Responsable des appels d'offres

Le ou la Responsable des appels d'offres (Bid Process Lead) est responsable de piloter de bout en bout les processus d'appels d'offres, depuis la qualification de l'opportunité jusqu'à la remise de la soumission, et ce, en assurant la cohérence entre les exigences du client, la faisabilité technique, les capacités opérationnelles et les objectifs stratégiques de l'organisation.

Dans l'éventualité où l'appel d'offres est remporté, la personne agit comme point de transition structuré vers l'exécution du projet, en assurant le transfert complet et rigoureux des engagements contractuels, techniques et financiers vers les équipes responsables de la réalisation.

Ce rôle est transversal, sans autorité hiérarchique directe, et repose fortement sur la gestion de projet, l'influence, la rigueur méthodologique et la gouvernance des décisions.

DESCRIPTION DES PRINCIPALES TÂCHES :

1. Pilotage du processus d'appel d'offres (end-to-end)

Être responsable global du cycle de vie des appels d'offres, incluant :

Analyse des documents d'appel d'offres (RFI, RFQ, RFP)

Qualification des opportunités (Go / No-Go)

Planification du processus de soumission

Élaborer et maintenir un plan de projet de soumission (échéancier, livrables, responsabilités).

2. Coordination interfonctionnelle et gouvernance

Coordonner les contributions des équipes internes :

Ventes / développement des affaires

Ingénierie (produit et manufacturière)

Production

Qualité

Approvisionnement / logistique

Finances

Juridique et conformité

Organiser et animer les rencontres de suivi et de validation.

Assurer une traçabilité claire des décisions, hypothèses, risques et engagements.

Mettre en place des points de décision structurés (revues internes, gates d'approbation).

3. Analyse des exigences clients et faisabilité

Assurer une compréhension exhaustive des exigences techniques, commerciales, contractuelles et opérationnelles du client.

Piloter l'analyse de faisabilité :

Technique

Industrielle

Capacitaire

Financière

Délais

Identifier les écarts, risques et hypothèses, et proposer des stratégies d'atténuation.

4. Construction et qualité de la soumission

Structurer et consolider l'ensemble des livrables de soumission :

Cahier de charges

Réponses techniques

Prix et hypothèses commerciales

Délais, capacités et conditions

Veiller à la cohérence globale de la soumission (contenu, messages, positionnement).

S'assurer du respect strict des exigences formelles de l'appel d'offres.

5. Interface client (au besoin)

Agir comme point de contact structuré lors de :

Clarifications techniques

Questions / réponses officielles

Visites de sites ou présentations

Soutenir l'équipe de vente dans les échanges stratégiques avec le client.

6. Transition vers l'exécution du projet

En cas de succès, piloter le handover vers les équipes de réalisation :

Transmission complète des engagements contractuels

Hypothèses retenues

Risques identifiés

Marges et contraintes clés

Contribuer à la mise en place du projet (kick-off, gouvernance, jalons initiaux).

7. Amélioration continue et structuration

Développer et maintenir :

Méthodologie d'appels d'offres

Modèles et gabarits

Indicateurs de performance (taux de succès, délais, qualité des soumissions)

Capitaliser sur les retours d'expérience (gagné / perdu).

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QUALIFICATIONS ET APTITUDES REQUISES:

Compétences clés

Excellente gestion de projet transverse (multi-parties prenantes)

Forte capacité d'influence sans autorité

Esprit d'analyse et de synthèse

Rigueur, structure et sens du détail

Capacité à gérer plusieurs appels d'offres simultanément

Excellentes compétences en communication écrite et orale

Connaissances et expériences

Expérience significative en :

Appels d'offres complexes (B2B, industriels, projets sur mesure)

Gestion de projets techniques ou industriels

Bonne compréhension :

des environnements manufacturiers

des processus d'ingénierie

des enjeux financiers et contractuels

Maîtrise des processus de type :

RFP / RFQ / RFI

Gate reviews / comités d'approbation

Bilinguisme français / anglais (fortement souhaité dans un contexte nord-américain. La vaste majorité des appels d'offre sont en anglais)

Formation

Baccalauréat en ingénierie, gestion de projets, administration ou domaine connexe

Certification en gestion de projet (PMP, Prince2) : un atout