Commis Au Service à La Clientèle

2 months ago


Cornwall, Canada Centre Charles-Émile-Claude Full time

PRÉAMBULE

Le Centre Charles-Émile-Claude, Centre Polyvalent des aîné(e)s inc., est un organisme

sans but lucratif et un organisme de bienfaisance. Nous offrons aux personnes aînées

francophones de Cornwall et des environs des services axés sur le bien-être,

l’éducation, la culture et les loisirs, visant l’élimination de l’isolement, favorisant une

meilleure qualité de vie et menant à la prolongation de l’autonomie.

SOMMAIRE DU POSTE

Relevant de la direction générale du Centre Charles-Émile-Claude (CCÉC), le.la commis au

service à la clientèle fournit un appui administratif, clérical et technique à l’équipe en assumant

pleinement les responsabilités liées à l’accueil de la clientèle, aux transactions financières au

sujet de la location de salles, la vente de repas, la vente des activités et la membriété, ainsi qu’à

l’entretien de certains équipements de bureau. Dans ce rôle, la personne est le premier point

de contact de la clientèle qui s’adresse au CCÉC. Elle accueille avec bienveillance les membres

et les visiteurs qui se présentent au Centre et leur fournit des informations au sujet de la

programmation, des projets et des services de l’organisme, selon la demande de

renseignements. Par ailleurs, le.la commis travaille étroitement avec la coordination des

opérations quant à la mise en oeuvre des procédures d’activités. Enfin, le.la titulaire du poste

s’acquitte de diverses responsabilités administratives et de reddition de compte répondant aux

exigences organisationnelles et à celles des bailleurs de fonds.

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES

Réception et service aux membres

1. Ouvre le bureau du CCÉC à tous les jours ouvrables, soit du lundi au vendredi, à compter

de 8 h 30

2. Accueille les personnes qui se présentent à la réception du CCÉC et répond à leur demande

d’information

3. Informe le personnel du CCÉC de l'arrivée des visiteurs, si nécessaire; à cet égard, peut

être appelé.e à les diriger vers le bureau/local correspondant

4. Reçoit et achemine les appels entrants au personnel du CCÉC à qui ils sont destinés y

compris les appels téléphoniques laissés dans la boîte vocale générale; vérifie, à une

fréquence régulière, ces appels

répond ou les achemine au personnel en fonction des sujets

6. Réfère, selon les circonstances, vers différents services au sein de la communauté les

personnes en quête d’information qui ne relève pas du CCÉC

7. Appuie, si nécessaire, les membres et la clientèle en ce qui a trait à leur inscription aux

activités

2

8. Effectue, à toutes les activités, la vérification de la présence des membres et non membres

9. Se maintient à jour quant aux horaires quotidiens du personnel, plus particulièrement les

rendez-vous et disponibilités, facilitant ainsi le transfert des appels

10. Maintient à jour le message téléphonique général sur le répondeur du CCÉC

11. Réceptionne la marchandise livrée par des fournisseurs, selon les besoins

12. Reçoit le courrier, le dépouille, en fait le tri et le distribue au personnel ; est également

appelé.e à effectuer l’envoi du courrier postal, si nécessaire

13. Effectue la location des différentes salles ; est appelé.e à effectuer les suivis lors des

annulations des locations

14. Maintient la zone d’accueil du CCÉC propre et veille à ce que l’information au sujet de la

programmation et des projets destinée au public soit adéquatement visible

15. Est appelé.e à faire visiter les locaux du CCÉC selon la demande

16. Veille à la sécurité de la réception en suivant les procédures et en contrôlant l'accès via la

réception par l’utilisation du registre des visiteurs

17. Demeure à l’affût des commentaires, de la rétroaction des membres et partage l’information

avec la direction générale.

Soutien clérical et technique

1. Organise et maintient à jour un système de classement efficace et approprié pour la

réception y compris un système de classement électronique logique, selon les modalités

organisationnelles

2. Produit, sauvegarde, imprime et agrafe, trouve et récupère des documents, effectue des

photocopies, de la numérisation, et ce, tel que demandé par la direction générale ou le

personnel désigné

3. Met à jour les listes d’activités et de participants à partir des données de My Senior Center

4. Met à jour le calendrier mensuel d’activités, rédige de courtes notes, participe à la

préparation d’affiches, selon les besoins

5. Appuie la logistique entourant l’organisation de réunions d’équipe ou autres

6. Tient à jour certains dossiers, à la demande de la direction générale

7. Signale, à la direction générale, les problématiques importantes liées, notamment, aux

systèmes informatique, téléphonique et de sécurité etc

8. Est appelé.e, lorsque la situation s’y prête, à communiquer



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  • Cornwall, Canada Children's Aid Society of Stormont, Dundas & Glengarry Full time

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