Agent(E) de Bureau

AFFICHAGE

**UN (1) POSTE TEMPORAIRE-Remplacement congé de maternité**

**2023-002 (Cols blancs)**

**Début affichage**: 7 février 2023

**Titre**

Agent de bureau

**Groupe de traitement**

6

**Taux horaire**

Selon la convention collective

**Département**

Aménagement urbain et inspection des bâtiments / Sécurité publique

**Lieu de travail**

Hôtel de ville

**Statut**

Temporaire - Remplacement congé de maternité; jusqu’au 22 septembre 2023

**Horaire normal de travail**

Du lundi à jeudi, de 08:00 à 16:30; vendredi, de 8h00 à midi

(35 heures par semaine)

Nature et caractéristiques de la fonction

Sous l’autorité du chef de division - aménagement urbain et inspection des bâtiments, le travail consiste à effectuer, dans un ou plusieurs domaines tels que service au comptoir, dossiers et autres activités de support administratif et opérationnel, diverses tâches relatives au travail général de bureau.

**Exemples des tâches accomplies**

1. Tient des échéanciers, registres, index, fichiers, organigrammes administratifs, etc., dresse des tableaux, listes, etc.; assure le suivi des échéances de comptes, de rapports et autres documents relativement à des activités et exerce, par ces moyens, des contrôles d'ordre administratif et opérationnel.

2. Ouvre, monte et maintient à jour des dossiers, coordonne leur cheminement et s'assure que les dossiers devant être traités contiennent les pièces et renseignements requis.

3. Code et indexe, à l'aide de systèmes préétablis, des documents et autres données, établit, au besoin, des renvois permettant de retracer des informations.

4. Obtient de la documentation relative à des activités; exerce un contrôle sur la circulation de ladite documentation.

5. Effectue de la compilation et de la transcription des données sur divers sujets requérant de l'ajustement, de la mise à jour, du regroupement, de la sélection et du tri, le choix de la présentation, etc.

6. Complète, vérifie ou certifie divers formulaires, réquisitions, feuilles de temps, lots de fiches, rapports d'accidents, billets de contravention, avis et bordereaux.

7. Confectionne, à l'aide des données établies, des preuves de créances, des états d'ajustements, des avis, etc.

8. Émet certains permis, cartes d'ouvrage, reçus, etc. et donne effet à des certificats et autres documents de même nature après en avoir vérifié la conformité avec les exigences requises.

9. Communique par téléphone ou au comptoir avec le public, les services municipaux et certains organismes, relativement à des informations reliées à ses activités; assiste les contribuables et autres requérants dans leurs démarches; transmet des avis, enregistre des requêtes, renseigne sur les procédés administratifs, les règlements municipaux, les étapes à suivre, etc.

10. Effectue et/ou vérifie, à l'aide de données établies et précises, de coûts estimatifs et progressifs de travaux, de frais de main-d’œuvre et de matériel, de prix de revient, d'intérêt, etc., balance divers comptes et factures.

11. Rédige et vérifie de la correspondance et des rapports d'ordre courant pertinents à ses activités.

12. Effectue ou oriente la recherche de renseignements précis à diverses sources afin de fournir les informations nécessaires ou de compléter des dossiers.

13. Compulse de la documentation, la résume, en extrait des données et en dégage des conclusions quant à la distribution, à l'utilisation future, aux corrections et annotations à apporter.

14. Perçoit et encaisse, au besoin, certaines sommes d'argent lors de l'émission de permis ou de certificats, de la vente de différents documents, etc.; effectue les travaux relatifs à la tenue d'une petite caisse.

15. Effectue divers travaux relatifs à la tenue d'un inventaire du matériel et des fournitures de bureau; tient compte des besoins des utilisateurs, prépare les demandes d'approvisionnement et voit, lorsque requis, à leur distribution.

16. Effectue les activités de son ressort en opérant au besoin divers équipements de bureautique tels que micro-ordinateur, calculatrice, etc.

17. Utilise, au besoin, différents appareils de bureautique pour accomplir certaines tâches rattachées à l'emploi, tout en ayant recours à la programmation appropriée.

18. Effectue toute autre tâche connexe.

Latitude d’action

Le travail s'accomplit sous surveillance générale, suivant des instructions et des directives généralement complètes et selon des méthodes, techniques et procédés généralement bien établis ou connus du titulaire: le travail est contrôlé irrégulièrement et les problèmes inhabituels ou complexes sont soumis au supérieur.

**Qualifications mínimales requises**

Instruction:
~ Détenir un diplôme de fin d'études secondaires

Expérience:
~ Cumuler une (1) année d’expérience dans un travail permettant au titulaire de se familiariser avec le domaine de l’