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Commis de Bureau

2 months ago

Beloeil, Canada Association TCC Montérégie Full time

**Description de poste : Commis de bureau**

**Supérieur.e immédiat.e**: Direction des services

**Description sommaire **:Sous la supervision de la direction des services, la personne titulaire de ce poste est la première répondante au niveau des appels téléphoniques. Elle offre un soutien général au niveau administratif et services aux membres. La personne titulaire de ce poste a aussi pour mission de gérer l’ensemble des tâches administratives entrantes et sortantes de l’association, de les traiter, classer et archiver, ainsi que de s’assurer qu’ils sont à la disposition des gestionnaires. De plus, elle assure la gestion des tâches administratives en lien avec l’adhésion et les dossiers des membres.

**F o nc t i o n s D e s c r i p t i o n d e t âc h e s**

**Adhésions des membres/ statistiques/ rapports**

Créer les fiches temporaires et les nouveaux dossiers des membres;
Gérer la liste des membres en règle et des nouveaux membres (ajout, mise à jour, etc.) dans la base de données et Activit-y;
Assurer la production des statistiques en lien avec les différents services;
Rédiger les notes évolutives;
Assurer la gestion des membres SAAQ (suivis des rejets, reddition de compte SAAQ, rapport mensuel de fréquentation, rapport annuel complémentaire, etc.);
Répondre aux requêtes diverses de la direction et des employé.e.s en lien avec les membres;
Tenir un registre des dons et assurer l’émission ainsi que l’envoi des reçus officiels;
**Service à la clientèle/ soutien général**

Répondre aux appels téléphoniques, donner et recevoir les informations pertinentes ainsi que faire les suivis aux bonnes personnes

Effectuer le classement et l’archivage des documents;
Scanner, trier et classer des documents selon les directives établies.

**Services aux ** **membres**

En collaboration avec la coordonnatrice des services, faire la réservation des locaux pour les activités ou toutes autres tâches de soutien;
Créer les fiches d’inscriptions dans activity ;
Mettre à jour le calendrier d’équipe;
Assurer les inscriptions aux diverses activités et assurer le suivi, au besoin, avec la collaboration de l’équipe lors de la première semaine de chaque trimestre.

**Responsable des ** Être responsable de l’approvisionnement et des achats pour les trois bureaux
**fournitures de **(ameublement, fournitures de bureau, équipement).
**bureau**

**Secrétariat et tâches cléricales**

Gérer la réception des courriels de l’association (filtrage, répondre aux demandes des partenaires, etc.);
Assurer la gestion des trousses de premiers soins (emplacement, renouvellement, etc.);
S’assurer de l’accréditation auprès des villes et répondre aux diverses requêtes demandées;
Mettre à jour les bottins de ressources où l’association s’affiche;
En collaboration avec le.la technicien.ne comptable et la direction générale, préparer et envoyer les documents requis pour l’audit de fin d’année;
Mettre à jour le registre des administrateur.trice.s et leurs échéanciers, les coordonnées des membres du conseil d’administration (CA) et préparer le cartable du.de la nouveau.nouvelle membre du CA, si nécessaire

Tenir à jour le registre des entreprises.

**Gestion de la flotte informatique**

Assurer l’installation des nouveaux.nouvelles employé.e.s sur leurs postes de travail;
Être le contact principal avec le fournisseur informatique et s’y référer au besoin lorsqu’un problème est rencontré;
Installer les nouvelles licences sur les postes de travail (exemple : Antidote);
Être la personne responsable des requêtes 3CX;
Tenir à jour le registre de la liste des postes de travail et assurer le suivi.

**Implication ** **corporative**

Participer aux réunions d’équipe ou cliniques, à l’AGA et aux comités de gestion;
Collaborer à différents modes de collecte de données sur les besoins des membres.

**Qualifications** **Caractéristiques recherchées**
- Diplôme d’études collégiales ou AEC en Polyvalence; administration ou bureautique; Sens de l’organisation;
- 1 à 3 ans d’expérience pertinente; Autonomie; Rigueur et minutie au travail ( essentiel)
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Souci du détail

Excel et Access, en particulier); Expérience dans la saisie de données
- Excellente connaissance du français écrit et parlé.

Type d'emploi : Temps plein

Salaire : 21,22$ à 25,87$ par heure

Avantages:

- Assurance Invalidité
- Congés de Vacances et Compensatoires
- Horaires flexibles
- Régime de retraite
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée

Flexible Language Requirement:

- Anglais non requis

Horaires de travail:

- Du Lundi au Vendredi
- Quart de jour

Expérience:

- Soutien bureautique: 2 ans (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 2023-06-26

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