Coordonnateur-trice de Production

4 weeks ago

Montréal, Canada evenko L'Équipe Spectra Full time

**Renseignements de base**:
**Titre du poste**: Coordonnateur-trice de production - administration

**Service**: Production

**Contrat**: 1 septembre 2023 au 1 juillet 2024 avec possibilité de prolongation

**Raison d’être du poste**:
Sous la supervision du Directeur de production, le coordonnateur de production - Administration, devra participer à la gestion de l’ensemble des activités administratives du département et participer à certains aspects des opérations des événements. De plus, le coordonnateur et ses adjoints assistera l’équipe de direction en effectuant des tâches de soutien connexes à son mandat.

**Responsabilités principales**:
Embauche du personnel de production

Supervision et préparation des formulaires d’embauche ou ententes de services dans les logiciels pour tout le personnel temporaire du département et s’assurer que les questionnaires travailleurs autonomes et les documents CSST soient complétés et voir à leur signature et leur classement
Valider et autoriser les feuilles de temps avec les bonnes codifications budgétaires, les bonnes dates, etc.
Assurer la signature des contrats du personnel avant le premier jour de travail et faire le suivi afin de recevoir les feuilles de temps remplies, à chaque semaine, afin de pouvoir compiler les informations et faire le suivi avec le service de la paie et de la comptabilité

Traitement administratif et compatble avec Dynamics

Superviser et effectuer les opérations administratives pour le service de la production
Comptabiliser les transactions liées aux opérations du département et effectuer toute les écritures comptables selon les directives d’utilisation du logiciel comptable Dynamics
Préparer les bons de commande, les faire approuver par les directeurs/gestionnaires appropriés, transmettre les documents aux fournisseurs pour la confirmation de la commande.
Effectuer le traitement et la vérification des factures et faire approuver par le directeur approprié tous les « vendor’s invoice » (vouchers) avant de les remettre pour paiement au département de la comptabilité
Voir au classement des dossiers numérisés et assurer le suivi du classement des documents administratifs des départements et services selon les procédures établies ou les transmettre pour archivage au département de la comptabilité
Toutes autres tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement du département.

Ressources matérielles et soutien

Coordination auprès des départements de la logistique, de la comptabilité, de la paie, des TI et des immeubles pour la mise en place de différentes ressources nécessaires aux opérations des équipes de production:
Petite caisse, carte de crédit, téléphnie, cellulaire et ordinateur, locaux de production, accréditations et cartes téléphoniques, cartes d’accès, cafétéria, T-shirts...

Assister les directeurs/gestionnaires dans la préparation de certains documents

**Caractéristiques recherchées**:
Grande rigueur, organisation, minutie
Capacité à travailler sous pression et dans de délais serrés
Discrétion et professionnalisme

**Exigences et profil recherchés**:
Expérience administrative pertinente
Expérience dans l’organisation d’événement (atout)
Connaissance de la suite Microsoft Office (connaissance particulière : Dynamics, Excel)
Excellente qualité du français à l’oral et à l’écrit
Disponibilité pendant les événements

Les personnes intéressées devront acheminer leur CV ainsi qu’une lettre de motivation par le formulaire ci-bas.

Toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Pour postuler, rendez-vous sur le site du Grenier aux talents :

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