Agent(E) D'administration

3 weeks ago

Montréal, Canada HEC Montreal Full time

**Milieu de travail**:
**HEC Montréal** est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

La **Direction de la Fondation HEC Montréal** et des relations avec les diplômés a pour mission de nourrir le sentiment d’appartenance et de promouvoir une culture d’engagement forte et durable permettant à la communauté HEC Montréal de contribuer à toutes les dimensions de la vie universitaire et à l’essor de la société.

**Rôle et responsabilités**:
L’**agent ou l’agente d’administration - secrétariat** met à profit ses habiletés relationnelles et capacité d’organisation et de planification, ses excellentes connaissances techniques de secrétariat pour toute tâche cléricale qui lui est confiée pour soutenir les activités de la direction de la Fondation HEC Montréal et des relations avec les diplômés.
- Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :_
- _**_Support administratif et clérical pour l’ensemble de la Direction (60 %)_**

Accueille les visiteurs, reçoit, filtre et achemine les appels entrants sur la ligne téléphonique de la Direction et traite la boite courriel générale, trie et achemine les courriels aux personnes responsables et répond aux questions relevant de sa compétence.

Effectue la révision de textes, fait la mise en page de présentations ou encore développe des gabarits de présentation pour l’ensemble de l’équipe de la Direction.

En collaboration avec la directrice des opérations et de l’administration, assure le traitement et le suivi des procédures administratives internes:

- Complète les formulaires de demandes d’autorisation d’engagement et de paiement pour le personnel contractuel, et effectue les démarches administratives relatives à l’arrivée et aux départs du personnel régulier;
- Effectue l’entrée des absences dans le système de HEC, fait la mise à jour d’informations dans le répertoire commun de la Direction;
- Procède aux inscriptions des employés pour des formations;
- Apporte un soutien administratif à l’adjointe administrative à la direction lorsque nécessaire notamment l’envoi de lettres de remerciements aux donateurs, la prise de rendez-vous dans les agendas de l’équipe de sollicitation ou encore le traitement de leurs relevés de dépenses.

Procède à l’élagage et à l’archivage des dossiers de la Direction en assure le classement selon les normes établies

Assure l’inventaire du matériel, des fournitures de bureau et articles promotionnels nécessaires au fonctionnement de l’unité. Complète les formulaires de demandes d’achat requis.

Participe à la mise à jour des coordonnées des diplômés dans la base de données et contribue à l’amélioration continue de cette base de données.

***_Soutien aux activités de mobilisation - diplômés (30%)_**

Voit à l’organisation et aux suivis appropriés des assemblées et réunions de l’Association des diplômés notamment en procédant aux convocations, réservations de salles et à l’envoi des documents en soutien de ces réunions.

À l’aide des logiciels appropriés, prépare, met en forme et assure la qualité, à partir des demandes de l’équipe de mobilisation, des projets de réponse, des courriels et rédige toute autre correspondance, texte ou rapports afférents. Traduit ou corrige les textes ainsi produits lorsque requis.

Apporte son aide, dans le cadre d’événements organisés par la Direction.
- _**_Soutien aux autres activités (10 %)_**

Participe à l’organisation logistique et matérielle de différents événements de la Direction.

Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

**Profil recherché**:
Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou dans une discipline jugée pertinente et un minimum de quatre années d’expérience de travail pertinente
- _Afin de s’assurer de répondre aux besoins organisationnels, en l’absence des exigences prérequis pour le rôle, HEC Montréal se réserve exceptionnellement le droit d’évaluer et de sélectionner _toute combinaison d'études et d'expérience jugée pertinente pour_ _le rôle._

Excellente connaissance de la langue française, parlée et écrite

Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite

Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant dont la suite Office

Forte habileté dans les relations interpersonnelles (approche client)

Minutie, précision

  • Agent(E) Administratif(Ve)

    2 months ago

    Montréal, Canada Umanico Administration Full time

    **Umanico - le talent à la bonne place !** Notre client, une filiale canadienne de soins de santé qui à cœur le bien-être de ses employés, cherche présentement à combler un poste d’**Agent(e) Administratif(ve**) pour sa succursale située dans la région de **St-Jérôme**. Tu as un bel esprit d'équipe, tu es dynamique, débrouillard(e) ? Ce...

