Agente principale ou agent principal aux revenus

Milieu de travail

Relevant de la Direction des finances, le Service de la comptabilité et de la trésorerie est responsable des opérations comptables (revenus, déboursés, flux de trésorerie), de la tenue des systèmes comptables (comptes et grand livre) et de la préparation des rapports et des états financiers.

Rôle et responsabilités

L’agent principal ou l’agente principale aux revenus effectue un ensemble de travaux à caractère comptable reliés à la gestion des revenus de HEC Montréal et aux travaux de fin de période. De plus, cette personne participe aux travaux de développement, de documentation et d’amélioration des systèmes informatisés.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

- Effectue la facturation des différentes unités de HEC Montréal.

- Vérifie les demandes de facture reçues des différents services quant au texte dûment rédigé, les codes de taxes ainsi que la ventilation budgétaire.

- Assure une saine gestion de la boite courriel afférente aux demandes de facturation et répond aux demandes des différentes unités de l’École.

- Comptabilise les paiements reçus via les plateformes de paiement ainsi que les remboursements lorsque requis.

- Effectue la vérification des demandes de remboursement de l’École des dirigeants et coordonne les opérations s’y rattachant selon le mode de paiement initial.

- Règle les cas complexes en analysant les fiches financières des participants de l’École des dirigeants afin de s’assurer de l’exactitude des paiements, effectue les ajustements relatifs aux comptes à recevoir.

- Extrait et envoie mensuellement les états de compte des comptes clients.

- Effectue la validation des informations reçues à la suite des recouvrements effectués avec les comptes clients et apporte les correctifs nécessaires.

- Procède mensuellement à la facturation des associations étudiantes. Agit en tant que personne-ressource pour toutes questions relatives à cette facturation.

- Analyse les mauvaises créances au niveau des comptes clients et procède aux écritures de journaux afférentes.

- Effectue l’analyse des frais bancaires associés aux paiements des factures et procède aux écritures de reclassement.

- Journalise les frais de carte de crédit (frais marchands) relatifs aux paiements, de façon mensuelle.

- Traite les contestations de frais de crédit reçues par la banque à la demande des clients.

- Participe aux activités de fin de mois et de fin d’année financière:

o Effectue les écritures de journal relativement à la clôture comptable de sa section.

o Analyse des comptes du Bilan et de l’État des résultats.

o Identifie et corrige les écarts de manière à pouvoir expliquer les soldes mensuels et s’assure d’obtenir les pièces justificatives requises.

o Prépare et tient à jour les rapports de fin de période relatifs à son secteur de travail.

- Documente et met à jour les politiques et les procédures de travail de sa section.

- Répond et fournit aux auditeurs les informations requises pour l’audit de fin d’année et autres demandes ponctuelles.

- Participe aux tests de validation sur les calculs des droits de scolarité pour la facturation étudiante et pour l’émission des reçus d’impôts relatifs aux frais de scolarité, afin de s’assurer de l’exactitude des données.

- Décèle, note et étudie les problèmes de fonctionnement du système et des rapports informatiques, et effectue les démarches nécessaires pour apporter les corrections qui s’imposent.

- Participe au développement des modules du système de gestion intégré afférents aux revenus.

- Effectue les tests requis pour toute mise à jour du système de gestion intégré relative à son champ d’activité (nouvelle fonctionnalité, correctif, nouvelle version) et documente les tests effectués.

- Participe aux activités de son secteur selon les demandes des autres services de l’École.

- Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou necessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Profil recherché

- Diplôme d’études collégiales en techniques administratives, option finance, jumelé à un certificat en administration ou dans un domaine connexe et un minimum de six années d’expérience de travail pertinente

- Très bonne connaissance des notions comptables

- Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant

- Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite

- Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite

- Connaissance de l’utilisation d’un système de gestion intégré

- Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client), les communications orales et écrites, et pour vulgariser le langage technique

- Intérêt marqué pour l'apprentissage et l’utilisation des nouvelles technologies

- Esprit méthodique, rigueur et précision dans le travail

- Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels

- Connaissance du milieu universitaire (atout).

Avantages

- 23 jours de vacances annuelles après un an de service

- 16 joursfériés

- Horaire estival: 10 vendredis d'été

- Aménagement de temps de travail: mode hybride

- Programme de formation et de développement plus généreux que le marché

- Programme d’assurances collectives

- Régime de retraite à prestations déterminées

- Accès à un service de télémédecine

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