Technicien en Administration
2 months ago
Sommaire du poste:
- Par une bonne connaissance du CIUSSS du Nord-de-L’Île-de-Montréal, de sa direction et de son environnement, la personne titulaire de ce poste exerce un rôle de soutien administratif et de collaboration auprès du directeur et de son équipe de gestion. Elle assure principalement pour le directeur l’ensemble des travaux à caractère administratif, de bureautique et de secrétariat dans le respect des normes graphiques et d’affichage de l’organisation. Elle gère ses courriels et son agenda. Elle voit également aux relations internes et externes de la direction ainsi qu’à la circulation des informations, le tout dans le respect des règles de confidentialité établies.
- Elle assure la gestion du personnel administratif de la direction et effectue des travaux reliés à la gestion financière, à l’organisation du travail, à l’approvisionnement et à la planification de travaux complexes relatifs à ses fonctions.
- Elle effectue également de façon autonome le suivi de certains dossiers à la demande du directeur.
- Fonctions générales- Assure le soutien administratif des activités de la direction et assiste les cadres supérieurs de la direction dans l’exercice de leurs fonctions;
- Coordonne l’ensemble des activités de secrétariat de la direction et de façon particulière en assistant le directeur dans ses activités quotidiennes;
- Assume une autorité fonctionnelle sur le personnel clérical de la direction, établit les priorités de travail et en contrôle la qualité;
- Participe à l’embauche et à l’évaluation du personnel clérical de la direction;
- Autorise les vacances annuelles du personnel clérical de la direction, en concertation avec les cadres supérieurs;
- Autorise les horaires de travail et les feuilles de temps du personnel clérical de la direction;
- S’assure du respect des normes graphiques et d’affichage de la direction;
- Voit à accroître l’efficacité du secrétariat de la direction et fait les recommandations appropriées au directeur;
- Assure le suivi approprié de certains dossiers à la demande du directeur;
- Accueille les visiteurs et leur assure une réponse ou un soutien approprié;
- Répond aux appels téléphoniques et leur assure une réponse ou un soutien approprié;
- Traite les demandes de références et de renseignements internes et externes;
- Établit et maintient de bonnes relations et une collaboration efficace avec les autres directions;
- Établit et maintient de bonnes relations et une collaboration efficace avec l’ensemble des partenaires externes;
- Travaille en collaboration avec l’équipe de gestion de la direction;
- Établit et maintient un système de classement efficace des documents administratifs pour l’ensemble de la direction et selon le calendrier de conservation de l’établissement;
- Assure le maintien de ses compétences par une formation appropriée;
- Exécute toute autre tâche connexe à la demande du supérieur immédiat.
- Tient à jour l’agenda du directeur et fixe ses rendez-vous selon ses consignes;
- Dépouille le courrier et les courriels, en faire le tri par ordre de priorité et en assurer le
suivi;- Rédige la correspondance usuelle et les notes de service et les soumet au directeur pour approbation;
- Relit les projets de lettre et de documents du directeur, voit à la qualité du français et en assure la mise en page tenant compte des normes de présentation du CIUSSS ;
- Répond aux questions relevant de sa compétence et soumet au directeur les projets de réponse dans les cas de situations complexes;
- Assiste à divers comités, à la demande du directeur, en prépare l’ordre du jour et rédige le compte-rendu;
- Accompagne le directeur dans les différentes installations pour certaines réunions;
- Traite les requêtes informatisées pour problèmes ou demandes diverses (téléphonie, informatique,
installations matérielles, salubrité, transport, etc.);- Exigences:
- Formation générale
- Diplôme de fin d'études collégiales avec spécialisation en techniques administratives, option finances ou comptabilité.
- Certificat universitaire dans la discipline appropriée (un atout).
- Compétences et habiletés recherchées- Réussite de tests de français, Word, Excel
- Excellente capacité en rédaction de document
- Capacité à gérer les priorités
- Discrétion et bon jugement
- Bonne gestion du stress
- Capacité à gérer les imprévus et échéanciers serrés
- Une année d'expérience de travail dans des mandats pertinents à la fonction financière dans un établissement du réseau de la santé, un atout.
- Remarques:
- Le genre masculin est utilisé comme générique, dans le seul but de ne pas alourdir le texte.
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