  • Agent(E) Administratif(Ve)

    3 weeks ago

    Montréal, Canada Umanico Administration Full time

    **Umanico - le talent à la bonne place !** Notre client, une filiale canadienne de soins de santé qui à cœur le bien-être de ses employés, cherche présentement à combler un poste d’**Agent(e) Administratif(ve) - médical,** pour sa succursale située dans la région de **St-Jérôme**. Tu as un bel esprit d'équipe, tu es dynamique,...

  • Agent de brevets Patent Agent

    6 days ago

    Montréal, QC, Canada Smart Street Legal Recruitment Inc. Full time

    Agent(e) de brevets, incluant: rédige et poursuive des demandes de brevets et gére des portefeuilles de PI; la rédaction de demandes de brevets; la préparation d'opinions en validité et en contrefaçon; processus de vérification diligente dans le domaine de la propriété intellectuelle; etc. Titulaire d'un diplôme en génie électrique,...

  • Agent/e de location à Montréal

    1 month ago

    Montréal, QC, Québec, Canada Cogir Immobilier Full time

    Chaque jour, notre équipe de passionnés fait la différence auprès des résidents. La relation de « l’humain pour l’humain » est au cœur de notre approche et de la philosophie corporative. Par ailleurs, le succès que connaît COGIR Immobilier repose sur le bon travail d’équipe entre les différents services et sur toutes les personnes qui se...

  • Agent/e de location à Montréal

    4 weeks ago

    Montréal, Quebec, Québec, Canada COGIR Immobilier Full time

    Chaque jour, notre équipe de passionnés fait la différence auprès des résidents. La relation de « l’humain pour l’humain » est au cœur de notre approche et de la philosophie corporative. Par ailleurs, le succès que connaît COGIR Immobilier repose sur le bon travail d’équipe entre les différents services et sur toutes les personnes qui se...

  • Agent, agente de relation humaines

    4 weeks ago

    Montréal, Quebec, Québec, Canada CIUSSS du Centre Sud de l’Île de Montréal Full time

    Nous croyons en la valeur inestimable de chacun et chacune d'entre nous. Nous savons qu'ensemble, nous pouvons tous et toutes changer les choses.Le Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux (CIUSSS) du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal est l'un des plus grands établissements de santé au Québec. Avec plus de 200...

  • Agent, agente de relation humaines

    4 weeks ago

    Montréal, Quebec, Québec, Canada CIUSSS du Centre Sud de l’Île de Montréal Full time

    Nous croyons en la valeur inestimable de chacun et chacune d'entre nous. Nous savons qu'ensemble, nous pouvons tous et toutes changer les choses.Le Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux (CIUSSS) du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal est l'un des plus grands établissements de santé au Québec. Avec plus de 200...

  • Agent(e) d'approvisionnement

    4 weeks ago

    Montréal, QC, Canada CHU Sainte-Justine Full time

    Le Centre hospitalier universitaire Sainte-Justine est le plus grand centre hospitalier mère-enfant au Canada et l'un des quatre plus importants centres pédiatriques en Amérique. Associé à l'Université de Montréal, le CHU Sainte-Justine est de loin le plus grand centre de formation en pédiatrie au Québec et un chef de file au Canada. Chaque...

  • Agent de secrétariat

    4 weeks ago

    Montréal, Quebec, Québec, Canada Ministère de la Sécurité publique Full time

    Vous êtes en quête d'un nouveau défi professionnel ? Vous souhaitez mettre à profit vos compétences et désirez contribuer au bon fonctionnement des activités de bureau ? Entre autres, vous aurez le plaisir de : Corriger et mettre en page des lettres, notes, rapports et autres types de documents; Numériser et classer des rapports dans les...

  • Agent(E) Administratif(Ve)

    2 months ago

    Montréal, Canada Umanico Administration Full time

    **Umanico - le talent à la bonne place !** Notre client, une filiale canadienne de soins de santé qui à cœur le bien-être de ses employés, cherche présentement à combler un poste d’**Agent(e) Administratif(ve**) pour sa succursale située dans la région de **St-Jérôme**. Tu as un bel esprit d'équipe, tu es dynamique, débrouillard(e) ? Ce...

  • Agent, agente de relation humaines

    4 weeks ago

    Montréal, Quebec, Québec, Canada CIUSSS du Centre Sud de l’Île de Montréal Full time

    Nous croyons en la valeur inestimable de chacun et chacune d'entre nous. Nous savons qu'ensemble, nous pouvons tous et toutes changer les choses.Le Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux (CIUSSS) du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal est l'un des plus grands établissements de santé au Québec. Avec plus de 200...

