listes internes et externes
- Effectuer toute autre tâche connexe

Documentation

- Rédiger, corriger et vérifier la documentation standard
- Créer une base de données de clauses standards et documents
- Rendre accessible les modèles de documents
- Accompagner les courtiers dans leurs différentes recherches
- Répondre à certaines questions concernant la documentation standard
- Vérifier et s’assurer de l’exactitude des documents disponible dans le Sharepoint

Comptabilité

- Vérifier les factures des fournisseurs en collaboration avec la comptable
- Codifier les factures pour la refacturation aux courtiers
- Vérification des paiements en collaboration avec la comptable

Compétences demandées :

- Avoir un minimum de 3 à 5 ans d’expérience en soutien administratif et exécutif
- Détenir un diplôme d’études collégiales en administration ou secrétariat ou autre formation
- Permis de courtier immobilier (un atout)
- Expérience en Immobilier, droit ou finance
- Bilingue français/anglais, avec compétences de base en traduction un atout
- Excellentes compétences en communication écrite et orale dans les deux langues
- Capacité à travailler sous pression
- Capacité à travailler en équipe et de façon autonome
- Capacité à interagir rapidement et fixer ses priorités
- Capacité à suivre des instructions et des procédures
- Capacité à interagir et communiquer efficacement avec tous les niveaux du personnel et de la direction
- Solides compétences avec la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Bonne connaissance des tâches administratives de bureau
- Bon jugement, tact et discrétion