Secrétaire Administratif

**OFFRE D’EMPLOI**

**Secrétaire administratif**

**SOMMAIRE DE FONCTION**

Sous l’autorité de l’Ombudsman, le titulaire est responsable de la gestion administrative du Bureau. Il participe à la planification et à la coordination des activités du Bureau, à la gestion des opérations et au suivi budgétaire. Il reçoit et valide la recevabilité des demandes d’intervention. Il participe à la préparation et au suivi des dossiers. Il effectue la recherche documentaire en lien avec les demandes d’interventions. Il communique avec différents intervenants internes et externes. Il prépare les réunions, rédige les compte-rendu et assure les suivis. Il est également responsable de la saine gestion de la comptabilité.

Il assure la permanence du Bureau de l’ombudsman.

**TÂCHES ET RESPONSABILITÉS**
- Effectuer le contrôle des dossiers administratifs, surveiller les échéanciers, effectuer les rappels, voir à obtenir les informations demandées dans les délais prescrits, préparer les dossiers nécessaires aux rencontres avec son supérieur.

Tenir à jour les différents tableaux de compilation (statistiques demandes annuelles, profil financier ) ;
- Traiter les situations nécessitant une intervention rapide, en faire une évaluation sommaire et en effectuer le suivi ;
- Trier la correspondance destinée à son supérieur, l’informer de l’attention prioritaire

à apporter à certains dossiers et lui en résumer la nature ;
- Assister aux diverses rencontres ; rédiger des comptes rendus et assurer, sur demande, le suivi de certains dossiers et décisions ;
- Effectuer du travail de secrétariat (rédaction, transcription et mise en page des lettres, rapports et autres correspondances, courrier, effectuer la gestion documentaire et classement des divers documents, photocopies, tenue d’agendas, convocations, etc.) ;
- Effectuer des recherches et compiler des données en vue de la préparation de rapports, listes, questionnaires, ou autres ; tenir à jour des registres ou banque de données ;
- Effectuer le support administratif du Bureau selon les procédures et directives

établies (saisie de temps, réquisition de matériel, demande de paiement, réception de marchandises, petite caisse, inventaires de fournitures etc.) ;
- Appliquer des procédures et directives propres aux activités du Bureau ;
- Accueillir les visiteurs. Prendre les appels téléphoniques, les filtrer et les acheminer, prendre les messages et fournir les renseignements demandés, préparer le dossier de la demande du citoyen ;
- Assurer le contrôle qualité du « contenu » des documents (correction du texte et mise en page) et le soutien technique ainsi que le suivi pour la rédaction de la correspondance ;
- Accompagner les citoyens lorsque ceux-ci remplissent le formulaire de demande d’intervention ;
- Assurer une saine gestion de la comptabilité en collaboration avec son supérieur.

Préparer des documents relatifs aux comptes, tels que factures, chèques et autres relevés financiers ;
- Coder, totaliser et consigner dans un registre informatique les transactions, telles que comptes fournisseurs, commandes, chèques, factures, demande de chèques et relevés bancaires. ;
- Assurer la gestion de la petite caisse, supervisée par son supérieur ;
- Compiler les données et documents budgétaires à partir des estimations des recettes et dépenses, et des budgets précédents avec son supérieur ;
- Préparer les dossiers et assurer la correspondance avec la firme comptable ;
- Assurer l’approvisionnement en papeterie et fourniture de bureau et autres ;
- Suivre les politiques et procédures d’achat et contrôler le budget avec son supérieur ;
- Effectuer toutes autres tâches connexes en lien avec son poste, assumer toute autre responsabilité déléguée par son supérieur.

**PROFIL RECHERCHÉ**
- Expérience confirmée en secrétariat et en comptabilité ;
- Connaissance des systèmes et des procédures de gestion de bureau ;
- Connaissance pratique de l'équipement informatique et médias sociaux ;
- Excellentes compétences en gestion du temps et la capacité de prioriser le travail ;
- Attention aux détails et compétences en résolution de problèmes ;
- Excellentes compétences de communication écrite et verbale ;
- Fortes compétences organisationnelles avec la capacité de multitâches ;
- Connaissance informatique et des réseaux sociaux.

**EXIGENCES**
- Diplôme d’études dans un domaine pertinent ;
- Posséder trois (3) années d’expérience pertinente dans le domaine des tâches ;
- Toute combinaison de formation et d'expérience jugée pertinente et équivalente pourrait être considérée ;
- Expérience dans le domaine municipal serait considérés comme un atout ;
- Autonomie et capacité d’adaptation ;
- Habilités professionnelles et techniques ;
- Bonne présentation ;
- Maîtrise parfaite du français parlé et écrit ;
- Excellente connaissance de la suite Offic