  • Agent, agente de relation humaines

    2 months ago

    Montréal, QC, Québec, Canada CIUSSS du Centre Sud de l’Île de Montréal Full time

    Nous croyons en la valeur inestimable de chacun et chacune d'entre nous. Nous savons qu'ensemble, nous pouvons tous et toutes changer les choses.Le Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux (CIUSSS) du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal est l'un des plus grands établissements de santé au Québec. Avec plus de 200...

  • Agent(e) administratif(ve) bilingue

    4 weeks ago

    Montréal / Saint Laurent, Quebec, Montréal, Canada Totem recruteur de talent Full time

    Statut : Temporaire indéterminée, possibilité de permanence Lieu : Ville St-Laurent Horaire : 35H semaine Salaire : 20$ à 27$H, selon l'expérience Mode : Hybride, 3 jours au bureau Notre client est une société administrative en gestion de biens de consommation ayant un bureau d'affaire à Ville St-Laurent. Il recherche un(e) agent(e)...

  • Agent(e) administratif(ve) bilingue

    2 weeks ago

    Montréal / Saint Laurent, Québec, Montréal, Canada Totem recruteur de talent Full time

    Statut : Temporaire indéterminée, possibilité de permanence Lieu : Ville St-Laurent Horaire : 35H semaine Salaire : 20$ à 27$H, selon l'expérience Mode : Hybride, 3 jours au bureau Notre client est une société administrative en gestion de biens de consommation ayant un bureau d'affaire à Ville St-Laurent. Il recherche un(e) agent(e)...

  • Agent, agente d'intervention

    4 weeks ago

    Montréal, Quebec, Québec, Canada CIUSSS du Centre Sud de l’Île de Montréal Part time

    Nous croyons en la valeur inestimable de chacun et chacune d'entre nous. Nous savons qu'ensemble, nous pouvons tous et toutes changer les choses.Le Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux (CIUSSS) du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal est l'un des plus grands établissements de santé au Québec. Avec plus de 200...

  • Agent, agente d'intervention

    1 month ago

    Montréal, QC, Québec, Canada CIUSSS du Centre Sud de l’Île de Montréal Part time

    Nous croyons en la valeur inestimable de chacun et chacune d'entre nous. Nous savons qu'ensemble, nous pouvons tous et toutes changer les choses.Le Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux (CIUSSS) du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal est l'un des plus grands établissements de santé au Québec. Avec plus de 200...

  • Agent, agente de relation humaines

    3 weeks ago

    Montréal, Quebec, Québec, Canada CIUSSS du Centre Sud de l’Île de Montréal Full time

    Nous croyons en la valeur inestimable de chacun et chacune d'entre nous. Nous savons qu'ensemble, nous pouvons tous et toutes changer les choses.Le Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux (CIUSSS) du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal est l'un des plus grands établissements de santé au Québec. Avec plus de 200...

  • Agent, agente d'intervention

    1 month ago

    Montréal, Canada CIUSSS du Centre Sud de l’Île de Montréal Full time

    Nous croyons en la valeur inestimable de chacun et chacune d'entre nous. Nous savons qu'ensemble, nous pouvons tous et toutes changer les choses.Le Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux (CIUSSS) du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal est l'un des plus grands établissements de santé au Québec. Avec plus de 200 installations et...

  • Agent, agente d'intervention

    4 weeks ago

    Montréal, Canada CIUSSS du Centre Sud de l’Île de Montréal Full time

    Nous croyons en la valeur inestimable de chacun et chacune d'entre nous. Nous savons qu'ensemble, nous pouvons tous et toutes changer les choses. Le Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux (CIUSSS) du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal est l'un des plus grands établissements de santé au Québec. Avec plus de 200 installations et...

  • Agent, agente d'intervention

    4 weeks ago

    Montréal, Canada CIUSSS du Centre Sud de l’Île de Montréal Full time

    Nous croyons en la valeur inestimable de chacun et chacune d'entre nous. Nous savons qu'ensemble, nous pouvons tous et toutes changer les choses. Le Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux (CIUSSS) du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal est l'un des plus grands établissements de santé au Québec. Avec plus de 200 installations et...