Coordonnateur-trice à L'administration
6 months ago
À propos du poste
Sous la supervision de la direction générale, la personne titulaire du poste est responsable des activités administratives et financières de l’Orchestre symphonique de Drummondville (OSD) ainsi qu’à la préparation des demandes de subvention (données quantitatives) et au contrôle interne.
Description sommaire du poste
Effectuer les opérations comptables et financières courantes (la tenue de livres, la paie, la facturation, les dépôts, les comptes clients, la conciliation bancaire, le flux de trésorerie et le contrôle budgétaire) ;
Administrer la politique de gestion des avoirs de l’Orchestre et en assurer le suivi auprès des institutions financières et philanthropiques ;
Produire les rapports financiers mensuels, gérer le système de contrôle interne efficacement, assurer une veille sur les différents outils de financement (marge de crédit, subventions, etc.) ;
Mettre en place des tableaux de bord d’indicateurs de performance, permettant aux différents départements d’être proactif sur les décisions à prendre ;
Préparer le budget annuel en collaboration avec la direction générale ; produire annuellement le dossier devant être soumis à la vérification externe ;
S’assurer du respect des différentes clauses aux contrats financiers ;
S’assurer d’une couverture d’assurances suffisante quant à la protection des actifs tangibles et intangibles de l’entreprise ;
Préparer les appels d’offres et en assurer les suivis ;
Colliger les statistiques de fréquentation (rapports de billetterie) et tout document lié à la diffusion (en salle et/ou en webdiffusion) ;
Préparer la composante budgétaire des demandes de subventions annuelles et de projets, ainsi que pour les rapports à remettre aux instances gouvernementales ;
Achever divers rapports financiers des divers paliers de gouvernement (incluant TPS et TVQ).
Gérer l’inventaire ;
Assurer une présence lors des événements (gestion des entrées, paiement, caisses, etc.);
Effectuer la gestion financière des partenariats ;
Élaborer et mettre à jour les mesures de contrôles internes ;
Planifier et préparer les réunions du conseil d’administration et de ses comités en collaboration avec la direction générale, agir à titre de secrétaire d’assemblée et rendre compte à chaque réunion du conseil de l’évolution des opérations administratives et financières ;
Mettre en place les outils et systèmes de gestion financière permettant d’optimiser les processus comptables et financiers de l’organisme.
Ressources humaines et bureautiques
Maintenir à jour le registre des vacances, des journées de maladie et des heures supplémentaires cumulées des employés ;
Effectuer diverses tâches administratives liées aux ressources humaines (documents d’assurance, aide à l’administration des salaires, entretien des dossiers personnels, etc.) ;
Être à l’affût de toutes améliorations et mises à jour pouvant rendre les logiciels utilisés par le personnel de l’OSD plus performant et voir à leur implantation et à la formation éventuelle nécessaire pour ses collègues.
Compétences et connaissances reliées au poste
Avoir une expérience de 3 à 5 ans en administration ;
Formation technique en administration, ou l’équivalent ;
Excellente connaissance des logiciels (Sage, Teams, Suite office) ;
Excellentes aptitudes pour la préparation et le suivi des budgets ;
Connaissances dans la préparation de demandes quantitatives de subventions ;
Avoir un sens élevé des responsabilités, de l’organisation et de la planification ;
Grande capacité d’analyse et à orienter ses actions en termes de solutions ;
Rigueur et minutie ;
Connaissance du milieu culturel, un atout ;
Très bonne connaissance du français écrit et parlé et connaissance de l’anglais.
Nous offrons
Poste permanent à temps plein (35 h/semaine) ;
**Entrée en fonction **: dès que possible ;
Horaire de travail flexible et mode de télétravail hybride ;
Salaire selon expérience et politique de l’organisme ;
Ambiance de travail agréable et conviviale au sein d’une équipe enthousiaste et engagée ;
Programme d’assurance collective après 3 mois (frais partagés avec l’employeur) ;
4 semaines de vacances et bureau fermé pendant la période des fêtes ;
7 journées de maladies ;
Billets pour les événements de l’OSD.
Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.
Pour postuler, rendez-vous sur le site du Grenier aux talents :
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